Was ist BPO? So profitieren Unternehmen von Business Process Outsourcing
- OFFIZ Content Team
- 10. Apr.
- 13 Min. Lesezeit
Was ist Business Process Outsourcing (BPO) – und lohnt sich das auch für Ihr Unternehmen? Von Kundensupport bis Datenpflege: BPO ermöglicht es Unternehmen, gesamte Prozesse an externe Dienstleister auszulagern. Doch was genau steckt hinter dem Begriff? Welche Prozesse eignen sich besonders gut für BPO? Und wie erkennt man, ob Business Process Outsourcing zur eigenen Strategie passt? Dieser umfassende Ratgeber erklärt zunächst die Grundlagen von BPO, beleuchtet Chancen und Herausforderungen – und zeigt mit praxisnahen Beispielen, wann sich diese Art von Outsourcing wirklich lohnt.
Inhaltsverzeichnis:
Was ist Business Process Outsourcing?
Unter Business Process Outsourcing (BPO) versteht man die Auslagerung bestimmter Geschäftsprozesse an externe Dienstleister. Diese Prozesse gehören in der Regel nicht zum eigentlichen Kerngeschäft des Unternehmens, sind jedoch für den reibungslosen Ablauf der Organisation unverzichtbar. Das kann zum Beispiel die Auslagerung des Kundenservice an einen externen Telefonservice oder die Übernahme der Lohn- und Gehaltsabrechnung durch einen spezialisierten Anbieter sein.
Das Ziel von BPO ist es, interne Ressourcen zu entlasten, Prozesse effizienter zu gestalten und operative Kosten zu senken. Gleichzeitig profitieren Unternehmen vom Know-how spezialisierter Dienstleister und können sich besser auf strategische Aufgaben konzentrieren.
BPO hat sich in den letzten Jahren als fester Bestandteil moderner Unternehmensstrategien etabliert – nicht nur zur Kostensenkung, sondern auch als Wachstums- und Innovationsmotor. Vor allem in Zeiten der Digitalisierung bietet Business Process Outsourcing die Möglichkeit, mit technologischen Entwicklungen Schritt zu halten, ohne hohe Investitionen in eigene Infrastruktur tätigen zu müssen.
Wie funktioniert Business Process Outsourcing?
Der Weg zum erfolgreichen Business Process Outsourcing folgt in der Regel einem strukturierten Ablauf. Die folgenden Schritte geben einen Überblick darüber, wie Unternehmen bei der Auslagerung von Geschäftsprozessen typischerweise vorgehen:
Entscheidung für BPO als strategische Maßnahme Am Anfang steht die grundsätzliche Entscheidung, Geschäftsprozesse auszulagern. Sie basiert oft auf dem Wunsch nach höherer Effizienz, geringeren Kosten oder mehr Fokus auf das Kerngeschäft. Häufig geht dieser Entscheidung eine interne Analyse der Herausforderungen und Ziele voraus.
Identifizierung der auszulagernden Geschäftsbereiche Nicht jeder Unternehmensbereich eignet sich für das Outsourcing. Daher werden zunächst Prozesse identifiziert, die zwar wichtig, aber nicht geschäftskritisch sind – beispielsweise administrative Aufgaben, die standardisierbar und wiederkehrend sind.
Auswahl eines geeigneten BPO-Anbieters Die Auswahl des richtigen Partners ist entscheidend für den Erfolg. Dabei spielen Faktoren wie Erfahrung, Spezialisierung, Skalierbarkeit, technologische Ausstattung und Referenzen eine wichtige Rolle. Ein gutes Matching zwischen Anbieter und Unternehmen ist essenziell.
Definition des Leistungsumfangs und Vertragsgestaltung Sobald ein Anbieter gefunden ist, werden der konkrete Leistungsumfang, die Schnittstellen, Service-Level-Agreements und Kommunikationswege vertraglich festgelegt. Auch Datenschutz, Qualitätssicherung und Verantwortlichkeiten müssen klar geregelt sein.
Übergabe und Integration der Prozesse Die ausgewählten Aufgaben werden an den BPO-Anbieter übergeben. In dieser Phase erfolgt die technische und organisatorische Integration, oft begleitet von Schulungen, Übergangsphasen und enger Abstimmung zwischen beiden Parteien.
Laufende Zusammenarbeit und Qualitätskontrolle Nach der Übergabe beginnt die operative Phase. Die Leistung des Dienstleisters wird kontinuierlich überwacht und bei Bedarf angepasst. Regelmäßige Feedbackrunden und Reviews sichern eine hohe Qualität über die gesamte Laufzeit.
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Arten von Business Process Outsourcing (BPO)
Business Process Outsourcing lässt sich in zwei grundlegende Arten unterscheiden: nach dem Standort des Dienstleisters und nach der Art der ausgelagerten Dienstleistung.
BPO basierend auf dem Standort
Onshore-Outsourcing Beim Onshore-Outsourcing – auch Inlands-Outsourcing genannt – befinden sich Unternehmen und Dienstleister im selben Land.
Nearshore-Outsourcing Hier wird ein BPO-Anbieter in einem Nachbarland beauftragt. Ein Beispiel wäre die Beauftragung eines Dienstleisters in Polen durch ein deutsches Unternehmen.
Offshore-Outsourcing Beim Offshore-Outsourcing befindet sich der Dienstleister in einem weit entfernten Land, oftmals mit deutlich niedrigeren Lohnkosten. Typische Zielländer sind etwa die Philippinen oder Indien.
Multisourcing Multisourcing beschreibt die Kombination verschiedener Outsourcing-Formen, etwa Offshore und Onshore. Unternehmen arbeiten mit mehreren BPO-Partnern in unterschiedlichen Regionen zusammen, um Risiken zu streuen und gezielt von verschiedenen Vorteilen zu profitieren.
On-Site-Outsourcing Bei dieser besonderen Form entsendet der Dienstleister Personal direkt ins Unternehmen. Die externen Fachkräfte arbeiten vor Ort und übernehmen definierte Aufgaben, ohne dauerhaft in das eigene Team integriert zu werden.
BPO basierend auf der Art der Dienstleistung
Backoffice BPO Hierbei handelt es sich um die Auslagerung administrativer und interner Prozesse wie Buchhaltung, Personalverwaltung, IT-Support oder Datenverarbeitung. Diese Aufgaben sind meist standardisiert und wiederkehrend.
Frontoffice BPO Diese Variante betrifft den direkten Kundenkontakt. Dazu zählen z. B. Kundensupport, Vertrieb oder Callcenter-Dienstleistungen. Ziel ist es, Servicequalität und Erreichbarkeit zu optimieren – häufig rund um die Uhr.
Knowledge Process Outsourcing (KPO) Beim KPO werden zentrale, informationsbezogene Geschäftsaktivitäten ausgelagert, die spezielles Fachwissen erfordern. Beispiele für KPO-Dienstleistungen sind Forschung und Entwicklung, Finanzforschung oder technische Dokumentation.
Legal Process Outsourcing (LPO) Eine spezielle Form des KPO ist das LPO. Hierbei werden juristische Aufgaben ausgelagert – etwa der Entwurf von Rechtsverträgen, Patentanmeldungen oder das Verfassen von Schriftsätzen. Diese Dienste sind vor allem für Kanzleien oder Rechtsabteilungen interessant.
Research Process Outsourcing (RPO) Beim RPO geht es um die Auslagerung von Forschungs- und Analyseaufgaben. Biotechnologie-Unternehmen, Finanzdienstleister oder Consultingfirmen nutzen diese Form von BPO, um fundierte Datenanalysen oder Studien effizient umzusetzen.
Welche Vorteile bietet Business Process Outsourcing?
Business Process Outsourcing bringt Unternehmen zahlreiche strategische und operative Vorteile. Richtig eingesetzt, wird BPO zu einem Hebel für Effizienz, Flexibilität und Wachstum. Die folgenden Vorteile zeigen, warum sich BPO für viele Unternehmen lohnt:
Die wichtigsten Vorteile im Überblick:
Verbesserte Effizienz und Standardisierung BPO-Anbieter sind auf bestimmte Prozesse spezialisiert und verfügen über erprobte Workflows, moderne Tools und geschultes Fachpersonal. Dadurch lassen sich Aufgaben wie Buchhaltung, Datenerfassung oder Kundenservice deutlich effizienter und standardisierter abwickeln als im eigenen Unternehmen.
Fokus auf das Kerngeschäft Indem unterstützende Tätigkeiten ausgelagert werden, können sich interne Teams stärker auf die eigentlichen Unternehmensziele konzentrieren – etwa Produktentwicklung, Vertrieb oder Innovation. Die freiwerdenden Ressourcen innerhalb des Unternehmens steigern die strategische Handlungsfähigkeit.
Reduzierung von Kosten Outsourcing hilft, interne Fixkosten zu senken – etwa durch den Wegfall von Personalkosten, Schulungsaufwänden und IT-Investitionen. Beim Offshore-Outsourcing lassen sich zusätzlich Skaleneffekte und Kostenvorteile durch niedrigere Lohnniveaus nutzen.
Zugang zu spezialisiertem Know-how BPO-Dienstleister verfügen über tiefgehende Expertise in ihrem jeweiligen Bereich. Unternehmen profitieren dadurch von Fachwissen, das intern nur mit hohem Aufwand aufgebaut werden könnte.
Skalierbarkeit und Flexibilität Ausgelagerte Prozesse lassen sich bei Bedarf schnell hoch- oder herunterskalieren. Gerade in Wachstumsphasen, bei saisonalen Schwankungen oder kurzfristigen Projekten ist dies ein entscheidender Vorteil gegenüber starren internen Strukturen.
Technologischer Fortschritt und Innovation Viele BPO-Anbieter investieren kontinuierlich in moderne Technologien wie Automatisierung, künstliche Intelligenz oder cloudbasierte Lösungen. Kunden profitieren davon, ohne selbst hohe Investitionen tätigen zu müssen.
Minimierung von Betriebsrisiken Das operative Risiko für bestimmte Geschäftsprozesse wird durch die Auslagerung teilweise auf den Dienstleister übertragen. Dazu zählen Risiken wie Personalausfall, Systemausfälle oder rechtliche Fallstricke bei der Abwicklung von Routineaufgaben.
Schnellere Markterschließung Ein international aufgestellter BPO-Anbieter kann dabei helfen, neue Märkte schneller zu erschließen – etwa durch mehrsprachige Kundenservices oder lokales Prozessverständnis. Unternehmen sparen sich den Aufbau eigener Strukturen vor Ort.
Business Process Outsourcing ist ein Wachstumsmarkt Laut Prognosen von Statista wird der BPO-Markt in Deutschland im Jahr 2025 ein Volumen von rund 17,03 Mrd. € erreichen. Bis 2029 soll er weiter auf 19,41 Mrd. € anwachsen – mit einer erwarteten jährlichen Wachstumsrate von 3,34 %.
Risiken und Herausforderungen bei BPO
Business Process Outsourcing bietet viele Chancen – bringt jedoch auch Herausforderungen mit sich. Wer Geschäftsprozesse an externe Partner übergibt, muss sich möglichen Risiken bewusst sein: Kontrollverlust, Sicherheitsfragen oder Kommunikationsprobleme können die Effizienz beeinträchtigen. Entscheidend ist, diese Risiken frühzeitig zu erkennen und gezielt zu steuern.
Wichtige Risiken und Herausforderungen im Überblick:
Verlust von Kontrolle Wird ein Geschäftsbereich ausgelagert, sind direkte Eingriffe und kurzfristige Anpassungen schwieriger umzusetzen.
Abhängigkeit vom Dienstleister Eine langfristige Zusammenarbeit kann zu einer starken Bindung führen. Kommt es zu Problemen, ist ein Anbieterwechsel oft nicht ohne weiteres möglich.
Datenschutz und Sicherheitsrisiken Beim Austausch sensibler Daten muss sichergestellt sein, dass alle rechtlichen und technischen Sicherheitsstandards eingehalten werden – besonders bei Offshore-Outsourcing.
Kommunikationsprobleme Unterschiedliche Zeitzonen, Sprachen oder Arbeitskulturen können zu Missverständnissen und Verzögerungen führen.
Verborgene Kosten Neben den vertraglich vereinbarten Leistungen können Zusatzkosten entstehen – etwa durch Nachbesserungen, Anpassungen oder externe Einflüsse wie Währungsschwankungen.
Weniger Flexibilität im Tagesgeschäft Spontane Änderungen oder Sonderfälle lassen sich oft nicht so schnell umsetzen wie mit einem internen Team.
Wann lohnt sich Business Process Outsourcing?
Die Entscheidung für Business Process Outsourcing sollte immer eine strategische Entscheidung für Unternehmen sein. Ob sich die Auslagerung eines Prozesses lohnt, hängt von verschiedenen Faktoren ab: von der Unternehmensgröße über die internen Ressourcen bis hin zur Komplexität der jeweiligen Prozesse.
Für welche Unternehmen BPO sinnvoll ist
BPO kann Unternehmen jeder Größe Vorteile bringen – entscheidend ist, dass die Rahmenbedingungen passen.
Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) profitieren häufig von externem Fachwissen, das intern nicht oder nur eingeschränkt verfügbar ist. Durch BPO können sie professionell arbeiten, ohne eigene Strukturen aufbauen zu müssen.
Wachstumsunternehmen nutzen BPO, um Prozesse schnell und flexibel zu skalieren, ohne direkt in zusätzliches Personal oder Infrastruktur investieren zu müssen.
Große Unternehmen lagern standardisierte Prozesse aus, um interne Ressourcen für strategisch wichtige Projekte freizumachen und von der Spezialisierung des Anbieters zu profitieren.
Unternehmen mit saisonalen Schwankungen können durch BPO flexibel auf Auftragsspitzen reagieren, ohne dauerhaft Personal vorhalten zu müssen.
Kurzum: BPO lohnt sich, wenn Prozesse zwar notwendig, aber nicht geschäftskritisch sind – und wenn externe Dienstleister diese effizienter, günstiger oder professioneller abbilden können.
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Welche Prozesse sich am besten für BPO eignen
Nicht jeder Prozess ist gleichermaßen für die Auslagerung geeignet. Besonders gut lassen sich Aufgaben auslagern, die folgende Kriterien erfüllen:
Hoher Standardisierungsgrad: Prozesse mit klaren Abläufen und wiederkehrenden Aufgaben lassen sich besonders gut outsourcen.
Hoher Zeitaufwand bei geringer strategischer Relevanz: Aufgaben, die intern viele Kapazitäten binden, aber nicht zum Kerngeschäft gehören, sind ideale Kandidaten für BPO.
Anforderungen an Spezialwissen oder Technologie: Wenn spezifisches Know-how oder moderne Tools benötigt werden, kann ein externer Dienstleister oft effizienter agieren.
Typische Beispiele:
Kundenservice & Telefonservice
Datenpflege & Sachbearbeitung
Buchhaltung & vorbereitende Lohnabrechnung
IT-Support & Hosting
Personalverwaltung (z. B. Bewerbermanagement)
Kosten-Nutzen-Analyse: Eigene Abwicklung vs. Outsourcing
Die wichtigste Grundlage für die Entscheidung für oder gegen BPO ist eine realistische Kosten-Nutzen-Analyse. Dabei sollten Unternehmen nicht nur die direkten Kosten, sondern auch qualitative Faktoren mit einbeziehen:
Kostenfaktor | Interne Abwicklung | Outsourcing |
Personalkosten | Fixkosten durch Gehalt, Sozialabgaben etc. | Variable Kosten je nach Auslastung |
Infrastruktur & IT | Interne Systeme, Softwarelizenzen, Wartung | Nutzung moderner Infrastruktur des Dienstleisters |
Know-how & Weiterbildung | Interne Schulungen, Fachkräftebindung | Zugriff auf externes Spezialwissen |
Flexibilität & Skalierbarkeit | Oft begrenzt durch interne Ressourcen | Flexible Anpassung an Auftragslage |
Risiko- und Ausfallmanagement | Interne Ausfälle (Krankheit, Urlaub etc.) | Risiko liegt teilweise beim Dienstleister |
Zudem sollte auch der indirekte Nutzen nicht unterschätzt werden: Die Freisetzung interner Kapazitäten kann zu schnellerer Projektumsetzung, höherer Qualität und besserem Fokus auf strategische Aufgaben führen.
So kann BPO effektiv eingesetzt werden
Business Process Outsourcing entfaltet seine Vorteile besonders dann, wenn Prozesse strategisch ausgelagert und partnerschaftlich mit einem erfahrenen Dienstleister umgesetzt werden. Anhand von zwei typischen Beispielszenarien lässt sich einfach nachvollziehen, wie BPO sinnvoll eingesetzt werden kann – je nach Unternehmensgröße, Branche und Zielsetzung.
Beispiel 1: Kundenservice für ein wachsendes E-Commerce-Unternehmen
Ein wachstumsstarker Online-Händler stand vor der Herausforderung, seinen Kundenservice mit steigenden Bestellzahlen zu skalieren. Die internen Teams waren zunehmend überlastet, gleichzeitig stiegen die Anforderungen an Erreichbarkeit und Reaktionsgeschwindigkeit.
Durch die Auslagerung des Kundenservices an einen spezialisierten BPO-Dienstleister konnte das Unternehmen rund um die Uhr Support anbieten – per Telefon, E-Mail und Chat. Die Kundenzufriedenheit stieg deutlich, während sich das interne Team wieder stärker auf Einkauf, Sortiment und Marketing konzentrieren konnte.
Beispiel 2: Datenpflege für einen technischen Großhändler
Ein mittelständisches Handelsunternehmen mit umfangreichem Produktsortiment hatte Schwierigkeiten, seine Produktdaten in verschiedenen Systemen aktuell zu halten. Manuelle Pflege durch das eigene Team war zeitaufwändig und fehleranfällig.
Das Unternehmen entschied sich, die Datenpflege und das Einpflegen neuer Artikel an einen externen Dienstleister zu übergeben. Dieser konnte die Prozesse mithilfe standardisierter Workflows und automatisierter Schnittstellen deutlich effizienter umsetzen.
Ist Business Process Outsourcing das Richtige für Ihr Unternehmen?
Ob Business Process Outsourcing für ein Unternehmen sinnvoll ist, hängt von mehreren Faktoren ab: der Unternehmensgröße, der internen Ressourcenverfügbarkeit, den Zielen und nicht zuletzt den Herausforderungen, denen sich ein Unternehmen aktuell gegenübersieht.
Unternehmen, die feststellen, dass interne Prozesse zunehmend Zeit und Personal binden, die an anderer Stelle dringender gebraucht würden, stehen oft an einem Wendepunkt. Wenn operative Aufgaben wie Kundenservice, Datenpflege oder Personalverwaltung die Entwicklung neuer Produkte oder das strategische Wachstum ausbremsen, kann eine Auslagerung echte Entlastung schaffen. Auch der Wunsch nach besserer Skalierbarkeit, konstant hoher Qualität oder der Zugang zu externer Expertise kann ein guter Grund für Business Process Outsourcing sein.
BPO darf kein pauschaler Ansatz sein, sondern eine individuell zugeschnittene Lösung – immer abhängig von den Anforderungen und Zielen eines Unternehmens. Wichtig ist: Wer auslagert, sollte dies strategisch tun und einen Partner wählen, der nicht einfach Prozesse übernimmt, sondern diese auch versteht und gezielt verbessern kann.
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Häufig gestellte Fragen zum Business Process Outsourcing
Was ist der Unterschied zwischen BPO und klassischem Outsourcing?
Welche Geschäftsprozesse lassen sich besonders gut auslagern?
Welche Kosten entstehen bei BPO?
Welche rechtlichen Aspekte sind zu beachten?
Ist BPO auch für kleine und mittlere Unternehmen sinnvoll?
Wie läuft die Zusammenarbeit mit einem BPO-Dienstleister wie OFFIZ konkret ab?
Fazit: Lohnt sich BPO für Unternehmen?
Business Process Outsourcing bietet Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen, angefangen bei signifikanten Kosteneinsparungen bis hin zu erhöhter Flexibilität und Effizienz. Durch die Auslagerung von Geschäftsprozessen können Unternehmen ihre Ressourcen auf das Wesentliche konzentrieren und gleichzeitig von spezialisierter Expertise sowie innovativen Technologien profitieren.
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Wichtiger Hinweis: Dieser Artikel bietet einen Überblick zum Thema Business Process Outsourcing (BPO) und wurde mit größter Sorgfalt erstellt. Dennoch können wir keine Gewähr für die Richtigkeit, Aktualität oder Vollständigkeit der Inhalte übernehmen. Für spezifische rechtliche Auskünfte empfehlen wir, einen Experten zu Rate zu ziehen.
