Optimieren Sie Ihr Backoffice
mit Business Process Outsourcing.
Ein effizientes Backoffice ist die Grundlage für reibungslose Geschäftsabläufe. Doch administrative Aufgaben wie Datenerfassung, Dokumentendigitalisierung und Sachbearbeitung binden wertvolle Ressourcen. Business Process Outsourcing (BPO) hilft Unternehmen, diese Prozesse effizienter zu gestalten, ohne Kompromisse bei Qualität und Genauigkeit einzugehen.
OFFIZ übernimmt zeitaufwendige Backoffice-Tätigkeiten und entlastet Ihr Team. Mit strukturierten Prozessen und maßgeschneiderten Lösungen sorgen wir für eine professionelle, zuverlässige und skalierbare Abwicklung Ihrer administrativen Aufgaben.
Vorteile von BPO für Ihr Backoffice
Befreien Sie Ihr Team von zeitaufwändigen Backoffice-Aufgaben und optimieren Sie gleichzeitig die Effizienz Ihrer internen Prozesse. So schaffen Sie Raum für Innovationen und langfristiges Wachstum.
Entlastung
Überlassen Sie uns die Datenerfassung, Sachbearbeitung und andere administrative Aufgaben. Ihre internen Teams können sich auf strategische Projekte konzentrieren, während wir uns um die operativen Details kümmern.
Kostenoptimierung
Indem Sie wiederkehrende Aufgaben auslagern, senken Sie nachhaltig Ihre Betriebskosten. Profitieren Sie von maßgeschneiderten Lösungen, die sowohl flexibel als auch kosteneffizient sind.
Flexibilität
Passen Sie Ihre Backoffice-Prozesse jederzeit den Bedürfnissen Ihres Unternehmens an. Ob saisonale Spitzen oder sich ändernde Anforderungen – wir bieten Lösungen, die mit Ihrem Unternehmen wachsen und sich flexibel skalieren lassen.
Unsere Leistungen im Überblick
OFFIZ übernimmt für Ihr Unternehmen wichtige Geschäftsprozesse in den Bereichen Digitalisierung, Datenerfassung, Telefonservice und Sachbearbeitung. So profitieren Sie von effizienteren Abläufen, Zeitersparnis und höherer Datenqualität.
Digitalisierung
Professionelle Scan- und Digitalisierungsservices für Dokumente, Personalakten und Geschäftsunterlagen.
Datenerfassung
Manuelle, automatisierte und digitale Erfassung von Daten zur Optimierung Ihrer Prozesse.
Telefonservice
Annahme und Weiterleitung von Anrufen, Terminmanagement und Kundensupport durch geschultes Personal.
Sachbearbeitung
Unterstützung bei administrativen Aufgaben, Dokumentenmanagement, Buchhaltungsvorbereitung und mehr.
Digitalisierung – Papierlos und effizient
Die Digitalisierung von Dokumenten ist ein entscheidender Schritt für eine effiziente Verwaltung und schnelle Verfügbarkeit von Informationen. OFFIZ übernimmt die professionelle Digitalisierung physischer Unterlagen und sorgt dafür, dass diese in einem sicheren, durchsuchbaren Format gespeichert werden. Vom Transport über das Scannen bis hin zur strukturierten Ablage erfolgt der gesamte Prozess unter höchsten Sicherheits- und Qualitätsstandards.
Second-Level-Support – Detaillierte Bearbeitung komplexer Anfragen
Manchmal sind Anfragen komplexer und benötigen spezifisches Fachwissen oder eine detaillierte Bearbeitung. Unser Second-Level-Support ist darauf ausgelegt, genau diese Fälle zu übernehmen. Wir bearbeiten eingehende Anfragen fallabschließend – direkt in Ihren Systemen. Die nahtlose Integration in Ihre bestehenden Prozesse sorgt für eine effiziente und reibungslose Kundenbetreuung, ohne zusätzlichen Aufwand für Ihr internes Team.
Datenerfassung – Präzise und zuverlässig
Eine strukturierte und fehlerfreie Datenerfassung ist essenziell für effiziente Geschäftsprozesse. OFFIZ übernimmt die Erfassung, Aufbereitung und Verarbeitung von Daten – manuell durch geschulte Fachkräfte und automatisiert mit modernsten Technologien wie OCR. Durch standardisierte Workflows werden Fehlerquellen minimiert und eine hohe Datenqualität sichergestellt. Sensible Informationen werden stets datenschutzkonform behandelt.
Telefonservice – Erreichbarkeit rund um die Uhr
Mit dem Telefonservice von OFFIZ bleiben Unternehmen jederzeit erreichbar – ob für eingehende Anrufe, Terminvereinbarungen oder allgemeinen Kundensupport. Geschulte Mitarbeiter nehmen Anrufe professionell entgegen, beantworten häufige Fragen direkt oder leiten Anfragen gezielt weiter. Der Service kann individuell angepasst werden und ermöglicht eine effiziente Anrufbearbeitung, ohne dass interne Ressourcen gebunden werden. Auf Wunsch steht der Telefonservice auch außerhalb der regulären Geschäftszeiten zur Verfügung.
Second-Level-Support – Detaillierte Bearbeitung komplexer Anfragen
Manchmal sind Anfragen komplexer und benötigen spezifisches Fachwissen oder eine detaillierte Bearbeitung. Unser Second-Level-Support ist darauf ausgelegt, genau diese Fälle zu übernehmen. Wir bearbeiten eingehende Anfragen fallabschließend – direkt in Ihren Systemen. Die nahtlose Integration in Ihre bestehenden Prozesse sorgt für eine effiziente und reibungslose Kundenbetreuung, ohne zusätzlichen Aufwand für Ihr internes Team.
Sachbearbeitung – Administrative Entlastung
OFFIZ übernimmt verschiedene Bereiche der Sachbearbeitung – von der Bearbeitung von Dokumenten über die vorbereitende Buchhaltung bis hin zur Verwaltung von Kunden- und Geschäftsdaten. Durch strukturierte Prozesse und eine professionelle Organisation werden Arbeitsabläufe optimiert und interne Teams entlastet. Dadurch bleibt mehr Zeit für strategische Aufgaben, während OFFIZ sich um eine reibungslose Abwicklung der administrativen Tätigkeiten kümmert.
So läuft die Zusammenarbeit mit OFFIZ ab
Mit OFFIZ haben Sie einen zuverlässigen Partner, der Ihre administrativen Geschäftsprozesse effizient übernimmt. Unser Outsourcing-Prozess ist klar strukturiert und sorgt für eine nahtlose Integration in Ihre bestehenden Abläufe.
01
Analyse Ihrer Anforderungen
Zu Beginn besprechen wir gemeinsam, welche Aufgaben Sie auslagern möchten. Wir analysieren Ihre aktuellen Prozesse und identifizieren, wo Outsourcing den größten Mehrwert bietet – sei es bei der Sachbearbeitung, Datenerfassung oder anderen administrativen Tätigkeiten. Auf Basis Ihrer Anforderungen entwickeln wir eine maßgeschneiderte Lösung, die exakt auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist.
02
Reibungslose Integration in Ihre Prozesse
Nachdem die Details geklärt sind, starten wir mit der Umsetzung. Unsere Services werden nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integriert, sodass der Übergang für Ihr Team und Ihre Kunden möglichst unkompliziert verläuft. Unser geschultes Team arbeitet exakt nach Ihren Vorgaben, um eine hohe Servicequalität sicherzustellen.
03
Kontinuierliche Optimierung und Qualitätssicherung
Auch nach der Implementierung bleiben wir an Ihrer Seite. Durch regelmäßige Abstimmungen und Feedbackschleifen stellen wir sicher, dass unsere Leistungen Ihren Erwartungen entsprechen. So können Prozesse flexibel angepasst und kontinuierlich optimiert werden – für maximale Effizienz und beste Ergebnisse.
Antworten auf Ihre Fragen zum Business Process Outsourcing für administrative Geschäftsprozesse
Ist Business Process Outsourcing die richtige Lösung für unser Unternehmen?
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In Ihrem Unternehmen fallen regelmäßig wiederkehrende administrative Aufgaben an, die viel Zeit in Anspruch nehmen und interne Ressourcen binden.
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Sie möchten sich stärker auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, ohne dass wichtige organisatorische Prozesse darunter leiden.
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Sie suchen eine kosteneffiziente Möglichkeit, Verwaltungsaufgaben auszulagern, ohne zusätzliches Personal einstellen zu müssen.
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Sie benötigen eine flexible Lösung, um Ihre Abläufe zu skalieren und sich schnell an veränderte Anforderungen anzupassen.
Wenn diese Punkte auf Ihr Unternehmen zutreffen, kann BPO die ideale Lösung sein, um Ihre Abläufe effizienter zu gestalten und langfristig Kosten zu sparen.
Welche Kosten entstehen durch die Zusammenarbeit mit OFFIZ?
Die Kosten hängen von den Prozessen ab, die Sie auslagern möchten, sowie dem Umfang der benötigten Leistungen. Unser transparentes Preismodell sorgt dafür, dass Sie nur für tatsächlich erbrachte Leistungen bezahlen – ohne versteckte Gebühren. Gerne erstellen wir Ihnen ein maßgeschneidertes Angebot, das genau auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist.
Wie stellt OFFIZ sicher, dass Datenschutz und rechtliche Vorgaben eingehalten werden?
Der Schutz Ihrer Daten und die Einhaltung rechtlicher Vorgaben sind für uns selbstverständlich. Alle Prozesse erfolgen in Übereinstimmung mit den aktuellen Datenschutzbestimmungen, insbesondere der DSGVO. Wir prüfen gründlich, ob die ausgelagerten Aufgaben alle rechtlichen Anforderungen erfüllen, und setzen strikte Sicherheitsrichtlinien um. Regelmäßige Audits und Schulungen stellen sicher, dass Ihre Daten jederzeit sicher und vertraulich behandelt werden.
Bietet OFFIZ auch Business Process Outsourcing für den Kundenservice an?
Ja, OFFIZ stellt Ihnen maßgeschneiderte Lösungen für das Outsourcing Ihres Kundenservices zur Verfügung. Wir optimieren Ihre Prozesse und ermöglichen es Ihnen so, sich auf Ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren. Weitere Informationen zu unserem BPO-Angebot im Bereich Kundenservice finden Sie hier: BPO für den Kundenservice.
Optimieren Sie Ihre Prozesse – effizient und maßgeschneidert
Mit OFFIZ wird Ihr Kundenservice zum Erfolgsfaktor, ohne zusätzlichen Aufwand für Ihr Team. Wir übernehmen alle wiederkehrenden Prozesse, entlasten Sie spürbar und sorgen für zufriedene Kunden. So gewinnen Sie wertvolle Zeit für Ihr Kerngeschäft.