Effiziente Kanzleiorganisation – mehr Zeit für notarielle Tätigkeiten
Notare übernehmen eine zentrale Rolle in der Rechtsordnung: Sie beurkunden Verträge, beglaubigen Dokumente und gewährleisten die Rechtssicherheit wichtiger Vereinbarungen. Doch neben diesen anspruchsvollen Aufgaben fallen zahlreiche administrative Tätigkeiten an. Mandantenanfragen müssen bearbeitet, Beurkundungstermine koordiniert und umfangreiche Akten und Urkunden verwaltet werden.
Unser Büroservice für Notare sorgt dafür, dass Ihre Kanzlei effizient organisiert bleibt, während Sie sich auf Ihre notarielle Facharbeit konzentrieren können. Wir übernehmen die Anruf- und Mandantenbetreuung, koordinieren Termine, erfassen wichtige Informationen und unterstützen Sie bei allen administrativen Tätigkeiten. So bleibt Ihnen mehr Zeit für das Wesentliche – die Arbeit für Ihre Mandanten.
So profitieren Sie von unserem Büroservice
für Notare
Administrative Aufgaben sollten Sie nicht von Ihren notariellen Tätigkeiten abhalten. Mit unserem spezialisierten Büroservice bleibt Ihre Kanzlei effizient organisiert, sodass Sie sich voll und ganz auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren können.
Unsere Büroservice-Leistungen für Notare
Administrative Unterstützung
Wir übernehmen sämtliche administrativen Aufgaben in Ihrer Notarkanzlei und sorgen dafür, dass Ihr Büroalltag reibungslos funktioniert. Von der Mandantenkommunikation bis zur Organisation von Dokumenten und Prozessen – wir schaffen Klarheit und Struktur, damit Sie sich auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren können.
Termin- und Kalenderverwaltung
Beurkundungstermine, Mandantengespräche oder interne Besprechungen – wir übernehmen die komplette Terminplanung und stellen sicher, dass Ihr Kalender immer auf dem neuesten Stand ist. So behalten Sie den Überblick, sparen wertvolle Zeit und können sich voll auf Ihre notarielle Arbeit konzentrieren, ohne einen wichtigen Termin zu verpassen.
Dokumentenmanagement
Verabschieden Sie sich von überquellenden Aktenordnern und Papierstapeln! Wir digitalisieren und strukturieren Ihre Dokumente, sodass Sie jederzeit und ohne Aufwand auf alle wichtigen Unterlagen zugreifen können. Sicher, effizient und stets organisiert – so bleibt Ihr Büro auf dem neuesten Stand.
Vorbereitende Buchhaltung
Wir kümmern uns um die vorbereitende Buchhaltung, sodass Ihre Finanzunterlagen stets ordentlich und transparent sind. Mit unserer Unterstützung haben Sie alle wichtigen Zahlen im Blick und können diese problemlos an Ihren Steuerberater weitergeben.
E-Mail- und Korrespondenzmanagement
Ihre Korrespondenz ist in besten Händen. Wir übernehmen die Verwaltung Ihrer geschäftlichen E-Mails und beantworten Standardanfragen zuverlässig in Ihrem Namen. So stellen wir sicher, dass Sie jederzeit erreichbar sind und sich nicht mit jedem einzelnen Schriftverkehr beschäftigen müssen.
Mandantenbetreuung
Ihre Mandanten sollen sich jederzeit gut betreut fühlen. Wir unterstützen Sie dabei, Ihre Mandanten vom ersten Kontakt bis zum Abschluss des Prozesses professionell und zuverlässig zu betreuen. Wir halten Sie immer auf dem Laufenden und gewährleisten eine schnelle und klare Kommunikation.
Vorbereitung von Präsentationen und Berichten
Ob für Mandanten oder für interne Zwecke – wir erstellen professionelle Präsentationen und Berichte, die exakt auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind.
Telefonservice & Anrufbearbeitung
Während Sie in Besprechungen oder Terminen sind, übernehmen wir die Anrufbearbeitung. Wir leiten wichtige Anfragen sofort weiter und stellen sicher, dass kein Anruf unbeantwortet bleibt.
Unsere bewährte Methode für Ihren Erfolg
Mit unserer klaren und strukturierten Vorgehensweise bringen wir Ihre Prozesse effizient voran. Von der ersten Analyse über die Implementierung bis zur Optimierung begleiten wir Sie Schritt für Schritt.
Mehr zu unserem Sekretariatsservice finden Sie hier.
Antworten auf Ihre Fragen zum Büroservice für Notare
Wie unterstützt der Büroservice meine Kanzlei?
Unser Büroservice entlastet Ihre Notarkanzlei in allen administrativen Bereichen. Wir übernehmen Aufgaben wie Terminmanagement, Mandantenkommunikation, Dokumentenverwaltung und die vorbereitende Buchhaltung. So bleibt Ihnen mehr Zeit für Ihre notarielle Facharbeit, während wir für reibungslose Abläufe in Ihrer Kanzlei sorgen.
Welche Kosten entstehen durch den Büroservice?
Die Kosten für unseren Büroservice hängen von den gewünschten Leistungen und dem Umfang der Unterstützung ab. Sie erhalten ein individuelles Angebot, das genau auf die Anforderungen Ihres Notariats zugeschnitten ist. So zahlen Sie nur für die Leistungen, die Sie wirklich benötigen. Gerne beraten wir Sie persönlich zu den möglichen Optionen.
Was ist der Unterschied zwischen einem Telefonservice und einem Büroservice für Notare?
Ein Telefonservice übernimmt ausschließlich die Anrufbearbeitung – dazu gehören das Entgegennehmen und Weiterleiten von Anrufen sowie die Annahme von Nachrichten.
Ein Büroservice bietet hingegen eine umfassendere Unterstützung. Neben der Telefonannahme umfasst er auch administrative Tätigkeiten wie Termin- und Dokumentenmanagement, vorbereitende Buchhaltung, Mandantenbetreuung und andere administrative Aufgaben.
Beide Services sind bei OFFIZ Teil unseres Sekretariatsservices und können flexibel kombiniert werden – genau abgestimmt auf die Anforderungen Ihrer Kanzlei. Wenn Sie sich ausschließlich für die Anrufbearbeitung interessieren, finden Sie hier weitere Informationen zu unserem Telefonservice für Notare.
Was zeichnet den Büroservice von OFFIZ aus?
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Erfahrung & Kompetenz – Unser Team bringt jahrelange Erfahrung in Büroorganisation und Kundenbetreuung mit.
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Flexibilität & Skalierbarkeit – Unser Service passt sich Ihrer Kanzlei an und wächst mit Ihren Anforderungen.
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Diskretion & Sicherheit – Ihre Daten und Dokumente werden vertraulich und professionell verwaltet.
Wird mein Mandant merken, dass ein externer Dienstleister am Telefon ist?
Nein, unser Telefonservice tritt professionell und in Ihrem Namen auf. Unsere geschulten Mitarbeiter beantworten Anrufe gemäß Ihren Vorgaben, verwenden eine von Ihnen bestimmte Begrüßung und agieren so, als wären sie Teil Ihres internen Teams. Bei Bedarf leiten wir wichtige Anfragen direkt an Sie oder Ihr Team weiter.
Wie gewährleistet OFFIZ die Vertraulichkeit und den Datenschutz?
Datenschutz hat für uns höchste Priorität. Unser Sekretariatsservice arbeitet nach strengen Sicherheitsrichtlinien, um sensible Informationen zuverlässig zu schützen. Alle Mitarbeiter sind geschult, mit vertraulichen Dokumenten und Mandanteninformationen professionell umzugehen. Zudem nutzen wir sichere Kommunikationswege und halten uns an geltende Datenschutzbestimmungen.
Ist ein Büroservice die richtige Wahl für Ihre Notarkanzlei?
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Täglich fallen zahlreiche organisatorische Aufgaben an, die wertvolle Zeit beanspruchen.
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Sie möchten sich uneingeschränkt auf notarielle Tätigkeiten konzentrieren.
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Sie brauchen Unterstützung im Kanzleialltag, möchten jedoch kein festes Personal einstellen.
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Sie möchten Ihre internen Abläufe strukturierter und effizienter gestalten.
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Sollte Ihre Notarkanzlei mit diesen Aufgaben kämpfen, kann Ihnen unser Büroservice helfen, den Arbeitsalltag deutlich zu vereinfachen und zu optimieren.
Effiziente Unterstützung für Ihr Notariat
Unser Büroservice übernimmt zeitraubende Verwaltungsaufgaben, damit Sie sich ganz auf Ihre notariellen Tätigkeiten und die Betreuung Ihrer Mandanten konzentrieren können.