Stellen Sie sich vor, Sie hätten jederzeit schnellen und sicheren Zugriff auf alle Personalakten in Ihrem Unternehmen – ohne langes Suchen. Die digitale Personalakte bietet genau das: weniger Aufwand, mehr Sicherheit und eine einfachere Verwaltung. In diesem Artikel erfahren Sie, warum der Umstieg auf die digitale Personalakte nicht nur sinnvoll, sondern notwendig ist, und wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann. Lesen Sie weiter, um alles Wichtige über die digitale Personalakte zu erfahren und herauszufinden, wie Sie diesen entscheidenden Schritt in die Zukunft erfolgreich umsetzen können.
Inhaltsverzeichnis:
Was ist eine digitale Personalakte?
Die digitale Personalakte ist die moderne, elektronische Version der klassischen Personalakte in Papierform. Sie dient der strukturierten Verwaltung aller relevanten Mitarbeiterdokumente in einem digitalen System.
Eine digitale Personalakte speichert Dokumente wie Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Urlaubsanträge oder Krankmeldungen sicher in einer zentralen Software oder Cloud-Lösung. Unternehmen können so jederzeit auf wichtige Informationen zugreifen – unabhängig vom Standort oder physischen Ablagesystemen. Die Dokumente werden gescannt, verschlagwortet und revisionssicher archiviert, sodass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt sind.
Im Gegensatz zur physischen Personalakte entfallen bei der digitalen Version das aufwendige Sortieren, Drucken und Abheften. Informationen lassen sich mit wenigen Klicks abrufen, was die Personalverwaltung erheblich vereinfacht.
Wie ist eine digitale Personalakte aufgebaut?
Die digitale Personalakte dient als zentraler Speicherort für alle arbeitsrelevanten Dokumente eines Mitarbeiters. Solange die gespeicherten Daten in direktem Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen, kann der Aufbau der digitalen Personalakte weitestgehend frei gestaltet werden. Wichtig ist dabei, die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeitenden zu wahren und gesetzliche Anforderungen, insbesondere aus dem Steuer- und Sozialversicherungsrecht, zu berücksichtigen.
Welche Dokumente gehören in eine digitale Personalakte?
Für eine übersichtliche Struktur bietet sich folgende Gliederung an:
Einstellung & Bewerbungsverfahren
Amtliche Urkunden
Vergütung & Gehalt
Arbeitszeit & Abwesenheiten
Beurteilungen & Entwicklung
Schriftverkehr & sonstige Nachweise
Welche Dokumente dürfen nicht in die digitale Personalakte?
Nicht alle Informationen über einen Mitarbeiter dürfen in der Personalakte gespeichert werden. Datenschutzrechtliche Vorgaben und der Schutz der Persönlichkeitsrechte setzen hier klare Grenzen. Insbesondere dürfen keine Dokumente aufgenommen werden, die in die Privatsphäre eingreifen oder die persönliche Freiheit der Mitarbeitenden einschränken. Auch die Erfassung oder Auswertung von Online-Aktivitäten in sozialen Netzwerken hat in der Personalakte nichts zu suchen.
Ist eine digitale Personalakte für Unternehmen Pflicht?
Derzeit besteht in Deutschland keine allgemeine gesetzliche Verpflichtung für Unternehmen, Personalakten digital zu führen. Unternehmen können selbst entscheiden, ob sie Personalakten in Papierform oder digital verwalten möchten.
Aktuelle gesetzliche Vorgaben (Regelungen ab 2027)
Obwohl keine generelle Pflicht zum Führen von digitalen Personalakten besteht, sind Arbeitgeber seit dem 1. Januar 2022 verpflichtet, bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch vorzuhalten. Diese Verpflichtung betrifft beispielsweise Nachweise der Elternschaft, Immatrikulationsbescheinigungen von Werkstudierenden und Krankenkassenbescheinigungen über die Feststellung der Versicherungspflicht. Diese Dokumente müssen gemäß der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) digital aufbewahrt werden.
Ab dem 1. Januar 2027 wird die elektronische Führung von Entgeltunterlagen für alle Arbeitgeber verpflichtend. Bis zu diesem Datum können sich Arbeitgeber von der Pflicht zur elektronischen Führung dieser Unterlagen befreien lassen, indem sie einen entsprechenden Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung stellen.
Branchenabhängige Vorschriften
In bestimmten Branchen oder für spezifische Berufsgruppen können zusätzliche Anforderungen gelten. Beispielsweise sind Arbeitgeber im öffentlichen Dienst verpflichtet, für Beamte Personalakten zu führen, die alle dienstlichen und persönlichen Verhältnisse betreffen. Diese Personalakten können sowohl in Papierform als auch digital geführt werden.
Vorteile der frühzeitigen Umstellung
Auch wenn Ihr Unternehmen derzeit noch Papierakten nutzt und eine Befreiung von der elektronischen Führung bestimmter Entgeltunterlagen beantragt hat, lohnt es sich, frühzeitig auf die digitale Personalakte umzusteigen. Dies erleichtert nicht nur die Einhaltung künftiger gesetzlicher Anforderungen, sondern optimiert auch die internen Prozesse.
Digitale Personalakten ermöglichen eine effizientere Verwaltung, verbessern die Transparenz und helfen, langfristig Kosten zu senken. Zudem trägt die Digitalisierung zu einer nachhaltigeren Unternehmensführung bei und reduziert den administrativen Aufwand. Wer den Wechsel rechtzeitig angeht, sichert sich entscheidende Vorteile und ist bestens auf noch kommende Änderungen vorbereitet.
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Welche Vorteile bietet die digitale Personalakte?
Die digitale Personalakte bringt Unternehmen zahlreiche Vorteile, indem sie Verwaltungsprozesse optimiert und Kosten reduziert.
Effizienz und Zeitersparnis – Ein schneller, standortunabhängiger Zugriff und automatisierte Prozesse verringern den administrativen Aufwand erheblich.
Kosteneinsparungen – Der Wegfall von Druck-, Lager- und Archivierungskosten führt zu langfristigen Einsparungen.
Erhöhte Datensicherheit – Verschlüsselte Speicherung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Backups schützen sensible Mitarbeiterdaten vor unbefugtem Zugriff oder Datenverlust.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit – Eine zentrale und einheitliche Aktenführung erleichtert die Nachverfolgbarkeit von Dokumenten und minimiert Fehlerquellen.
Flexibler Zugriff – Berechtigte Personen können von überall auf die Personalakte zugreifen, was mobiles Arbeiten und Zusammenarbeit erleichtert.
Reduzierter Platzbedarf – Der Verzicht auf Papierakten spart wertvollen Büroraum und macht teure Archivlösungen überflüssig.
Bessere Einhaltung gesetzlicher Vorgaben – Digitale Prozesse erleichtern die Umsetzung von Datenschutzrichtlinien und revisionssicheren Aufbewahrungspflichten.
Nachhaltigkeit – Der geringere Papierverbrauch reduziert die Umweltbelastung und unterstützt eine nachhaltigere Unternehmensführung.
Auch die Personalabteilung profitiert von der Digitalisierung, da HR-Prozesse effizienter werden und sich Routineaufgaben automatisieren lassen. Dies spart Zeit und reduziert den administrativen Aufwand. Die Einführung einer digitalen Personalakte ist eine Investition in effizientere, sicherere und nachhaltigere HR-Prozesse.
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Gesetzliche Grundlagen und Datenschutz
Die Einführung einer digitalen Personalakte muss den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und weiteren nationalen Vorschriften. Unternehmen sind verpflichtet, personenbezogene Daten ihrer Beschäftigten sicher und rechtskonform zu verarbeiten.
Relevante gesetzliche Grundlagen
Die Verarbeitung von Personaldaten in digitalen Akten unterliegt mehreren wichtigen Regelungen, darunter:
Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten und fordert eine rechtmäßige Grundlage für deren Verarbeitung.
Bundesdatenschutzgesetz (BDSG): Ergänzt die DSGVO und enthält spezifische Vorgaben für die Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext.
Handelsgesetzbuch (HGB) & Abgabenordnung (AO): Bestimmen Aufbewahrungspflichten für bestimmte Dokumente, z. B. Lohn- und Gehaltsabrechnungen.
Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG): Regelt die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats bei der Einführung einer digitalen Personalakte.
Datenschutzanforderungen für digitale Personalakten
Unternehmen müssen folgende Datenschutzprinzipien einhalten, um den rechtlichen Anforderungen zu entsprechen:
Zweckbindung: Daten dürfen nur für den festgelegten Zweck der Personalverwaltung genutzt werden.
Datenminimierung: Nur notwendige personenbezogene Daten dürfen gespeichert werden.
Zugriffskontrolle: Nur berechtigte Personen dürfen Einsicht in die Akten nehmen.
Datensicherheit: Verschlüsselung und regelmäßige Sicherheitsupdates sind erforderlich, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
Revisionssicherheit: Dokumente müssen vollständig und nachvollziehbar archiviert werden.
Revisionssicherheit in digitalen Personalakten
Revisionssicherheit gewährleistet, dass Dokumente in ihrer ursprünglichen Form erhalten bleiben und keine unbefugten Änderungen vorgenommen werden können. Um dies zu erreichen, müssen digitale Personalakten wie folgt geführt werden:
Änderungen an Dokumenten müssen nachvollziehbar protokolliert werden.
Gelöschte oder ersetzte Daten dürfen nicht verschwinden, sondern müssen mit einem Änderungsvermerk versehen werden.
Zugriff und Bearbeitung der Dokumente müssen dokumentiert werden, um eine transparente Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
Bestimmte Dokumente unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (6-10 Jahre). Unternehmen müssen sicherstellen, dass diese Unterlagen während dieser Fristen unveränderbar gespeichert bleiben.
Diese Maßnahmen minimieren das Risiko von Manipulationen und rechtlichen Streitigkeiten und sorgen für die nötige Transparenz und Rechtssicherheit.
Aufbewahrungsfristen für digitale Personalakten
Die Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus verschiedenen gesetzlichen Vorgaben und gewährleisten, dass relevante Informationen für die vorgeschriebene Zeit aufbewahrt werden. Unternehmen müssen diese Fristen einhalten, um rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden und Haftungsrisiken zu vermeiden.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen
Laut HGB und AO müssen viele Dokumente über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden, zum Beispiel:
Lohn- und Gehaltsabrechnungen: Aufbewahrungspflicht von mindestens 10 Jahren.
Arbeitsverträge und Arbeitszeitnachweise: In der Regel 6 Jahre.
Betriebsratsprotokolle und Mitbestimmungsunterlagen: Aufbewahrungspflicht von 6 bis 10 Jahren, je nach Dokumentart.
Die Nichteinhaltung der Aufbewahrungspflichten kann rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Wird ein Dokument zu früh gelöscht, kann dies die Beweisführung bei arbeitsrechtlichen Streitigkeiten erschweren. Zudem drohen Strafen oder Bußgelder, wenn Aufbewahrungsfristen nicht beachtet werden. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass keine Dokumente ohne gründliche Prüfung gelöscht werden.
Wir zeigen Ihnen, wie der Umstieg auf digitale Personalakten einfach und effizient gelingt.
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Sicherer Transport und datenschutzkonforme Archivierung
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Eingangskontrolle & Vollständigkeitsprüfung
Wir überprüfen Ihre Akten auf Vollständigkeit und stellen sicher, dass alle Dokumente vorhanden sind, bevor der Prozess beginnt.
Dokumentenvorbereitung
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Hochwertiges Scannen mit OCR-Technologie
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Jedes Dokument wird auf Vollständigkeit und Genauigkeit geprüft, um eine fehlerfreie digitale Akte zu garantieren.
Sicherer Transfer & Archivierung
Nach der Digitalisierung stellen wir Ihnen Ihre Akten sicher auf einem verschlüsselten Datenträger oder in der Cloud zur Verfügung.
Nachbereitung der Papierdokumente
Auf Wunsch archivieren wir die Originale oder kümmern uns um die fachgerechte Vernichtung nicht mehr benötigter Unterlagen.
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Häufig gestellte Fragen zur Digitalen Personalakte:
Wer darf Einsicht in die Personalakte nehmen?
Der Zugriff auf die Personalakte und die enthaltenen Personaldokumente ist streng geregelt. Grundsätzlich dürfen nur autorisierte Personen Einsicht nehmen. Dazu gehören:
Der betroffene Mitarbeiter selbst – er hat das Recht, seine eigene Personalakte jederzeit einzusehen (§ 83 BetrVG).
Personalverantwortliche und Vorgesetzte, soweit es für ihre Aufgaben erforderlich ist.
Die Geschäftsführung, sofern berechtigte Interessen bestehen.
Die Personalabteilung, die für die Verwaltung der Personaldokumente zuständig ist.
Betriebsrat und Datenschutzbeauftragte, wenn eine gesetzliche Grundlage oder eine entsprechende Vereinbarung besteht.
Unbefugten Personen ist der Zugriff untersagt. Besonders bei digitalen Personalakten sind Datenschutzmaßnahmen wie Zugriffsbeschränkungen und Protokollierungen essenziell, um die Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten.
Ist es kompliziert, die digitale Personalakte zu integrieren?
Wie lange dauert die Digitalisierung von Personalakten?
Was kostet die Digitalisierung von Personalakten?
Können Personalakten nach der Digitalisierung vernichtet werden?
Fazit: Warum jetzt auf die digitale Personalakte umsteigen?
Der Umstieg auf digitale Personalakten ist für Unternehmen nicht nur eine Möglichkeit zur Effizienzsteigerung, sondern eine zukunftsweisende Entscheidung. In einer immer digitaler werdenden Arbeitswelt, ist es entscheidend, mit der Zeit zu gehen und die Dokumentationsprozesse zu modernisieren. Die digitale Personalakte vereinfacht die täglichen Arbeitsabläufe und sorgt für mehr Datensicherheit und Compliance. Unternehmen, die diesen Schritt jetzt gehen, profitieren von einer verbesserten Dokumentenverwaltung, einem flexiblen Zugriff auf wichtige Informationen und einer besseren Vorbereitung auf gesetzliche Veränderungen. Die Digitalisierung ist kein vorübergehender Trend, sondern eine grundlegende Notwendigkeit, um in einem dynamischen Markt wettbewerbs- und zukunftsfähig zu bleiben.
Wichtiger Hinweis: Dieser Artikel dient als Informationsquelle zum Thema Digitale Personalakten und wurde mit größter Sorgfalt erstellt. Dennoch können wir keine Gewähr für die Richtigkeit, Aktualität oder Vollständigkeit der Inhalte übernehmen. Für spezifische rechtliche Auskünfte empfehlen wir, einen Experten zu Rate zu ziehen.