Datenerfassung
Digital. Flexibel. Sicher
Bedeutung
Was ist Datenerfassung?
Datenerfassung ist ein grundlegender Prozess in der Datenverarbeitung, der das Sammeln und Umwandeln von Daten aus verschiedenen Quellen in ein Format umfasst, das für Computer verarbeitbar ist. Diese Daten können aus unterschiedlichen Medien stammen, darunter Papierdokumente, Online-Formulare, Transaktionssysteme und andere manuelle oder digitale Quellen.
Als erfahrener Dienstleister unterstützt OFFIZ seit mehr als 20 Jahren
Unternehmen im Bereich der Datenerfassung.
Durch den Einsatz modernster Software und qualifiziertem Fachpersonal, wird die präzise und effiziente Erfassung von Daten sowie eine hohe Datenqualität gewährleistet.
Unsere Vorgehensweise
Manuelle Datenerfassung
Beschreibt die Eingabe von Daten durch Menschen in Computer- oder Tablet-Systeme.
Automatisierte Datenerfassung
Nutzung von Technologien wie Barcodescannern, RFID (Radio Frequency Identification) und OCR (Optical Character Recognition) zur schnelleren und fehlerfreien Datenübertragung.
Digitale Datenerfassung
Umwandlung von Daten aus digitalen Quellen wie E-Mails, PDF-Dateien oder Webformularen in strukturierte Datenformate.
Methoden der Datenerfassung
Ihre Benefits
Die Vorteile der Datenerfassung
Zeitersparnis
Mit der Automatisierung der Datenerfassung lässt sich die Notwendigkeit manueller Eingaben verringern, wodurch wertvolle Arbeitszeit für weitere bedeutende Tätigkeiten freigesetzt wird.
Fehlerreduktion
Die Wahrscheinlichkeit für Fehler bei manueller Dateneingabe ist hoch. Durch den Einsatz unserer präzisen Datenerfassungstechnologien lässt sich das Risiko von menschlichen Fehlern reduzieren, was zu einer verbesserten Datenqualität führt.
Zugänglichkeit
Durch die systematische Datenerfassung wird es Ihnen und Ihrem Team ermöglicht, jederzeit und von jedem Ort aus effizient auf wichtige Informationen zuzugreifen, ohne lange nach diesen suchen zu müssen."
Sicherheit
Unsere Lösungen zur Datenerfassung sind mit modernsten Sicherheitsfunktionen ausgestattet, um den Schutz Ihrer sensiblen Daten jederzeit zu gewährleisten.
Optimierte Workflows
Durch die Einführung systematischer Datenerfassung können Unternehmen ihre Arbeitsprozesse optimieren und somit ihre Produktivität erhöhen.
Skalierbarkeit
Unsere Lösungen sind darauf ausgerichtet, gemeinsam mit Ihrem Unternehmen zu skalieren. Ob Sie sich in der Gründungsphase befinden oder bereits expandieren, wir sorgen für ein effizientes Datenmanagement.
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Was muss man bei der digitalen Personalakte beachten?Das Scannen und Digitalisieren von Akten, insbesondere für die Erstellung digitaler Personalakten, ist ein wesentlicher Prozess zur Modernisierung der Personalverwaltung. Hier sind die zentralen Punkte, die beim Scannen von Personalakten in Aktenordnern beachtet werden sollten: Inhalt von Personalakten Persönliche Daten: Informationen wie Namen, Adressen, Geburtsdaten und Sozialversicherungsnummern. Vertragsunterlagen: Arbeitsverträge, Gehaltsvereinbarungen, Bonusregelungen und andere vertragliche Dokumente. Leistungsbeurteilungen: Bewertungen, Zielvereinbarungen und Fortschrittsberichte. Schulungsunterlagen: Zertifikate, Schulungsnachweise und Weiterbildungsdokumente. Kranken- und Urlaubsdaten: Aufzeichnungen über Krankheitstage, Urlaube und andere Abwesenheiten.
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Was kostet der Scanservice?Die Kosten für einen Scanservice können stark variieren und hängen von verschiedenen Faktoren ab, darunter die Menge der zu scannenden Dokumente, die Qualität und Auflösung der Scans, die Art der Dokumente und die zusätzlichen Dienstleistungen wie Indexierung, OCR (Optische Zeichenerkennung) und Datensicherheit. Um Ihnen eine Vorstellung der Kosten zu geben, haben wir einen Preisrechner auf unserer Website. Geben Sie einfach die Details zu Ihren Dokumenten und den gewünschten Scandienstleistungen ein, und Sie erhalten eine Schätzung der Digitalisierungskosten. Unser Ziel ist es, Ihnen einen stressfreien und effizienten Scanservice zu bieten. Bei Fragen oder speziellen Anforderungen stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung. Sie können Ihren Preis hier berechnen.
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Werden die gescannten Dokumente auch archiviert?Als Scandienstleister bieten wirIhnen die Möglichkeit der digitalen Archivierung. Gescannte Dokumente werden sicher in digitalen Formaten gespeichert, die den Zugriff, die Suche und die Verwaltung der Informationen erleichtern.
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Können Akten und Ordner digitalisiert werden?Ja, wir bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Akten und Ordner so vorzubereiten, dass wir diese digitalisieren können. Unser Scanservice umfasst die Digitalisierung von Akten, Ordnern und einer Vielzahl anderer Dokumententypen. Dabei stellen wir sicher, dass alle Ihre physischen Unterlagen in hochwertige digitale Formate umgewandelt werden.Egal, ob Sie große Mengen an Akten und Ordnern digitalisieren möchten oder spezielle Anforderungen haben, unser Team steht Ihnen mit umfassendem Fachwissen und modernster Technologie zur Seite.
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Wie läuft der Scanservice ab?Unser Scanservice bietet Ihnen eine einfache und bequeme Möglichkeit, Ihre Akten zu digitalisieren. Wir scannen eine Vielzahl von Dokumentenformaten, einschließlich Standardgrößen wie A4 und A3 sowie A0 bis A2. Egal, ob es sich um lose Blätter, geheftete Dokumente, Ordner oder Akten handelt – wir sind darauf vorbereitet, Ihre Unterlagen professionell zu verarbeiten. Sie haben die Wahl: Entweder holen wir die Dokumente direkt bei Ihnen ab, oder Sie bringen sie zu uns. Unser Abholservice sorgt dafür, dass der Transport sicher und unkompliziert verläuft. Für durchsuchbare digitale Dokumente nutzen wir die OCR-Technologie, die es ermöglicht, Text zu erkennen und zu durchsuchen. Wenn Sie lediglich eine digitale Kopie ohne Textdurchsuchbarkeit benötigen, scannen wir Ihre Dokumente als hochauflösende Bild PDF. Ihre Dokumente werden mit größter Sorgfalt behandelt. Nach dem Scannen können Sie entscheiden, ob Sie die Originale zurückerhalten möchten oder ob wir sie für Sie sicher und datenschutzkonform vernichten sollen. Schritte zur Digitalisierung von Akten und Ordnern: Vorbereitung: Wir bereiten Ihre Akten und Ordner sorgfältig vor, indem wir beispielsweise Klammern entfernen und die Dokumente glätten. Scannen: Unsere modernen Scanner ermöglichen das Scannen von Dokumenten in verschiedenen Formaten, darunter A4, A3 und größere Formate wie A2 und A1. OCR-Technologie: Bei Bedarf nutzen wir die Optische Zeichenerkennung (OCR), um gescannte Dokumente durchsuchbar zu machen, was die spätere Verwaltung und Suche erheblich erleichtert. Indexierung: Nach dem Scannen werden die digitalisierten Akten und Ordner indexiert, um einen einfachen und schnellen Zugriff zu gewährleisten. Cloud-Integration: Nach der Digitalisierung bieten wir Ihnen die Möglichkeit die Daten direkt in der Cloud hochzuladen. So können Sie und Ihr Team von überall auf die Daten zugreifen.
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Wie lange dauert die Digitalisierung meiner Dokumente?Die Dauer der Digitalisierung Ihrer Dokumente variiert aufgrund mehrerer Faktoren, darunter die Menge der zu scannenden Dokumente, deren Zustand und Format sowie die gewünschten zusätzlichen Dienstleistungen wie OCR (Optische Zeichenerkennung). Um eine genauere Schätzung der Dauer für Ihr spezifisches Projekt zu erhalten, empfehlen wir, uns direkt zu kontaktieren. Unser Ziel ist es, Ihnen einen schnellen und effizienten Service zu bieten, ohne die Qualität und Sicherheit Ihrer Dokumente zu beeinträchtigen.