Ein Organigramm kann der Schlüssel sein, um die Struktur Ihres Unternehmens oder Teams klar und übersichtlich darzustellen. Doch wie erstellt man ein solches Diagramm, und welche Varianten gibt es? In diesem Artikel erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie ein Organigramm erstellen – in Word, Excel oder PowerPoint. Außerdem stellen wir Ihnen die verschiedenen Arten von Organigrammen vor und zeigen, wie sie Ihnen helfen können, die Kommunikation und Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen zu verbessern. Lesen Sie weiter und finden Sie heraus, wie ein gut strukturiertes Organigramm den Arbeitsalltag erleichtern kann.
Inhaltsverzeichnis:
Was ist ein Organigramm? – Definition und Nutzen
Ein Organigramm ist eine grafische Darstellung der Struktur eines Unternehmens oder einer Organisation. Es zeigt auf einen Blick die Organisationsstruktur, wie verschiedene Abteilungen, Teams und einzelne Positionen miteinander verbunden sind und wie Verantwortlichkeiten verteilt sind. In der Regel visualisiert ein Organigramm die Hierarchie, also die Reihenfolge von Führungskräften bis hin zu Mitarbeitenden, und hilft dabei, die internen Abläufe und Berichtswege transparent zu machen.
Aufbau und Funktionen eines Organigramms
Organigramme bestehen aus verschiedenen Kästchen oder Symbolen, die die einzelnen Abteilungen, Teams oder Positionen darstellen. Verbindungen oder Linien zwischen diesen Kästchen zeigen die Hierarchien und Beziehungen an. Die gängigsten Elemente eines Organigramms sind:
Führungsebene: Die Spitze des Organigramms bildet meist die Geschäftsführung oder die oberste Führungskraft.
Abteilungen: Darunter folgen verschiedene Abteilungen wie Vertrieb, Marketing oder Personalwesen, die in der Regel eine klare Trennung voneinander aufweisen.
Teams und Rollen: Innerhalb der Abteilungen können einzelne Teams oder Rollen mit spezifischen Aufgaben aufgeführt werden, etwa Teamleiter oder Fachspezialisten.
Hier sehen Sie ein Beispiel, das zeigt, wie eine typische Unternehmenshierarchie in einem Organigramm mit dem Programm Microsoft Word dargestellt werden kann.
Der Nutzen und die Anwendung eines Organigramms im Unternehmen
Ein Organigramm bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, indem es Struktur, Kommunikation und Ressourcenplanung erleichtert. Organigramme unterstützen sowohl Mitarbeitende als auch Führungskräfte dabei, die internen Abläufe zu verstehen, effiziente Kommunikationswege zu nutzen und die Ressourcenzuweisung zu optimieren.
Klarheit und Transparenz: Ein Organigramm schafft eine übersichtliche Darstellung der Unternehmensstruktur. Mitarbeitende und neue Teammitglieder können sofort erkennen, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist und an wen sie sich bei Fragen wenden sollten.
Effiziente Kommunikation: Durch die klare Visualisierung der Berichtswege und Zuständigkeiten wird die Kommunikation vereinfacht und es ist gewährleistet, dass Informationen an die richtigen Personen gelangen.
Effektive Ressourcennutzung: Führungskräfte können mit einem Organigramm die Verteilung von Personal und Ressourcen optimal planen und anpassen, um alle Abteilungen angemessen zu besetzen.
Unterstützung bei der Organisation und Entscheidungsfindung: Ein Organigramm dient dem Management als wertvolles Werkzeug zur Planung von Strukturveränderungen und zur Organisation von Abteilungen.
Erleichterung der Einarbeitung neuer Mitarbeitender: Neue Mitarbeitende gewinnen durch das Organigramm schnell Einblick in die Struktur des Unternehmens und kennen ihre Ansprechpartner.
Wie erstellt man ein Organigramm?
Ein Organigramm lässt sich leicht erstellen, wenn die wichtigsten Schritte sorgfältig geplant und umgesetzt werden. Im Folgenden finden Sie eine einfache Anleitung zur Planung, Erstellung und Gestaltung eines übersichtlichen Organigramms.
1. Planung und Vorbereitung
Bevor Sie ein Organigramm erstellen, sollten Sie die Struktur und Ziele genau analysieren:
Unternehmensstruktur analysieren: Machen Sie eine Liste aller Abteilungen, Teams und Positionen, die dargestellt werden sollen.
Ziele definieren: Überlegen Sie, was das Organigramm zeigen soll. Geht es um eine Darstellung der Hierarchien, oder sollen auch Verantwortlichkeiten und Berichtswege sichtbar gemacht werden?
Daten sammeln: Erfassen Sie alle relevanten Informationen über Mitarbeitende, Abteilungen und deren Rollen im Unternehmen.
2. Schritte zur Erstellung eines Organigramms
Mit den gesammelten Informationen können Sie das Organigramm erstellen:
Passende Software wählen: Nutzen Sie ein geeignetes Tool wie PowerPoint, Word oder Online-Organigramm-Tools, die Vorlagen und einfache Bearbeitungsmöglichkeiten bieten.
Grundstruktur festlegen: Beginnen Sie mit der höchsten Ebene – häufig die Geschäftsführung – und arbeiten Sie sich dann zu den Abteilungen und einzelnen Teams hinunter.
Positionen und Abteilungen hinzufügen: Platzieren Sie jede Position und Abteilung auf der passenden Hierarchieebene und verbinden Sie sie entsprechend.
Verbindungen und Linien ergänzen: Verwenden Sie Linien, um Berichtswege und Hierarchien zu verdeutlichen.
Farben und Symbole verwenden: Markieren Sie verschiedene Abteilungen oder Hierarchieebenen mit Farben oder Symbolen, um die Struktur übersichtlicher zu gestalten.
3. Tipps für ein übersichtliches und professionelles Organigramm
Ein gut gestaltetes Organigramm ist klar und leicht verständlich. Beachten Sie dabei die folgenden Tipps:
Einfache Gestaltung: Verwenden Sie eine klare, reduzierte Darstellung, um das Organigramm nicht zu überladen.
Klare Beschriftungen: Achten Sie auf aussagekräftige und konsistente Bezeichnungen, sodass jede Position sofort erkennbar ist.
Farben und Formen nutzen: Verwenden Sie Farben zur Unterscheidung von Abteilungen oder Ebenen, aber halten Sie das Farbschema einfach.
Regelmäßige Aktualisierung: Halten Sie das Organigramm aktuell, damit alle Abteilungen und Rollen korrekt dargestellt werden.
Tools für die Erstellung von Organigrammen
Organigramme lassen sich in Microsoft Office-Programmen wie Word, PowerPoint oder Excel schnell und einfach mithilfe von Smart Art-Grafiken gestalten. Diese Funktion bietet verschiedene Vorlagen, die das Erstellen eines Organigramms ganz unkompliziert machen. Im Folgenden finden Sie kurze Anleitungen, die zeigen, wie Sie Organigramme ganz einfach in Word, PowerPoint und Excel erstellen können.
Organigramme erstellen in Word
Klicken Sie auf die Registerkarte „Einfügen“. In der Gruppe „Illustrationen“ finden Sie die Schaltfläche „SmartArt“.
Wenn Sie „SmartArt“ auswählen, öffnet sich ein Fenster mit verschiedenen Grafikoptionen.
Wählen Sie im Katalog der SmartArt-Grafiken die Kategorie „Hierarchie“ aus. Nun können Sie ein Layout für Ihr Organigramm auswählen, das zu Ihren Anforderungen passt.
Klicken Sie in die Felder, um die Namen und Positionen einzugeben – und schon ist Ihr Organigramm fertig!
Tipp: Über die Registrierkarte „Start“ oder mit einem Rechtsklick auf das Organigramm können Sie die Größe, Schrift- und Füllfarbe anpassen.
Organigramme erstellen in PowerPoint
Ein Organigramm in PowerPoint zu erstellen, funktioniert fast genauso wie in Microsoft Word.
Dazu öffnen Sie zunächst eine leere Folie. Anschließend erstellen Sie, genau wie bei Word, über die Registerkarte „Einfügen“ und die Schaltfläche „SmartArt“ das gewünschte Organigramm. Klicken Sie dann in die Felder, um die Namen und Positionen einzugeben.
Organigramme erstellen in Excel
Um ein Organigramm in Excel zu erstellen, ist die Vorgehensweise genauso wie bei Microsoft Word und PowerPoint. Klicken Sie in der Registerkarte „Einfügen“ zunächst auf „Illustrationen“ und wählen Sie dann „SmartArt“ aus, um die verschiedenen Grafikoptionen anzuzeigen.
Welche Programme sind eine Alternative zu Microsoft Office?
Wenn Sie für die Erstellung eines Organigramms eine Alternative zu Microsoft Office suchen, bieten sich spezielle Diagramm-Tools an. Diese Programme bieten meist eine größere Auswahl an Vorlagen, Anpassungsoptionen und sind ideal für alle, die detailliertere und vielseitigere Organigramme benötigen. Hier sind einige der besten Alternativen:
Creately: Eine intuitive Plattform für Diagramme und Organigramme mit einer breiten Auswahl an Vorlagen und Anpassungsmöglichkeiten.
Lucidchart: Ein benutzerfreundliches Tool für Diagramme, ein Beispiel für ein Programm, welches sich ideal für die Zusammenarbeit und Cloud-Integration eignet.
Xmind: Ursprünglich für Mindmaps entwickelt, bietet Xmind auch gute Funktionen für Organigramme und andere visuelle Strukturen.
Welche Arten von Organigrammen gibt es?
Es gibt verschiedene Arten von Organigrammen, die sich je nach Unternehmensstruktur und Anforderungen unterscheiden. Hier sind die vier gängigsten Typen:
Hierarchisches Organigramm
Das hierarchische Organigramm ist die klassische Form und stellt die Unternehmenshierarchie übersichtlich dar. In diesem Modell sind Positionen und Abteilungen von oben nach unten in einer Pyramidenstruktur angeordnet, wobei die Geschäftsführung oder das Management ganz oben steht. Ein hierarchisches Organigramm eignet sich besonders gut als Strukturplan für große Unternehmen mit klaren Hierarchien.
Divisions- oder Spartendiagramm
Ein Divisions- oder Spartendiagramm ist für Unternehmen mit mehreren Produktlinien, Projekten oder regionalen Abteilungen sinnvoll. Jede Division oder Sparte ist eigenständig organisiert, oft mit einer eigenen Struktur und Leitung. Diese Art von Organigramm ist vor allem bei großen Unternehmen gebräuchlich, die unterschiedliche Geschäftsbereiche oder geografisch verteilte Teams haben.
Matrix-Organigramm
Das Matrix-Organigramm ist die ideale Form für Unternehmen, die auf cross-funktionale Teams setzen. In diesem Modell sind Mitarbeitende gleichzeitig mehreren Vorgesetzten oder Projektleitern zugeordnet, je nach Projekt oder Funktion. Es eignet sich besonders für Firmen, die eine flexible Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen fördern und gleichzeitig die Kontrolle über Funktionen und Projekte behalten möchten.
Flaches Organigramm
Das flache Organigramm ist oft in Start-ups oder kleineren Unternehmen ohne starke Hierarchien zu finden. Hier gibt es nur wenige oder gar keine Managementebenen. Mitarbeitende und Führungskräfte arbeiten eng zusammen, was schnelle Entscheidungsprozesse und eine agile Arbeitsweise ermöglicht. Diese Struktur ist besonders geeignet für Unternehmen mit kleinen Teams und einer Kultur der Eigenverantwortung.
Vor- und Nachteile von Organigrammen
Organigramme bieten Unternehmen eine anschauliche Darstellung ihrer internen Strukturen und Zuständigkeiten. Sie erleichtern den Überblick, es gibt jedoch auch gewisse Einschränkungen. In der folgenden Tabelle finden Sie die wichtigsten Vor- und Nachteile von Organigrammen:
Vorteile | Nachteile |
Klarheit und Transparenz: Organigramme schaffen einen schnellen Überblick über die Hierarchien und Verantwortlichkeiten. | Begrenzte Flexibilität: Organigramme können starre Strukturen festigen und lassen sich nur schwer an schnelle Veränderungen anpassen. |
Bessere Kommunikation: Sie fördern die Kommunikation, indem sie zeigen, welche Abteilungen und Personen zusammenarbeiten. | Mögliche Komplexität: In großen Unternehmen können Organigramme schnell unübersichtlich und schwer nachvollziehbar werden. |
Effizientere Ressourcenverteilung: Durch klare Strukturen wird die Zuweisung von Aufgaben und Ressourcen optimiert. | Beschränkung auf Hierarchien: Organigramme betonen oft nur Hierarchien, während dynamische Teamstrukturen oder Projekte schwer darstellbar sind. |
Einfache Einarbeitung: Neue Mitarbeitende können sich schneller orientieren und verstehen die Unternehmensstruktur leichter. | Zeitaufwendig in der Pflege: Bei häufigen Umstrukturierungen muss das Organigramm regelmäßig aktualisiert werden, was zeitaufwendig sein kann. |
FAQ: Organigramm erstellen
Welches Programm eignet sich am besten für die Erstellung eines Organigramms?
Microsoft Office-Programme wie Word, Excel und PowerPoint eignen sich gut für einfache Organigramme, da sie über die SmartArt-Funktion verschiedene Organigramm-Vorlagen anbieten. Für komplexere Organigramme bieten sich spezialisierte Tools wie Lucidchart, Creately oder Xmind an.
Was ist der Unterschied zwischen einem Einliniensystem und einem Mehrliniensystem im Organigramm?
Wie oft sollte ein Organigramm aktualisiert werden?
Wie detailliert sollte ein Organigramm sein?
Was bedeutet NN in einem Organigramm?
Was tun, wenn das Organigramm zu komplex wird?
Fazit: Organigramme leicht gemacht
Ein Organigramm zu erstellen, muss nicht kompliziert sein – vor allem, wenn Sie Microsoft Office nutzen. Mit Programmen wie Word, Excel oder PowerPoint können Sie in wenigen Schritten eine klare Struktur für Ihr Unternehmen oder Team erstellen. Ein gut durchdachtes Organigramm verbessert die Kommunikation und sorgt dafür, dass jeder seine Aufgaben kennt. Es ist ein einfaches, aber wichtiges Tool, das Ihnen hilft, den Überblick zu behalten und den Arbeitsalltag zu erleichtern.
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Wichtiger Hinweis: Dieser Artikel bietet einen Überblick zum Thema Organigramm erstellen und wurde mit größter Sorgfalt erstellt. Dennoch können wir keine Gewähr für die Richtigkeit, Aktualität oder Vollständigkeit der Inhalte übernehmen. Für spezifische rechtliche Auskünfte empfehlen wir, einen Experten zu Rate zu ziehen.