Diese Hürden müssen Gemeinden und
der öffentliche Dienst überwinden
Steigende Anforderungen bei begrenzten Ressourcen
Städte, Gemeinden und öffentliche Verwaltungen stehen zunehmend unter Druck, immer komplexere Aufgaben zu meistern – sei es durch neue Gesetze, die Anforderungen der Digitalisierung oder eine wachsende Zahl an Bürgeranfragen. Gleichzeitig sind die finanziellen und personellen Ressourcen oft begrenzt, was zu Verzögerungen und Engpässen führen kann.
Digitalisierung und technologische Transformation
Die Umsetzung digitaler Prozesse ist für viele Verwaltungen eine große Herausforderung.
Veraltete IT-Systeme und mangelndes Fachwissen erschweren es, moderne Lösungen einzuführen, die für effizientere und bürgerfreundlichere Dienstleistungen nötig wären.
Hoher Verwaltungsaufwand und Bürokratie
Die Bearbeitung von Anträgen, Verwaltungsakten und anderen Routineaufgaben erfordert einen erheblichen Zeit- und Personalaufwand. Diese Tätigkeiten halten Mitarbeiter davon ab, sich auf wichtige strategische Themen oder den direkten Austausch mit Bürgerinnen und Bürgern zu konzentrieren.
Vorteile von BPO für Gemeinden und öffentliche Verwaltung
Unsere flexiblen Leistungen
Unser Team übernimmt die Beantwortung allgemeiner Fragen, beispielsweise zu Öffnungszeiten, Leistungen oder Beratungsangeboten. Alles erfolgt nach Ihren Vorgaben und mit höchster Professionalität, um Ihre Kunden bestmöglich zu betreuen.
Buchhaltung und Finanzmanagement
Entlasten Sie Ihre Teams, indem Sie Finanzprozesse wie Buchhaltung, Zahlungsabwicklung oder Budgetverwaltung auslagern.
Bürgeranfragen und
Service-Center
Unser Kundenservice bearbeitet Anfragen effizient und freundlich.
Dokumentenmanagement und Digitalisierung
Wir übernehmen die Digitalisierung und Verwaltung Ihrer Dokumente – von Aktenarchivierung bis hin zur Einführung moderner Workflowsysteme.
Individuelle Lösungen für Ihre Verwaltung
Kein Verwaltungsbereich ist wie der andere – deshalb sind unsere Dienstleistungen so flexibel wie Ihre Anforderungen. Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir ein Outsourcing-Konzept, das perfekt zu Ihren Prozessen und Zielen passt.
Unsere bewährte Methode für Ihren Erfolg
Mit unserer klaren und strukturierten Vorgehensweise bringen wir Ihre Prozesse effizient voran. Von der ersten Analyse über die Implementierung bis zur Optimierung begleiten wir Sie Schritt für Schritt.
Mehr zu unserer Vorgehensweise erfahren Sie hier.
Häufig gestellte Fragen
Welche Aufgaben der öffentlichen Verwaltung können an externe Anbieter ausgelagert werden?
Im deutschen Verwaltungsrecht gibt es klare Vorgaben darüber, welche Aufgaben Gemeinden und öffentliche Verwaltungen an externe Anbieter auslagern dürfen. Eine Unterscheidung wird zwischen freiwilligen und pflichtigen Selbstverwaltungsaufgaben sowie Pflichtaufgaben nach Weisung getroffen. Pflichtaufgaben nach Weisung, die der Fachaufsicht einer übergeordneten Behörde unterliegen, müssen stets von der zuständigen Gemeinde selbst ausgeführt werden und dürfen nicht ausgelagert werden.
Anders ist dies bei den freiwilligen und den pflichtigen Selbstverwaltungsaufgaben. Diese Aufgaben umfassen in der Regel Tätigkeiten, die kulturelle, soziale oder wirtschaftliche Erfordernisse der Bevölkerung betreffen. Gemeinden können hierbei frei entscheiden, ob sie diese Aufgaben selbst übernehmen oder an externe Anbieter auslagern. Dabei muss jedoch geprüft werden, ob ein privates Unternehmen die Aufgaben wirtschaftlicher und effektiver erfüllen kann, um den Subsidiaritätsgedanken zu berücksichtigen.
Welche Kosten entstehen durch die Zusammenarbeit mit OFFIZ?
Die Kosten richten sich nach den Geschäftsbereichen, die Sie auslagern möchten und den spezifischen Leistungen, die Sie in Anspruch nehmen. Unser transparentes Preismodell stellt sicher, dass Sie nur für tatsächlich erbrachte Leistungen zahlen. Gerne erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot.
Wie stellt OFFIZ sicher, dass Datenschutz und rechtliche Vorgaben eingehalten werden?
Datenschutz und die Einhaltung rechtlicher Vorgaben haben bei OFFIZ höchste Priorität. Alle Prozesse werden strikt nach den geltenden Datenschutzgesetzen, einschließlich der DSGVO, umgesetzt. Darüber hinaus prüfen wir sorgfältig, ob die auszulagernden Aufgaben im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben zulässig sind. Unser Team arbeitet mit klar definierten Sicherheitsstandards und regelmäßigen Audits, um sicherzustellen, dass sensible Daten geschützt bleiben und die rechtlichen Anforderungen Ihrer Verwaltung jederzeit erfüllt werden.
Wie läuft die Zusammenarbeit mit OFFIZ ab?
Zunächst besprechen wir gemeinsam, welche Aufgaben Sie gerne an uns auslagern möchten und welche Anforderungen dabei wichtig sind. Anschließend setzen wir die vereinbarten Lösungen reibungslos für Sie um. Während der gesamten Zusammenarbeit halten wir Sie stets auf dem Laufenden und sorgen für eine transparente Kommunikation.
Gemeinsam gestalten wir Ihre Verwaltung effizient und zukunftssicher.
Unsere BPO-Dienstleistungen unterstützen Gemeinden und öffentliche Verwaltungen dabei, Arbeitsprozesse zu optimieren und Personal zu entlasten. So bleibt mehr Zeit und Kapazität für die zentralen Aufgaben, während wir uns um Ihre Routineaufgaben kümmern.