Der Papierkram stapelt sich und Sie fragen sich, wie Sie Ihre Belege und Akten endlich digital organisieren können. Kein Problem! Ob mit dem Scanner, Drucker oder sogar dem Smartphone – es gibt viele Wege, Ihre Dokumente zu scannen und zu digitalisieren.
In diesem Artikel lernen Sie Schritt für Schritt, wie Sie mühelos Dokumente scannen können und typische Fehler vermeiden.
Inhaltsverzeichnis:
Warum es sinnvoll ist, Dokumente zu digitalisieren?
Die Digitalisierung von Dokumenten bietet zahlreiche Vorteile. Durch digitale Kopien Ihrer wichtigen Dokumente wird der Zugriff auf wichtige Unterlagen wie Verträge, Rechnungen oder persönliche Schriftstücke deutlich einfacher und flexibler. Sie sind nicht mehr an einen festen Ort gebunden, sondern können diese Dateien bequem am Computer, Tablet oder Smartphone aufrufen.
Ein weiterer Vorteil: Wer Dokumente digital speichert, spart Platz. Das lästige Aufbewahren von Aktenordnern und Papierstapeln entfällt, da alle wichtigen Papiere digitalisiert und an einem zentralen Ort organisiert werden können. Darüber hinaus erleichtert die Digitalisierung das Auffinden von Informationen. Mit einer einfachen Suchfunktion lassen sich die benötigten Dateien in Sekunden finden, was den Aufwand im Vergleich zur Suche in Papierstapeln erheblich reduziert.
Auch in Sachen Sicherheit bietet die digitale Archivierung Vorteile. Durch regelmäßige Backups in der Cloud oder auf externen Speichermedien sind die Dokumente vor Verlust oder Beschädigung durch Feuer, Wasser oder andere unvorhersehbare Ereignisse geschützt. Für den Versand per E-Mail oder den schnellen Austausch mit Dritten lassen sich die digitalisierten Dokumente zudem bequem und unkompliziert teilen.
Zu guter Letzt unterstützt das Scannen von Dokumenten einen nachhaltigeren Lebensstil. Weniger Papierverbrauch schont Ressourcen und hilft dabei, den ökologischen Fußabdruck zu verringern.
Was wird zum Scannen von Dokumenten benötigt?
Um Dokumente zu digitalisieren, sind nicht unbedingt viele Geräte erforderlich. Je nach den individuellen Bedürfnissen und dem Umfang der zu scannenden Unterlagen, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, die passenden Hilfsmittel auszuwählen.
Scanner: Flachbett- oder Multifunktionsgerät
Ein klassischer Flachbettscanner eignet sich hervorragend für einzelne Dokumente, Fotos oder auch empfindliche Unterlagen. Das Dokument wird auf die Glasplatte gelegt und durch das Gerät sorgfältig eingescannt. Flachbettscanner bieten oft eine hohe Auflösung und sind besonders gut geeignet, wenn es auf detailgetreue und scharfe Scans ankommt.
Multifunktionsgeräte, die neben dem Scannen auch Drucken und Kopieren können, sind ebenfalls eine praktische Option. Diese Geräte nehmen oft weniger Platz in Anspruch und bieten die Möglichkeit, verschiedene Funktionen in einem Gerät zu vereinen. Vor allem bei regelmäßigem Gebrauch von Drucker und Kopierer sind Multifunktionsgeräte eine gute Lösung für das gelegentliche Einscannen von Dokumenten.
Alternativen: Scannen mit dem Smartphone
Für kleinere Mengen an Dokumenten oder wenn etwas sehr schnell digitalisiert werden muss, bieten sich Smartphone-Apps als praktische Alternative an. Moderne Scanner-Apps, die im App-Store verfügbar sind, ermöglichen das Fotografieren von Dokumenten und wandeln diese direkt in PDF- oder Bilddateien um. Viele dieser Apps bieten zusätzliche Funktionen wie die automatische Korrektur von Schieflagen, das Zuschneiden der Ränder oder die Anpassung der Helligkeit und Kontraste.
Diese Methode ist besonders nützlich, wenn unterwegs oder zu Hause schnell etwas digitalisiert werden soll, ohne extra ein Gerät dafür anzuschaffen. Auch das Teilen der Dateien über E-Mail oder Cloud-Dienste gelingt so mühelos.
Einige der beliebtesten und empfehlenswerten Apps für diesen Zweck sind:
Adobe Scan
Microsoft Lens
CamScanner
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Dokumente richtig scannen
Mit ein paar vorbereitenden Schritten und der richtigen Technik können Sie ganz einfach klare und professionelle Scans mit Ihrem privaten Scanner oder Multifunktionsgerät erstellen. In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie die besten Ergebnisse erzielen können.
Vorbereitung der Dokumente
Bevor das Scannen beginnt, sollten die Dokumente gut vorbereitet werden. Entfernen Sie Heftklammern oder Büroklammern. Auch Knicke und Falten sollten geglättet werden, um unscharfe oder verzerrte Bilder zu vermeiden. Besonders bei dicken oder empfindlichen Dokumenten ist dies entscheidend, um optimale Ergebnisse zu erzielen.
Auswahl der richtigen Scan-Einstellungen
Die richtigen Scan-Einstellungen sind entscheidend, um qualitativ hochwertige und zugleich platzsparende digitale Dateien zu erstellen. Hier sind die wichtigsten Parameter, die es zu beachten gilt:
Dateiformat
Die Wahl des Dateiformats beeinflusst sowohl die Dateigröße als auch die Qualität des Scans. Für Dokumente bietet sich das PDF-Format an, da es vielseitig einsetzbar und gut lesbar ist. Für Fotos oder Grafiken eignet sich das JPEG-Format, da es eine gute Balance zwischen Dateigröße und Bildqualität bietet. Wer jedoch höchste Qualität ohne Verluste möchte, sollte das TIFF-Format wählen – dieses ist allerdings deutlich größer.
Empfohlene Dateiformate:
Bilder: JPG oder PNG, alternativ: TIF
Texte: PDF
Scan-Auflösung
Die Auflösung wird in DPI (Dots per Inch) gemessen und bestimmt die Schärfe des Scans. Für einfache Textdokumente reichen 300 DPI in der Regel aus. Sollen Fotos oder detailreiche Dokumente gescannt werden, empfiehlt sich eine höhere Auflösung von 600 DPI oder mehr. Es gilt jedoch zu bedenken, dass eine höhere Auflösung auch die Dateigröße erheblich erhöht, was dazu führt, dass ein eingescanntes Dokument nicht mehr per E-Mail versendet werden kann, weil die maximale Größe dafür erreicht wurde.
Farbmodus
Je nach Dokumenttyp kann der Farbmodus angepasst werden. Für einfache Schwarz-Weiß-Dokumente genügt der „Graustufen“- oder „Schwarz-Weiß“-Modus. Dies reduziert die Dateigröße erheblich. Für farbige Dokumente oder Fotos sollte der Farbmodus „Farbe“ gewählt werden, um die Originalfarben genau wiederzugeben.
Scannen: So funktioniert’s
Die meisten Multifunktionsdrucker und Scanner werden mit einer eigenen Software geliefert, die das Einscannen von Dokumenten vereinfacht. Diese Programme sind in der Regel benutzerfreundlich gestaltet und bieten eine Reihe von Einstellungsmöglichkeiten. Der genaue Ablauf kann je nach Hersteller leicht variieren, aber die grundlegenden Schritte sind bei den meisten Geräten ähnlich.
Software starten
Nach der Installation der mitgelieferten Scanner-Software starten Sie das Programm über den Desktop oder das Startmenü. Die Benutzeroberfläche bietet in der Regel direkt die Option zum Scannen von Dokumenten.
Dokument auflegen
Legen Sie das Dokument mit der bedruckten Seite nach unten auf die Scannerfläche. Falls Sie einen Dokumenteneinzug verwenden, achten Sie darauf, dass die Blätter richtig eingelegt sind, um schiefe Scans zu vermeiden.
Scan-Einstellungen festlegen
In der Software können Sie die Scan-Einstellungen anpassen, wie z. B. das gewünschte Dateiformat (PDF, JPEG, etc.), die Auflösung (z. B. 300 DPI für Text oder 600 DPI für Fotos) und den Farbmodus (Schwarz-Weiß, Graustufen oder Farbe). Diese Einstellungen sind entscheidend für die Qualität des Scans.
Scanvorgang starten
Sobald alle Einstellungen festgelegt sind, starten Sie den Scanvorgang über die entsprechende Schaltfläche. Bei Multifunktionsgeräten kann dies auch direkt am Gerät erfolgen, jedoch bietet die Software mehr Anpassungsmöglichkeiten.
Dokument prüfen und speichern
Nach dem Scanvorgang wird eine Vorschau des gescannten Dokuments angezeigt. Hier können Sie das Ergebnis überprüfen und, falls nötig, Anpassungen wie Drehen, Zuschneiden oder Kontrastanpassungen vornehmen. Sobald Sie zufrieden sind, speichern Sie das Dokument an einem gewünschten Ort auf Ihrem Computer.
Sannen mit der App „Adobe Scan“
App öffnen und Scan-Modus auswählen: Nach dem Start der App wird die Kamera automatisch aktiviert. Sollte dies nicht geschehen, kann sie durch Antippen des Kreises in der Mitte manuell gestartet werden.
Dokument scannen: Das gewünschte Dokument erfassen. Wenn mehrere Seiten gescannt werden sollen, kann durch Antippen von „Fortfahren“ eine weitere Seite hinzugefügt werden.
Vorschau anzeigen: Nach dem Scannen aller Seiten auf das blaue Symbol unten rechts mit der Seitenanzahl tippen, um die Vorschau der gescannten Dokumente zu öffnen.
Scans bearbeiten: In der Vorschau können die Dokumente bearbeitet werden. Optionen wie Drehen, Zuschneiden, Helligkeitsanpassung, Fleckenentfernung oder das Hinzufügen von Text oder Formen stehen zur Verfügung. Der Text kann außerdem durch Antippen des „magischen Dokumente-Symbols“ oben rechts extrahiert werden.
PDF speichern: Sobald alle Anpassungen abgeschlossen sind, oben rechts auf „PDF speichern“ tippen.
Dokument teilen: Das gespeicherte Dokument kann als Link oder durch die Funktion „Freigeben“ und „Kopie freigeben“ per E-Mail versendet werden.
Dokumentenmanagement nach dem Scannen
Nach dem Scannen ist die richtige Organisation der digitalen Dateien entscheidend. Es geht darum, Dokumente nicht nur zu speichern, sondern auch sicherzustellen, dass sie schnell und effizient wiedergefunden werden können.
Speicherort und Dateibenennung
Um gescannte Dokumente übersichtlich zu archivieren, sollten klare Kategorien und einheitliche Dateinamen verwendet werden. Ein sinnvoll benannter Ordneraufbau sorgt für Struktur und Übersichtlichkeit. Dabei hilft es, für verschiedene Dokumententypen wie Rechnungen, Verträge oder persönliche Unterlagen getrennte Ordner anzulegen.
Damit Ihre gescannten Dokumente nicht im Chaos verschwinden, ist eine gute Organisation entscheidend. Mit der richtigen Ordnerstruktur und klaren Dateinamen finden Sie alles schnell wieder. In unserem Leitfaden zur digitalen Dokumentenverwaltung erfahren Sie, wie das ganz einfach geht.
Verwendung von Cloud-Diensten zur Datensicherung
Um sicherzustellen, dass Ihre digitalisierten Dokumente auch langfristig erhalten bleiben, bietet sich die Verwendung von Cloud-Diensten an. Diese ermöglichen es, Dateien nicht nur sicher zu speichern, sondern auch von überall darauf zuzugreifen.
Dienste wie Google Drive, Dropbox oder OneDrive sind beliebte Optionen, um Dokumente zu sichern und mit verschiedenen Geräten zu synchronisieren. Die Speicherung in der Cloud bietet zudem den Vorteil, dass Dokumente nicht nur auf dem eigenen Rechner, sondern auch auf anderen Geräten verfügbar sind, was im Falle eines Datenverlustes oder bei einem Gerätedefekt wertvolle Sicherheit bringt.
Alternativen zur mitgelieferten Druckersoftware
Die meisten Drucker und Scanner bieten eine eigene Hersteller-Software mit vielfältigen Funktionen, doch oft ist diese für einfache Scans gar nicht nötig.
Windows 10: Dokumente scannen ohne zusätzliche Software
Wenn Sie einen Computer mit dem Betriebssystem Windows 10 nutzen, müssen Sie keine zusätzliche Software installieren, um ein Dokument oder Foto zu scannen. Mit den integrierten Funktionen lässt sich das Scannen ganz einfach wie folgt durchführen:
Öffnen des „Windows-Fax und -Scan“-Programm
Um mit dem Scannen zu beginnen, öffnen Sie das vorinstallierte Programm „Windows-Fax und -Scan“. Dieses finden Sie am schnellsten, indem Sie in der Suchleiste „Fax und Scan“ eingeben und das Programm anklicken.
Wählen Sie den Scanner aus
Im Programm klicken Sie auf „Neuer Scan“. Ein Fenster öffnet sich, in dem Sie Ihren angeschlossenen Scanner auswählen können. Stellen Sie sicher, dass der Scanner korrekt installiert und einsatzbereit ist.
Einstellungen anpassen
Bevor der Scan gestartet wird, können Sie verschiedene Einstellungen anpassen. Dazu gehören die Auswahl des Dokumententyps (z.B. Foto oder Text), der Farbmodus (Farbe, Graustufen oder Schwarz-Weiß) sowie die Auflösung.
Starten Sie den Scan
Nachdem alle Einstellungen vorgenommen wurden, klicken Sie auf „Scannen“. Ihr Dokument wird dann digitalisiert und im Programm angezeigt.
Datei speichern
Nach durchgeführtem Scan finden Sie Ihre gescannten Dokumente dann im Ordner „Dokumente“ -> „Gescannte Dokumente“. Außerdem haben Sie während des Scans die Möglichkeit, die Datei als E-Mail an andere Personen zu versenden.
Windows 10 bietet nicht nur einfache Scan-Funktionen, sondern auch die Möglichkeit, mehrere Seiten in einem Scan-Vorgang zusammenzufügen und diese als eine einzige Datei zu speichern. Das ist besonders nützlich für mehrseitige Dokumente wie Verträge oder Berichte.
Zielformat PDF: Scannen mit PDF24
Eine andere beliebte Alternative zur mitgelieferten Druckersoftware ist PDF24, ein kostenloses Tool, das einfach zu bedienen ist und sich hervorragend zum Scannen von Dokumenten direkt ins PDF-Format eignet. Mit der Funktion „Vom Scanner oder Kamera importieren“ können Dokumente direkt vom Scanner in PDF24 eingelesen werden. Nach dem Scanvorgang einfach speichern – schon ist das Dokument als PDF verfügbar.
Häufige Fehler beim Scannen und wie man sie vermeidet
Beim Scannen schleichen sich leicht Fehler ein, die die Qualität der digitalen Dokumente beeinträchtigen. Hier ein paar Tipps, um die häufigsten Probleme zu vermeiden:
Schiefe Scans: Das Dokument sollte gerade im Scanner liegen. Viele Scan-Programme bieten eine automatische Korrektur, falls das Dokument doch einmal schief eingescannt wird.
Unscharfe oder schlecht lesbare Scans: Eine ausreichende Auflösung (mindestens 300 dpi) ist wichtig, um scharfe und gut lesbare Scans zu erhalten. Außerdem sollten die Glasflächen des Scanners sauber sein, da selbst kleine Flecken die Qualität beeinflussen können.
Unnötig große Dateigrößen: Um Speicherplatz zu sparen, empfiehlt es sich, die Auflösung zu reduzieren, wenn keine hohe Detailgenauigkeit nötig ist. Ein PDF-Format ist meist ideal, da es die Dateigröße effizient hält.
Scanservice für Unternehmen
Während das Scannen einzelner Dokumente im privaten Bereich eine praktische Möglichkeit ist, den Papierkram zu reduzieren, stoßen viele Menschen bei größeren Dokumentenmengen schnell an ihre Grenzen.
Hier setzen professionelle Scanservices an: Scandienstleister bieten Unternehmen eine effiziente und sichere Lösung zur Digitalisierung großer Dokumentenmengen. Durch moderne Technologien wie optische Zeichenerkennung (OCR) und Cloud-Integration ermöglichen sie eine optimierte Verwaltung und schnellen Zugriff auf digitale Daten. Unternehmen profitieren von einer einfachen Suche, einer strukturierten Datenablage und einer sicheren Speicherung ihrer Informationen. Auch Wir von OFFIZ bieten einen maßgeschneiderten Scanservice an, der speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten ist.
Vorteile unseres Scanservices für Unternehmen:
Effizienzsteigerung durch schnellen Zugriff auf digitalisierte Dokumente
Kosteneinsparungen durch reduzierte Lagerkosten und weniger Papierverbrauch
Erhöhte Sicherheit durch moderne Verschlüsselungsmethoden und sichere Speicherung
Optimierung der Arbeitsabläufe durch Integration in digitale Systeme
Skalierbarkeit für wachsende Datenmengen
Machen Sie Schluss mit Papierbergen – wir digitalisieren Ihre Akten.
Rechtliche Vorgaben beim Scannen von Geschäftsunterlagen
Wer geschäftliche Dokumente scannt, sollte dabei auf die Einhaltung rechtlicher Vorschriften achten, um deren Rechtswirksamkeit zu wahren. Besonders bei Geschäftsunterlagen sind Aufbewahrungsfristen und das sogenannte "ersetzende Scannen" entscheidend, um rechtssicher zu handeln.
Rechtssicheres ersetzendes Scannen
Das ersetzende Scannen bedeutet, dass Papierdokumente nach dem Scan vernichtet werden können, während die digitale Version rechtsgültig bleibt. Hierbei müssen jedoch klare Vorschriften eingehalten werden, damit die digitalen Dokumente auch bei Prüfungen durch Finanzbehörden oder Gerichte anerkannt werden. Dies wird vor allem durch die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) geregelt.
Das Dokument muss bei der Digitalisierung vollständig, unverändert und korrekt archiviert werden. Hier kommen technische Maßnahmen wie eine optische Zeichenerkennung (OCR) und die lückenlose Dokumentation des Scanprozesses zum Einsatz. Zudem dürfen die Dateien nachträglich nicht mehr verändert werden, um Manipulationen zu verhindern.
Aufbewahrungsfristen
In Deutschland gibt es klare Vorgaben, wie lange bestimmte Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden müssen. Nach § 257 HGB (Handelsgesetzbuch) und § 147 AO (Abgabenordnung) gilt beispielsweise für Handelsbriefe und Rechnungen eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren, während Jahresabschlüsse, Buchungsbelege und andere steuerlich relevante Dokumente zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Auch wenn die Originale durch Scans ersetzt werden, gelten diese Fristen weiterhin.
FAQ: Häufig gestellte Fragen rund um das Scannen von Dokumenten
Was ist der Unterschied zwischen Scannen und Fotokopieren?
Beim Scannen wird ein Dokument in ein digitales Format umgewandelt und auf einem PC oder einem anderen Speichermedium gesichert. Beim Fotokopieren hingegen wird eine physische Kopie des Dokuments erstellt. Scans ermöglichen eine flexible Archivierung und das Bearbeiten von digitalen Dateien, während Fotokopien lediglich Papierduplikate sind.
Kann ich Dokumente auch ohne Scanner digitalisieren?
Kann man mit dem Handy Dokumente scannen?
Wie scannt man etwas vom Drucker auf den PC?
Was ist der Unterschied zwischen einem normalen Scan und der optischen Zeichenerkennung (OCR)?
Kann ich mehrere Seiten in einem einzigen Scan-Dokument zusammenfügen?
Fazit zum Scannen von Dokumenten
Das Scannen von Dokumenten ist leichter, als es vielleicht zunächst erscheint – mit den richtigen Hilfsmitteln geht es schnell und unkompliziert. Egal, ob es sich um wichtige Belege, persönliche Dokumente oder Akten handelt, durch die Digitalisierung behalten Sie den Überblick über Ihre Unterlagen. Wenn Sie große Mengen an Dokumenten digitalisieren möchten, unterstützen wir Sie gerne mit unserem professionellen Scanservice. Starten Sie jetzt und bringen Sie Ihre Dokumente mit ins digitale Zeitalter!
Der erste Schritt zum papierlosen Büro.
Wichtiger Hinweis: Dieser Artikel bietet einen Überblick zum Thema Dokumente scannen und wurde mit größter Sorgfalt erstellt. Dennoch können wir keine Gewähr für die Richtigkeit, Aktualität oder Vollständigkeit der Inhalte übernehmen. Für spezifische rechtliche Auskünfte empfehlen wir, einen Experten zu Rate zu ziehen.