Ein gut geführtes Kassenbuch hilft Ihnen nicht nur, den Überblick über Ihre Bargeldbestände zu behalten, sondern sorgt auch für klare Strukturen und Sicherheit bei der Steuer. Mit ein paar einfachen Tipps und der richtigen Herangehensweise wird die Kassenbuchführung zum Kinderspiel. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihr Kassenbuch professionell führen, welche Tools Ihnen die Arbeit erleichtern und wie Sie Ihre Buchhaltung auf Erfolgskurs bringen.
Inhaltsverzeichnis:
Definition: Was ist ein Kassenbuch?
Ein Kassenbuch ist eine laufende Aufzeichnung aller Bargeldbewegungen in einem Unternehmen. Es dient dazu, Einnahmen und Ausgaben nachvollziehbar und lückenlos zu dokumentieren. Jeder Eintrag muss mit einem Beleg belegt sein, damit die Angaben auch bei einer Prüfung standhalten. Das Kassenbuch hilft nicht nur, den Überblick über die Kasse zu behalten, sondern ist auch eine wichtige Grundlage für die Buchhaltung und Steuererklärung.
Was ist der Unterschied zwischen einem Kassenbericht und einem Kassenbuch?
Ein Kassenbuch und ein Kassenbericht unterscheiden sich vor allem in ihrer Funktion und Detailtiefe. Während das Kassenbuch eine fortlaufende, detaillierte Aufzeichnung aller Bargeldbewegungen ist, inklusive einzelner Einnahmen, Ausgaben und Belegnummern, fasst der Kassenbericht lediglich die Kasseneinnahmen und -ausgaben eines Tages zusammen. Der Kassenbericht dient somit als einfache Übersicht für die Tageskasse, während das Kassenbuch umfassend alle Transaktionen dokumentiert und regelmäßiger geführt wird.
Warum muss man ein Kassenbuch führen?
Ein Kassenbuch ist gesetzlich vorgeschrieben, um die Transparenz bei Bargeldgeschäften zu gewährleisten. Da Bargeldtransaktionen dazu genutzt werden könnten, Umsätze zu verschleiern und Steuern zu umgehen, verpflichtet der Gesetzgeber, insbesondere Unternehmen mit hohen Bargeldumsätzen zur lückenlosen Dokumentation. Dies stellt sicher, dass die Bareinnahmen korrekt erfasst werden, da sie als Grundlage für die Berechnung der Umsatzsteuer dienen.
Wer muss ein Kassenbuch führen?
Nicht jeder Unternehmer oder Selbstständige ist verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Die Kassenbuchpflicht hängt von der Art und dem Umfang des Unternehmens sowie den rechtlichen Vorgaben ab.
Folgende Unternehmen sind verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen:
Firmen mit Handelsregistereintragung: Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, unabhängig davon, ob der Eintrag freiwillig erfolgte.
Unternehmen mit doppelter Buchführungspflicht: Betriebe, die zur Bilanzierung und Aufstellung einer Bilanz verpflichtet sind.
Unternehmen mit kaufmännischem Geschäftsbetrieb: Betriebe, deren Art und Umfang eine kaufmännische Buchführung erfordern, z. B. aufgrund von Umsatzhöhe, Mitarbeiteranzahl oder Organisationsaufwand.
Ausnahmen von der Kassenbuchpflicht
Wenn Sie ein Kleingewerbe betreiben oder Freiberufler sind, sind Sie in der Regel nicht verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Stattdessen genügt die Erstellung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Voraussetzung dafür ist, dass:
Der Umsatz nicht über 800.000 Euro liegt.
Der Gewinn nicht über 80.000 Euro liegt.
Achtung: Kassenbuchpflicht bei Bargeschäften
Auch wer normalerweise nicht zur Kassenbuchführung verpflichtet ist, kann dazu verpflichtet werden, wenn der Großteil der Einnahmen durch Bargeschäfte erfolgt. Dies betrifft vor allem Branchen wie:
Gastronomie
Einzelhandel
Friseure
Kiosk-Betreiber
Kassenbuch freiwillig führen: Lohnt es sich?
Auch wenn keine gesetzliche Verpflichtung besteht, kann es für viele Unternehmen sinnvoll sein, ein Kassenbuch freiwillig zu führen. Besonders Betriebe mit häufigen Bargeldtransaktionen, wie in der Gastronomie oder im Einzelhandel, profitieren von der Übersicht über Einnahmen, Ausgaben und den Kassenbestand. Ein freiwillig geführtes Kassenbuch hilft außerdem, Transparenz zu schaffen und finanzielle Entscheidungen besser zu planen. Zudem können geordnete Aufzeichnungen bei einer Prüfung durch das Finanzamt von Vorteil sein.
Gesetzliche Vorgaben zum Führen eines Kassenbuchs
Die Kassenbuchführung unterliegt strengen gesetzlichen Vorgaben, die in der Abgabenordnung (AO), dem Handelsgesetzbuch (HGB) und den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) festgelegt sind. Die wichtigsten Anforderungen im Überblick:
Einzelaufzeichnungspflicht: Alle Geschäftsvorfälle müssen einzeln, vollständig und korrekt im Kassenbuch aufgeführt werden. Eine Sammelbuchung ist nicht zulässig.
Tägliche Erfassung: Bareinnahmen und -ausgaben müssen täglich erfasst werden (§ 146 Abs. 1 AO).
Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit: Die Aufzeichnungen müssen nachvollziehbar sein und dürfen nicht nachträglich geändert werden. Änderungen müssen als solche gekennzeichnet sein.
Sprache und Belege: Das Kassenbuch muss in deutscher Sprache geführt werden. Jeder Buchung muss ein Beleg (Rechnung, Quittung, Kassenzettel) beigefügt sein.
Aufbewahrungspflicht: Kassenbücher und Belege müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden (§ 257 HGB).
Abgleich mit dem Kassenbestand: Der Kassenbestand muss regelmäßig überprüft und mit dem Kassenbuch abgeglichen werden.
Aufbau und Inhalte eines Kassenbuchs
Ein korrekt geführtes Kassenbuch dient nicht nur der Aufzeichnung von Einnahmen und Ausgaben, sondern ist auch ein wichtiges Dokument für den Nachweis gegenüber dem Finanzamt. Es gibt bestimmte Anforderungen an den Aufbau und die Inhalte eines Kassenbuchs, die beachtet werden müssen, um rechtlichen Problemen vorzubeugen.
Welche Inhalte muss ein Kassenbuch haben?
Ein Kassenbuch muss sämtliche Geschäftsvorfälle, die in bar erfolgen, nachvollziehbar und lückenlos dokumentieren. Dabei sind die folgenden Informationen erforderlich:
Datum: Jeder Buchung muss das Datum des Geschäftsvorfalls zugeordnet werden.
Belegnummer: Zu jedem Vorgang muss eine eindeutige Belegnummer vermerkt sein, die sich auf den entsprechenden Beleg (z.B. Quittung, Rechnung) bezieht.
Beschreibung des Vorgangs: Eine kurze und präzise Beschreibung des Vorgangs, z.B. „Verkauf von Waren“, „Miete“, „Lohnzahlung“.
Betrag: Der genaue Betrag, der entweder als Einnahme oder Ausgabe verbucht wird.
Einnahmen und Ausgaben getrennt: Einnahmen und Ausgaben sollten klar voneinander getrennt erfasst werden.
neuer Kassenbestand: Der Stand des Kassenbestands nach jeder Buchung muss ebenfalls dokumentiert werden.
Wie erfasst man alle Geschäftsvorfälle im Kassenbuch korrekt?
Die korrekte Erfassung von Geschäftsvorfällen erfolgt immer in chronologischer Reihenfolge, beginnend mit dem ersten Buchungseintrag des Jahres. Jeder Eintrag muss den oben genannten Kriterien entsprechen, wobei insbesondere auf die vollständige und exakte Angabe des Belegs sowie der Beträge geachtet werden sollte.
Die Einnahmen und Ausgaben müssen immer bar dokumentiert werden. Weitere Buchungen, die per Banküberweisung oder Scheck erfolgen, sind nicht Teil des Kassenbuchs, sondern in der Bank- oder Scheckbuchführung zu dokumentieren.
Der korrekte Aufbau einer Buchung
Ein Kassenbucheintrag folgt einer festen Struktur:
Datum des Vorgangs
Belegnummer
Beschreibung des Vorgangs
Betrag der Einnahme oder Ausgabe
Kassenbestand nach der Buchung
Am Ende des Tages sollten Sie den Kassenbuchbestand mit dem tatsächlich gezählten Kassenbestand vergleichen. Nach Abschluss der Eintragungen tragen Sie Ihren Namen ein und bestätigen die Richtigkeit mit Ihrer Unterschrift. Beim Führen eines Kassenbuchs ist es wichtig, diese Aufgabe täglich durchzuführen.
Beispiel für einen korrekten Kassenbucheintrag:
Damit ein Kassenbuch ordnungsgemäß geführt wird, müssen alle Einträge korrekt sein. Dieses Beispiel zeigt, wie die Buchungen der Belege eines Tages im Kassenbuch dargestellt werden können:
Datum | Beleg- nummer | Beschreibung | Einnahme (€) | Ausgabe (€) |
01.12.2024 | 001 | Verkauf von Waren | 500,00 | - |
01.12.2024 | 002 | Miete für Dezember | - | 300,00 |
02.12.2024 | 003 | Verkauf von Waren | 250,00 | - |
02.12.2024 | 004 | Kauf von Büromaterial | - | 50,00 |
03.12.2024 | 005 | Privateinlage | 100,00 | - |
03.12.2024 | 006 | Stromrechnung November | - | 120,00 |
Nachweis des Kassenbestands durch Zählen
Der Kassenbestand muss regelmäßig überprüft und mit dem im Kassenbuch dokumentierten Wert abgeglichen werden. Dies erfolgt durch das Zählen des Bargeldbestands. Ein Zählprotokoll sollte mindestens einmal am Ende eines Monats oder zu anderen wichtigen Zeitpunkten (z.B. nach der Inventur) erstellt werden.
Zählprotokoll vom 15.07.2024
Position | Wert (EUR) | Anzahl | Gesamtwert (EUR) |
Scheine | |||
500,00 | 1 | 500,00 | |
200,00 | 2 | 400,00 | |
100,00 | 1 | 100,00 | |
50,00 | 2 | 100,00 | |
20,00 | 5 | 100,00 | |
10,00 | 6 | 60,00 | |
5,00 | 8 | 40,00 | |
Münzen | |||
2,00 | 7 | 14,00 | |
1,00 | 15 | 15,00 | |
0,50 | 12 | 6,00 | |
0,20 | 10 | 2,00 | |
0,10 | 15 | 1,50 | |
0,05 | 25 | 1,25 | |
0,02 | 10 | 0,20 | |
0,01 | 20 | 0,20 | |
Summe | 1.400,15 |
Wie geht man mit Privateinlagen oder -entnahmen um?
Privateinlagen und -entnahmen sind auch im Kassenbuch zu dokumentieren. Hierbei handelt es sich um Transaktionen, bei denen der Unternehmer Geld aus der Firma entnimmt oder in die Firma einbringt, die nicht Teil des regulären Geschäftsbetriebs sind.
In diesem Fall liegt kein externer Beleg vor, daher ist es erforderlich, einen Eigenbeleg zu erstellen. Ein solcher Eigenbeleg könnte beispielsweise folgendermaßen aussehen:
Entnahmebeleg vom 09.07.2024
Belegnummer | 001 |
Zweck | Barentnahme |
Betrag bar | 200,00 € |
durch | Max Mustermann |
Unterschrift |
Korrekturen im Kassenbuch richtig durchführen
Korrekturen im Kassenbuch müssen jederzeit nachvollziehbar und revisionssicher sein. Radierungen, Überschreibungen oder andere Formen der Unkenntlichmachung sind nicht zulässig. Um sicherzustellen, dass Ihr Kassenbuch den Anforderungen des Finanzamts entspricht, sollten falsche Buchungen storniert (durch eine Gegenbuchung korrigiert) und anschließend korrekt neu eingetragen werden. So bleibt die Transparenz der Aufzeichnungen gewahrt.
Beispiel für eine korrekte Stornierung im Kassenbuch:
Datum | Beschreibung | Beleg-Nr. | Einnahme (€) | Ausgabe (€) | Kassen bestand (€) |
Anfangsbestand | 2.500,00 | ||||
08.03.2024 | Einnahmen | 10 | 1.200,00 | 3.700,00 | |
08.03.2024 | Storno Eingabefehler | 11 | -1.200,00 | 2.500,00 | |
08.03.2024 | Einnahmen (korrekt) | 12 | 120,00 | 2.620,00 |
In diesem Beispiel wurden fälschlicherweise Einnahmen in Höhe von 1.200,00 Euro eingetragen. Der Fehler wurde durch eine Stornierung (negative Buchung) korrigiert, und anschließend wurde die korrekte Einnahme in Höhe von 120,00 Euro neu erfasst.
Welche Form sollte das Kassenbuch haben?
Das Kassenbuch kann in unterschiedlichen Formaten geführt werden, die jeweils ihre Vor- und Nachteile haben. Im Folgenden stellen wir die verschiedenen Möglichkeiten vor und geben Tipps, welche Methode für Sie die richtige sein könnte.
Handschriftliches Kassenbuch
Ein handschriftliches Kassenbuch ist die klassische Variante und eignet sich besonders für kleinere Betriebe. Mithilfe vorgedruckter Formularbücher, die im Bürobedarf erhältlich sind, können Sie Einnahmen und Ausgaben übersichtlich dokumentieren. Alternativ können Sie unsere kostenlose Kassenbuch-Vorlage herunterladen und direkt ausdrucken – ideal für einen schnellen Start!
Es gelten folgende Vorschriften:
Fehlerhafte Einträge dürfen nicht gelöscht oder überschrieben werden. Stattdessen werden sie durchgestrichen und mit einem neuen Eintrag korrigiert.
Es müssen dokumentenechte Stifte, wie Kugelschreiber, verwendet werden – Bleistifte sind nicht erlaubt.
Leere Zeilen zwischen den Einträgen sollten vermieden werden, da sie Manipulationen ermöglichen könnten.
Diese Form ist zwar mit mehr Aufwand verbunden, wird aber bei korrekter Führung vom Finanzamt anerkannt.
Kassenbuch in Excel
Ein Kassenbuch mit Excel zu führen, klingt praktisch, ist jedoch problematisch. Da Excel-Tabellen leicht nachträglich bearbeitet werden können, erfüllt diese Methode nicht die gesetzlichen Anforderungen und wird vom Finanzamt nicht akzeptiert.
Sie können Excel aber dennoch nutzen, indem Sie Vorlagen erstellen, diese ausdrucken und anschließend handschriftlich ausfüllen. So profitieren Sie von der Flexibilität des Programms, ohne gegen Vorschriften zu verstoßen.
Kassenbuch-Software
Die Nutzung einer Kassenbuch-Software ist eine moderne und komfortable Lösung, die vor allem bei umfangreicheren Buchungen Sinn macht. Solche Programme erfassen alle Geschäftsvorfälle automatisch, vermeiden Übertragungsfehler und machen Änderungen nachvollziehbar.
Ein weiterer Vorteil ist, dass viele Softwarelösungen in bestehende Systeme wie Warenwirtschaft oder Buchhaltungsprogramme integriert werden können. Allerdings sollten Sie bei der Wahl darauf achten, dass die Software GoBD konform ist. Nur so ist sichergestellt, dass Ihre Daten unveränderbar gespeichert und maschinell ausgewertet werden können – eine Grundvoraussetzung, damit das Finanzamt die elektronische Kassenführung akzeptiert. Die GoBD Vorgaben regeln, wie Sie Ihre Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß dokumentieren müssen, egal ob Sie mit einer Ladenkasse oder einer Buchhaltungssoftware arbeiten.
Unterstützung durch die Registrierkasse
In Branchen wie Gastronomie oder Einzelhandel, in denen viele Barumsätze anfallen, kann eine Registrierkasse eine sinnvolle Unterstützung sein. Sie nimmt Transaktionen automatisch auf und erleichtert so die Kassenführung erheblich.
Eine solche Kasse ersetzt das Kassenbuch jedoch nicht vollständig. Es bleibt erforderlich, die Daten ordnungsgemäß zu dokumentieren. Achten Sie darauf, dass die Kasse alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt, insbesondere die Einzelaufzeichnungspflicht. Moderne Geräte speichern alle Daten mindestens zehn Jahre und machen sie maschinell auswertbar.
Ob Sie nun eine Registrierkasse oder eine klassische Ladenkasse verwenden, die ordnungsgemäße Kassenbuchführung bleibt für beide Systeme gleichermaßen wichtig. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Sicherheitseinrichtung für die Kasse den aktuellen Standards entspricht. Besonders bei elektronischen Kassen oder Registrierkassen ist es wichtig, die richtigen Sicherheitsvorkehrungen zu treffen, um Datenverlust und Manipulationen vorzubeugen.
Kostenlose Kassenbuch-Vorlage zum Ausdrucken
Damit die Kassenbuchführung noch einfacher wird, stellen wir Ihnen eine praktische Kassenbuch-Vorlage im PDF-Format zum kostenlosen Download bereit. Die Vorlage ist übersichtlich gestaltet und enthält alle wichtigen Spalten für eine ordnungsgemäße Dokumentation Ihrer Bareinnahmen und -ausgaben. Einfach herunterladen, ausdrucken und direkt starten!
FAQ: Häufige Fragen zur Kassenbuchführung
Was ist der Unterschied zwischen dem Führen eines Kassenbuchs und der Einnahmen-Überschuss-Rechnung?
Das Kassenbuch und die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) unterscheiden sich in ihrer Funktion und Anwendung. Während das Kassenbuch ausschließlich Bargeldbewegungen erfasst und täglich geführt werden muss, dient die EÜR dazu, einmal im Jahr den Gewinn oder Verlust eines Unternehmens zu berechnen – unabhängig davon, ob die Einnahmen bar oder nicht bar erfolgen
Muss ich jede Kasse im Unternehmen separat führen?
Welche Fehler sollte man beim Führen eines Kassenbuchs vermeiden?
Welche Kassensysteme sind für die Kassenbuchführung geeignet?
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Was droht bei fehlerhafter Kassenbuchführung?
Fazit: Ihre Kassenbuchführung im Griff
Ein Kassenbuch zu führen, muss nicht kompliziert sein. Mit ein bisschen Struktur und den richtigen Werkzeugen wird es schnell zur Gewohnheit. Ein ordentlich geführtes Kassenbuch gibt Ihnen Sicherheit, spart Zeit und sorgt dafür, dass Sie immer den Überblick über Ihre Finanzen behalten. Machen Sie sich keinen Stress – mit den Tipps und unserer kostenlosen Vorlage sind Sie bestens ausgestattet, um Ihre Buchführung im Alltag zu meistern. Schritt für Schritt wird es einfacher, und schon bald läuft alles wie von selbst!
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Wichtiger Hinweis: Dieser Artikel bietet einen Überblick zum Thema Kassenbuch führen und wurde mit größter Sorgfalt erstellt. Dennoch können wir keine Gewähr für die Richtigkeit, Aktualität oder Vollständigkeit der Inhalte übernehmen. Für spezifische rechtliche Auskünfte empfehlen wir, einen Experten zu Rate zu ziehen.