Sie haben gerade ein PDF-Dokument erhalten, das unterschrieben werden muss – und schon stellt sich die Frage: Muss ich das jetzt wirklich ausdrucken? In Zeiten der Digitalisierung ist das nicht mehr nötig! In diesem Ratgeber erfahren Sie nicht nur, wie Sie Ihre digitale Unterschrift schnell und rechtsgültig erstellen, sondern auch, welcher Signatur-Standard in welchen Situationen erforderlich ist.
Inhaltsverzeichnis:
Schritt für Schritt: Einfache elektronische Signatur selbst erstellen
Fazit zur digitalen Unterschrift
Definition: Was ist eine digitale Unterschrift?
Eine digitale Unterschrift ist eine elektronische Methode, um ein Dokument zu unterzeichnen. Genau wie eine handschriftliche Unterschrift bestätigt sie die Identität des Unterzeichnenden und dokumentiert dessen Zustimmung zum Inhalt. Allerdings gibt es verschiedene Arten von digitalen Unterschriften -vom einfachen Einscannen einer handschriftlichen Unterschrift bis hin zu komplexen kryptografischen Verfahren.
Nicht jede elektronische Unterschrift ist für jedes Dokument geeignet. Rechtlich relevante oder sicherheitskritische Dokumente erfordern oft spezielle Varianten von Signaturen, die höhere Standards in Bezug auf Fälschungssicherheit und Beweiskraft erfüllen müssen.
Wann ist eine digitale Unterschrift rechtsgültig?
Digitale Unterschriften werden in vielen Bereichen genutzt, sie sind aber nicht immer automatisch auch rechtlich bindend. Damit eine digitale Unterschrift rechtlich anerkannt wird, müssen bestimmte Kriterien erfüllt sein. Die Rechtsgültigkeit hängt davon ab, wie sicher die Identität des Unterzeichners nachgewiesen werden kann und ob die Unterschrift fälschungssicher ist.
Rechtsgültigkeit von E-Signatur-Standards nach eIDAS
Bevor Sie eine digitale Unterschrift erstellen, ist es wichtig zu wissen, welcher E-Signatur-Standard für Ihr Dokument erforderlich ist. In der EU gibt es drei verschiedene Standards, die in der eIDAS-Verordnung (electronic IDentification, Authentication and Trust Service) vorgegeben sind und jeweils unterschiedliche Sicherheits- und Rechtsanforderungen erfüllen. Die Wahl des richtigen Standards hängt davon ab, wie wichtig oder vertraulich das zu unterschreibende Dokument ist und welche gesetzlichen Anforderungen dafür gelten.
Einfache Elektronische Signatur (EES)
Die einfache elektronische Signatur ist die einfachste Form der elektronischen Unterschrift, für sie gibt es keine spezifischen Anforderungen. Die EES ist für alltägliche Dokumente ausreichend. Ein gescanntes Bild Ihrer Unterschrift gilt genauso als EES, wie ein einfacher Klick auf ein Kästchen oder die digitale Unterschrift auf einem Tablet.
Fortgeschrittene Elektronische Signatur (FES)
Diese Signaturform bietet mehr Sicherheit als die einfache elektronische Signatur. Für eine fortgeschrittene elektronische Signatur muss die Unterschrift mit einem sogenannten digitalen Zertifikat verknüpft sein. Dies stellt sicher, dass die Signatur eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet werden kann und dass das Dokument nach der Unterzeichnung nicht verändert wurde. Eine FES ist häufig für Verträge oder offizielle Dokumente erforderlich.
Qualifizierte Elektronische Signatur (QES)
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) bietet das höchste Sicherheitsniveau unter den elektronischen Signaturen und ist in der EU rechtlich gleichwertig mit einer handschriftlichen Unterschrift. Um eine QES zu erstellen, benötigen die Signierenden ein qualifiziertes Signaturzertifikat, das von einer Zertifizierungsstelle ausgestellt wird. Dieses Zertifikat bestätigt die Identität des Unterzeichnenden, die in der Regel durch persönliche Identifikationsverfahren wie Video-Calls oder vor Ort in einer zertifizierten Einrichtung nachgewiesen werden muss.
Beim Signieren eines Dokuments wird nicht nur das Dokument selbst, sondern auch das Zertifikat sowie der zugehörige öffentliche Schlüssel übermittelt. Der öffentliche Schlüssel dient dazu, die Echtheit und Unveränderbarkeit der Signatur zu überprüfen. Die QES ist besonders für rechtlich bindende und sicherheitskritische Dokumente sinnvoll, da sie ein hohes Maß an Schutz gegen Fälschung und Manipulation bietet.
In welchen Fällen braucht man eine QES?
Während viele Verträge und Dokumente formfrei abgeschlossen werden können – das heißt, sie sind auch ohne spezielle Form gültig – gibt es bestimmte Ausnahmen, bei denen die Schriftform gesetzlich vorgeschrieben ist. In diesen Fällen ist entweder eine handschriftliche Unterschrift auf Papier oder eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) erforderlich, um die Rechtsgültigkeit zu gewährleisten.
Die folgende Liste umfasst einige der häufigsten Beispiele, ist jedoch nicht abschließend.
Kündigungen von Arbeitsverhältnissen
befristete Arbeitsverträge
Schenkungen
Verträge über Grundstücke und Immobilien
Mietverträge für Wohnungen oder Gewerberäume (Laufzeit von mehr als einem Jahr)
Patientenverfügungen
Vollmachten für medizinische Behandlungen
Ehe- und Erbverträge
Handelsregisteranmeldungen
Den passenden E-Signatur-Standard wählen
Wenn Sie ein Dokument digital unterschreiben möchten, ist es wichtig, den richtigen E-Signatur-Standard zu wählen. Dieser entscheidet darüber, ob Ihre Unterschrift rechtlich anerkannt und ausreichend sicher ist. Um den passenden Standard zu finden, sollten Sie sich zwei zentrale Fragen stellen:
Gilt für das zu unterzeichnende Dokument die Formfreiheit oder ist die Schriftform gesetzlich vorgeschrieben? In vielen Fällen gilt für einfache Dokumente die Formfreiheit, diese Dokumente können formfrei signiert werden. Eine einfache elektronische Signatur (EES) reicht hier oft aus. Wenn jedoch die Schriftform vorgeschrieben ist – etwa bei Verträgen, Kündigungen oder wichtigen rechtlichen Dokumenten – benötigen Sie eine qualifizierte elektronische Signatur (QES), um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.
Wie hoch ist das Haftungsrisiko? Wenn das Dokument ein höheres Haftungsrisiko birgt, zum Beispiel bei großen finanziellen Transaktionen oder sensiblen Informationen, sollten Sie einen höheren Sicherheitsstandard wählen. In solchen Fällen bietet die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) oder die qualifizierte elektronische Signatur (QES) den notwendigen Schutz vor Fälschungen und Manipulationen. Auch im Falle einer Auseinandersetzung vor Gericht, bietet ein Vertrag, der mit einer fortgeschrittenen oder qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist, eine höhere Beweiskraft.
Was sind Anbieter für zertifizierte Vertrauensdienste?
Anbieter für zertifizierte Vertrauensdienste sind Unternehmen, die spezielle Dienste für digitale Unterschriften anbieten und sicherstellen, dass diese rechtsgültig sind. Diese Unternehmen sind nach den europäischen Standards der eIDAS-Verordnung zertifiziert, was bedeutet, dass sie strengen Sicherheitsanforderungen entsprechen. Für die EU gilt, dass alle Vertrauensdiensteanbieter in der offiziellen EU-Liste mit Vertrauensdienstanbietern aufgeführt sind.
Die Anbieter erstellen qualifizierte Zertifikate, die notwendig sind, um qualifizierte elektronische Signaturen (QES) zu erzeugen. Wenn Sie eine digitale Unterschrift erstellen möchten, können Sie durch die Zusammenarbeit mit einem zertifizierten Vertrauensdiensteanbieter sicherstellen, dass Ihre Unterschrift rechtlich anerkannt und sicher ist.
Hier sind einige Beispiele für zertifizierte Vertrauensdiensteanbieter, bei denen Sie qualifizierte elektronische Signaturen erstellen können. Die Anbieter sind durch eine offizielle Zertifizierungsstelle einer nationalen Aufsichtsbehörde, wie z.B. die Bundesnetzagentur in Deutschland anerkannt.
Telekom AG
D-Trust GmbH
Deutsche Post AG
SIGN8 GmbH
Skribble (in Kooperation mit dem Vertrauensdiensteanbieter Swisscom)
DocuSign (in Kooperation mit dem Vertrauensdiensteanbieter D-Trust)
Schritt für Schritt: Einfache elektronische Signatur selbst erstellen
Eine einfache elektronische Signatur (EES) ermöglicht es, Dokumente schnell und unkompliziert digital zu unterschreiben. Im Vergleich zur qualifizierten elektronischen Signatur (QES), die den höchsten Sicherheits- und Rechtsstandard bietet, ist die EES zwar weniger fälschungssicher und rechtlich nicht so stark abgesichert, dennoch reicht sie in vielen Alltagssituationen aus. Insbesondere bei einfachen Dokumenten mit geringem Haftungsrisiko, bei denen nicht die gesetzliche Schriftform vorgeschrieben ist, ist die EES eine praktikable Lösung.
Der große Vorteil der EES liegt darin, dass sie schnell und einfach von jedem selbst erstellt werden kann. Um eine einfache elektronische Signatur zu erstellen, können Sie zum Beispiel einfach mit einem Stift oder den Fingern auf einem Tablet unterschreiben oder Ihre Unterschrift einscannen, als Bild abspeichern und in das Dokument einfügen.
Trotz ihrer geringeren Beweiskraft bietet die einfache elektronische Signatur in vielen Alltagssituationen eine praktische und zeitsparende Alternative. In den folgenden Abschnitten erfahren Sie, wie Sie eine solche Signatur in Microsoft Word und PDF-Dokumenten erstellen können.
Digitale Unterschrift erstellen – in Microsoft Word
In Microsoft Word haben Sie zwei Möglichkeiten Dokumente schnell und einfach zu signieren. Um Ihrem Dokument eine persönliche Note zu geben, können Sie Ihre Unterschrift scannen, als Bild speichern und diese dann in das Dokument einfügen. Die zweite Möglichkeit, wie Sie eine Unterschrift in Word einfügen können, ist mithilfe einer Signaturzeile.
Scannen und Einfügen einer handschriftlichen Unterschrift
Mit dieser Methode können Sie eine digitale Version Ihrer handschriftlichen Unterschrift in ein Word-Dokument einfügen.
Schreiben Sie Ihre Unterschrift auf ein weißes Blatt Papier.
Scannen Sie das Dokument mit einem Scanner oder nutzen Sie die Kamera Ihres Smartphones. Speichern Sie die gescannte Unterschrift als Bilddatei (z.B. JPEG oder PNG).
Bild in Word einfügen: Öffnen Sie das Word-Dokument, das Sie unterschreiben möchten. Gehen Sie zu Einfügen > Bilder und wählen Sie das Bild Ihrer Unterschrift aus, welches Sie zuvor gespeichert haben.
Bild zuschneiden (optional): Sie können das Bild zuschneiden, indem Sie auf das Bild klicken und auf der Registerkarte Bildformat die Option Zuschneiden auswählen. Verwenden Sie dann die Ziehpunkte, um das Bild zuzuschneiden.
Größe und Position anpassen:
Passen Sie die Größe der Unterschrift an, indem Sie an den Ecken des eingefügten Bildes ziehen.
Positionieren Sie die Unterschrift an der gewünschten Stelle im Dokument.
Einfügen einer Signaturzeile
Mit dieser Methode können Sie eine formelle Signaturzeile einfügen, die Platz für eine digitale Unterschrift bietet.
Signaturzeile einfügen: Klicken Sie im Dokument an die Stelle, an der die Signaturzeile eingefügt werden soll. Wählen Sie dann im Menüband Einfügen und klicken Sie dann ganz rechts auf Text > Signaturzeile.
Signaturdetails ausfüllen: Ein Dialogfeld erscheint, in dem Sie den Namen des Unterzeichners, den Titel, die E-Mail-Adresse und eventuell weitere Informationen hinzufügen können.
Nachdem Sie die Informationen in das jeweilige Feld eingetragen haben, klicken Sie auf OK. Eine Signaturzeile wird in das Dokument eingefügt.
Signaturzeile signieren: Wenn Sie das Dokument an eine andere Person zur Signatur senden oder selbst signieren wollen, können Sie auf die Signaturzeile doppelklicken und Ihre digitale Unterschrift hinzufügen. Diese Unterschrift kann entweder über ein Bild hinzugefügt werden oder eingetippt werden. Klicken Sie dann auf Signieren.
Ein Hinweisfenster erscheint, das darauf hinweist, dass das Zertifikat für die Signatur nicht überprüft werden kann. Wenn Sie lediglich eine einfache elektronische Signatur erstellen möchten, können Sie diese Meldung ignorieren und einfach auf Ja klicken, da für die EES kein Zertifikat erforderlich ist.
Ihre Signatur ist nun eingefügt. Das Dokument ist ab jetzt vor nachträglichen Änderungen geschützt. Wenn Sie dennoch Änderungen vornehmen, wird die Signatur automatisch entfernt und muss neu erstellt werden.
Digitale Unterschrift erstellen – in PDF-Dokumenten
Um eine einfache elektronische Signatur (EES) in PDF-Dokumenten zu erstellen, gibt es zwei gängige Ansätze: die Nutzung von Online-Diensten und das Signieren mit einem PDF-Reader.
Nutzen eines Online-Dienstes
Wenn Sie sich für die erste Methode entscheiden, können Sie das Dokument einfach auf einer Webseite wie Smallpdf oder DocuSign hochladen. Diese Webseiten sind besonders praktisch, da sie komplett im Browser funktionieren. Das bedeutet, Sie müssen keine zusätzliche Software installieren.
Sie laden einfach das PDF hoch, fügen Ihre Unterschrift hinzu – entweder durch Hochladen einer Bilddatei, Zeichnen der Unterschrift mit der Maus oder durch Auswahl einer vorgefertigten Signatur – und laden das unterschriebene Dokument anschließend herunter.
Vorteile: Es ist keine Installation von Software notwendig, da alles direkt im Browser funktioniert. Besonders praktisch und schnell, wenn Sie nur gelegentlich PDF-Dokumente unterschreiben müssen.
Nachteile: Sie müssen Ihre Dokumente auf einer externen Webseite hochladen, was für vertrauliche Dokumente nicht empfehlenswert ist. Die Erstellung von fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signaturen ist meist, auch in der kostenpflichtigen Version, nicht möglich.
Nutzen eines PDF-Readers mit Unterschriften-Feature
Ein anderer Weg, eine PDF-Datei zu unterschreiben, besteht darin, einen PDF-Reader zu nutzen, der eine Signaturfunktion bietet, wie beispielsweise Adobe Acrobat Reader.
Sie öffnen das PDF-Dokument in der Software, wählen die Option "Unterschrift hinzufügen" und können Ihre Signatur entweder zeichnen, eine Bilddatei einfügen oder eine zuvor erstellte Unterschrift verwenden. Anschließend platzieren Sie die Unterschrift an der gewünschten Stelle im Dokument und speichern es.
Vorteile: Es ist kein Upload auf externe Server erforderlich, da die Signatur lokal auf Ihrem Computer erstellt wird.
Nachteile: Sie müssen die Software installieren und sich eventuell registrieren. Je nach PDF-Reader, können mehrere Unterschriften pro Monat oder erweiterte Funktionen, wie das Hinzufügen qualifizierter Signaturen, kostenpflichtig sein.
FAQ: Häufig gestellte Fragen zur digitalen Unterschrift
Was ist der Unterschied zwischen einer digitalen Unterschrift und einer elektronischen Signatur?
Umgangssprachlich werden digitale Unterschrift und elektronische Signatur oft synonym verwendet. Wenn man die beiden Begriffe jedoch voneinander abgrenzen möchte, kann man sagen: Eine digitale Unterschrift ist eine spezielle Form der elektronischen Signatur, die mithilfe von Verschlüsselungstechnologien sicherstellt, dass das Dokument nicht manipuliert wurde. Sie verwendet ein Zertifikat und einen Schlüssel, um die Echtheit zu prüfen. Der Begriff elektronische Signatur hingegen, kann als allgemeiner Oberbegriff verwendet werden und umfasst jede Art von Unterschrift, die digital erfasst wird, z. B. auch eine eingescannte handschriftliche Unterschrift.
Sind digitale Unterschriften genauso rechtsgültig wie handschriftliche Unterschriften?
Welches Programm kann ich verwenden, um eine digitale Unterschrift zu erstellen?
Wie unterscheidet sich die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) von der qualifizierten?
Sind digitale Unterschriften weltweit gültig oder gelten unterschiedliche Gesetze?
Was ist ein Zeitstempel und warum ist er bei digitalen Signaturen wichtig?
Was passiert, wenn ich ein Dokument nach der digitalen Signatur ändere?
OFFIZ-Video: So funktioniert eine digitale Signatur
Wenn Sie lieber zuhören, gibt’s hier die wichtigsten Infos zur digitalen Signatur nochmal in einer kompakten und verständlichen Zusammenfassung. Viel Spaß beim Anschauen!
Fazit zur digitalen Unterschrift
Dokumente digital zu unterschreiben, spart Zeit, Papier und Nerven – aber nicht jede elektronische Unterschrift ist für jedes Dokument geeignet. Während einfache elektronische Signaturen (EES) schnell erstellt sind und in vielen Fällen ausreichen, sind bei rechtlich relevanten Dokumenten oft höhere Sicherheitsstandards erforderlich. Hier kommen die fortgeschrittene (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ins Spiel, die für bestimmte Dokumente sogar gesetzlich vorgeschrieben sind. Die Wahl der richtigen Signatur hängt letztlich von der rechtlichen Relevanz des Dokuments und dem möglichen Haftungsrisiko ab – eine Entscheidung, die Sie nun souverän treffen können.
Wichtiger Hinweis: Dieser Artikel bietet einen Überblick zum Thema Digitale Unterschrift erstellen und wurde mit größter Sorgfalt erstellt. Dennoch können wir keine Gewähr für die Richtigkeit, Aktualität oder Vollständigkeit der Inhalte übernehmen. Für spezifische rechtliche Auskünfte empfehlen wir, einen Experten zu Rate zu ziehen.