Mit Hilfe von Outsourcing lassen sich Unternehmen auf die nächste Stufe heben. Entdecken Sie, wie Outsourcing Ihnen helfen kann, Betriebskosten zu senken und die Effizienz zu steigern, damit Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren können. In unserem umfassenden Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie über Outsourcing wissen müssen. Von der Auswahl des richtigen Outsourcing-Dienstleisters bis hin zu den konkreten Kostenvorteilen, die Sie erzielen können.
Inhaltsverzeichnis:
Outsourcing Definition - Was ist Outsourcing?
Outsourcing gewinnt heute immer mehr an Bedeutung, es bezeichnet den Prozess, bei dem ein Unternehmen bestimmte Aufgaben, einzelne Geschäftsprozesse oder ganze Bereiche an externe Dienstleister auslagert, anstatt sie unternehmensintern zu bearbeiten.
Der Begriff Outsourcing setzt sich aus den englischen Worten "outside" (außen) und "resource" (Ressource) zusammen, was bereits andeutet, dass externe Ressourcen genutzt werden, um interne Aufgaben zu erfüllen. Die direkte deutsche Übersetzung wäre “Auslagerung”.
Durch Outsourcing können sich Unternehmen stärker auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und gleichzeitig von der Expertise der Dienstleister profitieren. Es werden folgende Ziele verfolgt:
Steigerung der Effizienz
Konzentration auf das Kerngeschäft
Reduktion der Kosten
Steigerung der Qualität
Die Bedeutung von Outsourcing geht aber sogar noch darüber hinaus, viele Unternehmen nutzen Outsourcing auch, um flexibler auf Marktveränderungen reagieren zu können. Durch die Zusammenarbeit mit spezialisierten Dienstleistern können sie schneller auf technologische Fortschritte und sich ändernde Kundenbedürfnisse eingehen.
Wie funktioniert Outsourcing?
Outsourcing beginnt meist mit einer gründlichen Analyse der internen Abläufe, um Bereiche zu identifizieren, die für Outsourcing geeignet sind. Dies können Routineaufgaben sein, die keinen direkten Einfluss auf die Kernkompetenzen des Unternehmens haben, wie beispielsweise IT-Support, Buchhaltung oder Kundenservice.
Nach der Identifikation der auszulagernden Prozesse folgt die Auswahl eines geeigneten Outsourcing-Partners. Sobald der Dienstleister ausgewählt und der Vertrag unterzeichnet ist, beginnt die Übergabe der Aufgaben. Regelmäßige Kommunikation und Überwachung der Leistungen sind entscheidend, um sicherzustellen, dass die vereinbarten Standards eingehalten werden und eventuelle Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden können.
Der folgende Ablaufplan gibt eine strukturierte Übersicht über die Schritte, die notwendig sind, um den Outsourcing-Prozess effizient zu gestalten und eine reibungslose Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern sicherzustellen:
Zielsetzung: Welche (positiven) Effekte sollen bestenfalls mit dem Outsourcing einhergehen und welche unternehmerischen Ziele sollen erreicht werden? Anhand welcher Metriken wird der Erfolg gemessen?
Kostenplanung: Bestimmung des Budgets, welches für den Aufgabenbereich und einen bestimmten Zeitraum zur Verfügung steht.
Anbieterauswahl: Die Bewertung potenzieller Dienstleister erfolgt anhand von Kriterien wie Expertise, Erfahrung, Kosten und Zuverlässigkeit. Dies stellt sicher, dass der richtige Partner für die spezifischen Anforderungen des Unternehmens gefunden wird.
Vertrag: Ein Vertrag wird ausgearbeitet und von beiden Parteien unterzeichnet, was die formelle Grundlage der Zusammenarbeit bildet.
Übergangsphase: In dieser Phase arbeiten interne und externe Teams eng zusammen, um den Wissenstransfer zu gewährleisten und die nahtlose Integration der ausgelagerten Aufgaben sicherzustellen.
Implementierung: Die externen Dienstleister beginnen mit der Durchführung der ausgelagerten Aufgaben gemäß den vertraglich festgelegten Anforderungen.
Leistungsüberwachung: Die Leistungen der Dienstleister werden kontinuierlich überwacht und bewertet, um sicherzustellen, dass die vereinbarten Qualitätsstandards eingehalten werden. Feedback-Schleifen und regelmäßige Meetings helfen, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
Qualitätskontrolle: Basierend auf den Leistungsbewertungen und Feedbacks werden kontinuierlich Verbesserungen vorgenommen, um die Effizienz und Qualität der ausgelagerten Prozesse zu optimieren.
Wann ist Outsourcing sinnvoll?
Outsourcing ist sinnvoll, damit sich Unternehmen auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und effizienter arbeiten können. Allerdings sollte darauf geachtet werden, welche Aufgaben und Bereiche im Unternehmen ausgelagert werden. Es gibt verschiedene Bereiche, die sich gut für das Outsourcing eignen, während andere besser intern bleiben sollten.
Typische Bereiche, die oft ausgelagert werden, sind IT-Services, Kundenservice, Buchhaltung und Datenerfassung. Diese Aufgabenbereiche erfordern spezialisierte Kenntnisse und Technologien, die externe Dienstleister oft kostengünstiger und effizienter bereitstellen können. Durch die Auslagerung dieser Aufgaben können Unternehmen auf das Fachwissen und die Erfahrung externer Partner zurückgreifen, ohne selbst in teure Infrastruktur und Schulungen investieren zu müssen.
Kernkompetenzen und strategische Tätigkeiten sollten in der Regel intern bleiben. Dazu gehören Forschung und Entwicklung, Produktentwicklung und Qualitätskontrolle. Diese Bereiche sind entscheidend für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Die Kontrolle über diese Prozesse ermöglicht es Unternehmen, ihre Innovationskraft zu bewahren und ihre Qualitätsstandards zu sichern.
Outsourcing Beispiel
Ein Unternehmen, das hochwertige handgefertigte Möbel herstellt, entwickelt die Designs und stellt die Möbelstücke selbst her. Diese Tätigkeiten sind zentral für die Identität und den Erfolg des Unternehmens und sollten daher intern bleiben.
Die Möbel müssen allerdings auch beworben, verpackt, transportiert und verkauft werden. Vielleicht muss auch eine Hotline verfügbar sein, an die sich Kunden bei Fragen und Problemen wenden können. Das alles sind unverzichtbare Aufgaben, die aber eine Menge Zeit in Anspruch nehmen und sich gleichzeitig wesentlich von der eigentlichen Spezialisierung des Unternehmens unterscheiden. Deshalb kann der Möbelhersteller diese Aufgabenbereiche an externe Spezialisten auslagern, um sich auf die Produktion und Innovation zu konzentrieren.
Welche Formen von Outsourcing gibt es?
Outsourcing kommt in vielen verschiedenen Formen vor. Es kann bedeuten nur einzelne kleine Aufgaben an einen externen Dienstleister abzugeben bis hin zur Auslagerung von ganzen Geschäftsbereichen.
Es gibt viele Fachbegriffe, die verschiedene Arten und Formen von Outsourcing beschreiben. Diese Begriffe helfen, die spezifischen Strategien und Ansätze zu unterscheiden, die Unternehmen nutzen können, um ihre Geschäftsprozesse auszulagern. Im Folgenden werden einige der gängigsten Formen von Outsourcing erläutert:
BPO umfasst die Auslagerung ganzer Unternehmensbereiche wie Kundenservice, Personalwesen, Buchhaltung oder IT-Services an externe Dienstleister. Ziel ist es, diese Prozesse effizienter und kostengünstiger zu gestalten, indem spezialisierte Anbieter genutzt werden.
Business Transformation Outsourcing (BTO)
BTO geht über die traditionelle Auslagerung hinaus und umfasst die Transformation und Optimierung ganzer Geschäftsprozesse durch den Outsourcing-Partner. Dies beinhaltet oft die Einführung neuer Technologien und Prozesse. Der externe Dienstleister leistet also auch Unternehmensberatung.
Offshore-Outsourcing
Offshore-Outsourcing bezieht sich auf die Auslagerung von Geschäftsprozessen oder Dienstleistungen an Unternehmen in anderen Ländern, oft in Regionen mit niedrigeren Lohnkosten. Dies ermöglicht erhebliche Kosteneinsparungen, birgt jedoch auch Herausforderungen wie kulturelle Unterschiede und Zeitzonenprobleme.
Application Service Providing (ASP)
ASP beschreibt ein Modell, bei dem ein externes Unternehmen Softwareanwendungen gegen Gebühr zur Verfügung stellt. Unternehmen nutzen diese Anwendungen, ohne sie selbst kaufen, installieren oder warten zu müssen, was zu Kosteneinsparungen und erhöhter Flexibilität führt.
Knowledge Process Outsourcing (KPO)
KPO bezieht sich auf die Auslagerung von wissensintensiven Prozessen, die spezialisierte Fachkenntnisse erfordern. Dazu gehören Aufgaben wie Marktforschung, Erstellung von Jahresabschlüssen, Webdesign, Suchmaschinenoptimierung oder rechtliche Dienstleistungen. KPO wird für Aufgaben genutzt, für die es zu zeitaufwendig wäre, sich dieses Wissen intern anzueignen. KPO-Dienstleister bieten tiefgehende Expertise und oft auch strategische Beratung.
Managed Services
Managed Services umfassen die Auslagerung der Verwaltung und Wartung von IT-Systemen an einen externen Anbieter. Dieser übernimmt die Verantwortung für die kontinuierliche Überwachung, Wartung und Verbesserung der IT-Infrastruktur, was Unternehmen ermöglicht, sich auf ihre Kernaktivitäten zu konzentrieren.
Complete Outsourcing
Complete Outsourcing bedeutet die vollständige Auslagerung einer oder mehrerer Geschäftsbereiche an einen externen Anbieter. Dies kann die gesamte IT-Abteilung, den Kundendienst oder die Logistik betreffen. Der externe Partner übernimmt die vollständige Verantwortung und Verwaltung dieser Bereiche. Gegebenenfalls werden auch die betroffenen Arbeitskräfte vom externen Unternehmen übernommen.
Online-Outsourcing
Online-Outsourcing bezieht sich auf die Auslagerung von Aufgaben über Online-Plattformen, die Freiberufler und Unternehmen zusammenbringen. Dies umfasst insbesondere die Auslagerung von Marketing-Dienstleistungen und IT-Aufgaben, die online bereitgestellt werden. Diese Form des Outsourcings eignet sich besonders für kurzfristige Projekte oder spezialisierte Aufgaben, die flexibel und schnell erledigt werden müssen und ist besonders sinnvoll für Start-ups sowie kleine und mittlere Unternehmen, die nur über begrenzte finanzielle Mittel verfügen.
Out-Tasking
Out-Tasking bezeichnet die Auslagerung einzelner Aufgaben oder kleiner Projekte an externe Dienstleister, anstatt ganzer Prozesse oder Abteilungen. Dies kann beispielsweise die Wartung einer Website, die Erstellung von Marketingmaterialien oder die Durchführung einer Marktforschung umfassen.
Out-Servicing
Out-Servicing bezieht sich auf die Auslagerung von Dienstleistungen, die das Kerngeschäft unterstützen, wie Gebäudeverwaltung, Catering, Reinigungsdienste oder Sicherheitsdienste.
Was ist der Unterschied zwischen Outsourcing und Insourcing?
Insourcing beschreibt die Reintegration von zuvor ausgelagerten Aufgaben, Funktionen und Prozessen in ein Unternehmen. Nachdem diese Tätigkeiten durch Outsourcing an externe Dienstleister übertragen wurden, werden sie nun wieder intern eingegliedert. Insourcing kann sinnvoll sein, wenn das Unternehmen über die notwendigen Ressourcen und das Fachwissen verfügt, um bestimmte Aufgaben effektiver und kostengünstiger intern abzuwickeln. Insourcing ist somit das Gegenstück zum Outsourcing.
Welche Unternehmensbereiche könne beim Outsourcing ausgelagert werden?
Outsourcing bietet Unternehmen viele Vorteile und es gibt eine Vielzahl an Bereichen, die für Outsourcing geeignet sind. Besonders erfolgreich lassen sich jedoch folgende Aufgabenbereiche auslagern: Buchhaltung, Personalwesen, Kundenservice, Marketing und Vertrieb.
Outsourcing der Buchhaltung
Das Outsourcing der Buchhaltung ermöglicht es Unternehmen, ihre Finanzprozesse von externen Spezialisten verwalten zu lassen. Diese Dienstleister übernehmen Aufgaben wie Buchführung, Lohnabrechnung und Steuererklärungen, was die Genauigkeit erhöht.
Outsourcing des Personalwesens (HR)
Beim Outsourcing des Personalwesens werden HR-Prozesse wie Rekrutierung, Mitarbeiterentwicklung und Gehaltsabrechnung an externe Unternehmen übertragen. Diese externen Dienstleister bringen spezialisierte Expertise mit, die interne Abteilungen möglicherweise nicht besitzen. Die Nutzung einer digitalen Personalakte erleichtert dabei den sicheren und effizienten Austausch von Mitarbeiterdaten zwischen dem Unternehmen und den externen Dienstleistern.
Outsourcing des Kundenservices
Das Outsourcing des Kundenservices durch einen Sekretariatsservice umfasst die Übertragung von Aufgaben wie Kundenanfragen, Support und Beschwerdemanagement an Dienstleister. Unternehmen profitieren durch das Outsourcing des Kundenservices von einer verbesserten Kundenbetreuung und niedrigeren Kosten.
Outsourcing des Marketings
Unternehmen, die das Outsourcing des Marketings für sich nutzen, lassen Marketingstrategien und -kampagnen von externen Agenturen entwickeln und umsetzen. Diese Agenturen bieten oft ein hohes Maß an Kreativität und Fachwissen. Durch das Outsourcing des Marketings können Unternehmen ihre Markenbekanntheit steigern, auch ohne unternehmensinterne Marketingexpertise.
Outsourcing des Vertriebs
Beim Outsourcing des Vertriebs wird der der Vertrieb der jeweiligen Produkte an spezialisierte Vertriebsagenturen übertragen. Diese Agenturen übernehmen Aufgaben wie Lead-Generierung und Kundenakquisition. Durch das Outsourcing des Vertriebs können Unternehmen ihre Reichweite vergrößern, ohne in ein eigenes Vertriebsteam investieren zu müssen.
Vor- und Nachteile von Outsourcing
Outsourcing bietet Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen, kann jedoch auch einige Nachteile mit sich bringen. Eine sorgfältige Abwägung der Vor- und Nachteile ist entscheidend, um festzustellen, ob Outsourcing für einen bestimmten Aufgabenbereich und zu einer bestimmten Zeit die richtige Strategie für ein Unternehmen ist.
Outsourcing Vorteile
Kosteneinsparungen: Einer der größten Vorteile von Outsourcing ist die Reduzierung der Betriebskosten. Externe Dienstleister können oft zu geringeren Kosten arbeiten, da sie Skaleneffekte nutzen oder in Regionen mit niedrigeren Lohnkosten operieren. Außerdem werden Kosten für die Fort- bzw. Weiterbildungen von Mitarbeitern eingespart.
Zugang zu Fachwissen: Durch Outsourcing erhalten Unternehmen Zugang zu spezialisierten Fachkräften und fortschrittlichen Technologien, die intern möglicherweise nicht verfügbar sind. Dies kann die Qualität und Effizienz der ausgelagerten Bereiche erhöhen.
Fokus auf Kerngeschäft: Indem sie Nebenprozesse auslagern, können sich Unternehmen stärker auf ihre Kernkompetenzen und strategischen Ziele konzentrieren. Dies fördert Innovation und verbessert die Wettbewerbsfähigkeit.
Skalierbarkeit und Flexibilität: Outsourcing bietet die Flexibilität, Ressourcen je nach Bedarf schnell anzupassen, ohne dass langfristige Investitionen in Personal oder Infrastruktur erforderlich sind. Dies ermöglicht es Unternehmen, besser auf Marktschwankungen zu reagieren.
Qualitätsverbesserung: Die Auslagerung von Aufgaben an genau darauf spezialisierte Unternehmen, kann zu einer erheblichen Verbesserung der Qualität der eigenen Produkte führen. Wichtig ist dabei, ein Unternehmen auszuwählen, welches sich speziell auf den ausgewählten Aufgabenbereich spezialisiert hat und über entsprechende Erfahrungswerte verfügt.
Zeitersparnis: Wenn sich Mitarbeiter in einen neuen Tätigkeitsbereich einarbeiten müssen, beansprucht dies nicht selten einiges an Zeit. Durch die Auslagerung der Aufgaben an ein externes Unternehmen kann diese Zeit eingespart werden und in die wichtigen Bereiche des Kerngeschäfts investiert werden.
Unternehmenswachstum: Durch das Outsourcing entstehen freie Ressourcen, die in das Kerngeschäft investiert werden können und somit das Unternehmenswachstum ankurbeln.
Outsourcing Nachteile
Verlust der Kontrolle: Einer der Hauptnachteile von Outsourcing ist der potenzielle Verlust der Kontrolle über ausgelagerte Prozesse. Dies kann zu Kommunikationsproblemen und Qualitätsmängeln führen, wenn die Erwartungen an das externe Unternehmen nicht klar definiert und überwacht werden.
Abhängigkeit von Dienstleistern: Eine starke Abhängigkeit von externen Anbietern kann ein Risiko darstellen, insbesondere wenn der Dienstleister finanzielle Schwierigkeiten hat oder die Zusammenarbeit beendet wird.
Suche nach Partnerunternehmen: Die Suche nach geeigneten Partnerunternehmen, die über die notwendige Expertise verfügen, ist oft aufwendiger als zunächst angenommen.
Datensicherheit: Die Auslagerung von Geschäftsprozessen kann das Risiko von Datenschutzverletzungen und Sicherheitslücken erhöhen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Dienstleister strenge Sicherheitsmaßnahmen einhalten, um vertrauliche Informationen zu schützen.
Mitarbeiterzufriedenheit: Mitarbeiter wollen meist dazu lernen und sich weiterentwickeln. Wenn jede komplexe Aufgabe ausgelagert wird, wird den Mitarbeitern diese Chance genommen und dies kann zu Unzufriedenheit führen. Es sollte genau überlegt werden, welche Bereiche man outsourcen möchte, das Outsourcen von Kernkompetenzen wird grundsätzlich nicht empfohlen.
Kulturelle und Sprachbarrieren: Bei internationalem Outsourcing können kulturelle Unterschiede und Sprachbarrieren die Kommunikation und Zusammenarbeit erschweren. Dies kann zu Missverständnissen und ineffizienten Arbeitsabläufen führen.
Outsourcing Beispiel aus der Praxis zur Berechnung der Kostenvorteile
Ein mittelständisches Unternehmen prüft, ob es aus Kostensicht sinnvoll ist, den Kundenservice auszulagern, anstatt die Leistungen weiterhin intern zu erbringen. Hierzu wird ein detaillierter Kostenvergleich erstellt, um die betriebswirtschaftliche Entscheidung fundiert bewerten zu können.
Das Unternehmen listet zunächst alle anfallenden Kosten auf, die bei der internen Durchführung des Kundenservice entstehen. Dies umfasst Personalkosten, Ausgaben für Büroräume, Abschreibungen auf Büroausstattung, Energiekosten, Wartungsaufwendungen, Versicherungen sowie laufende Betriebskosten. Die aufgelisteten Kosten basieren auf Istwerten des aktuellen Jahres und wurden auf das Gesamtjahr hochgerechnet. Die Planung der Kosten ist durch bestehende Verträge und Vereinbarungen zuverlässig und einfach zu bewerkstelligen, beispielsweise in den Bereichen Personal, Büroräume und Versicherungen. Für andere Posten wie Materialkosten oder Reparaturen wurden Schätzungen vorgenommen oder Durchschnittswerte aus den letzten Jahren gebildet.
Die Kosten des passendsten externen Anbieters wurden den aktuellen internen Kosten gegenübergestellt. Die Analyse zeigt, dass sich das Outsourcing des Kundenservice betriebswirtschaftlich in diesem Beispiel rechnet, da der externe Dienstleister seine Leistungen um etwa 35.000 EUR pro Jahr günstiger anbieten kann (siehe nachstehende Übersicht).
Kostenvergleich Eigenleistung/Fremdbezug für den Bereich Kundenservice:
Kostenart | Beschreibung | Kosten für Eigenleistung | Kosten für Fremdbezug |
Personalkosten | Gehälter und Sozialleistungen | 120.000 EUR | 85.000 EUR |
Raumkosten | Miete und Nebenkosten für Büroräume | 30.000 EUR | 10.000 EUR |
Abschreibungen | Büroausstattung und IT-Equipment | 15.000 EUR | 5.000 EUR |
Energiekosten | Strom, Heizung, Wasser | 10.000 EUR | 2.000 EUR |
Wartungskosten | IT-Wartung und Bürogeräte | 8.000 EUR | 1.500 EUR |
Versicherungen | Betriebshaftpflicht und sonstige Versicherungen | 5.000 EUR | 1.500 EUR |
Betriebskosten | Materialien, Telefon, Internet | 12.000 EUR | 3.000 EUR |
Summe | 200.000 EUR | 108.000 EUR |
Die Übersicht zeigt deutlich, dass das Outsourcing des Kundenservice in diesem Beispiel eine kostengünstigere Alternative zur internen Leistungserbringung darstellt. Mit einer jährlichen Einsparung von 92.000 EUR erweist sich der Fremdbezug als wirtschaftlich vorteilhaft und sinnvoll.
7 Tipps zur Auswahl eines zuverlässigen Outsourcing Dienstleisters
Die Wahl des richtigen Outsourcing Dienstleisters ist entscheidend für den Erfolg des Outsourcings. Hier sind einige wichtige Tipps, die Sie bei der Auswahl des externen Unternehmens beachten sollten.
Erfahrung und Fachkompetenz prüfen: Achten Sie auf umfangreiche Erfahrung und Expertise in Ihrer Branche.
Referenzen und Fallstudien anfordern: Verlangen Sie Nachweise früherer Erfolge und zufriedener Kunden.
Transparente Kostenstruktur: Wählen Sie einen Anbieter mit klarer und nachvollziehbarer Preisgestaltung.
Technologische Ausstattung: Stellen Sie sicher, dass eine moderne Infrastruktur und Technologien vorhanden sind.
Kommunikationsfähigkeit: Der Dienstleister sollte reibungslose Kommunikation und kulturelle Kompatibilität zu Ihnen bieten können.
Sicherheitsstandards: Hohe Sicherheits- und Datenschutzstandards sind unerlässlich.
Flexibilität: Der Dienstleister sollte auf Ihre Bedürfnisse und Änderungen reagieren können.
Fazit: Outsourcing für Unternehmen
Outsourcing bietet Unternehmen eine effiziente Möglichkeit, Kosten zu senken und sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren. Durch die Auslagerung bestimmter Aufgaben an externe Dienstleister können Betriebe flexibler und wettbewerbsfähiger werden.
Die Wahl des richtigen Outsourcing-Partners ist entscheidend für den Erfolg. Unternehmen sollten dabei auf Erfahrung, Fachkompetenz und Sicherheitsstandards achten. Eine sorgfältige Planung und klare Kommunikation mit dem Dienstleister sind unerlässlich.
Insgesamt kann Outsourcing, wenn es strategisch und gut geplant durchgeführt wird, einen bedeutenden Beitrag zur Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit und zur Erreichung langfristiger Unternehmensziele leisten. Es ermöglicht Unternehmen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und gleichzeitig von den Vorteilen externer Expertise und Ressourcen zu profitieren.
OFFIZ-Video: Outsourcing – Was ist das?
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Wichtiger Hinweis: Dieser Artikel bietet einen Überblick zum Thema Outsourcing und wurde mit größter Sorgfalt erstellt. Dennoch können wir keine Gewähr für die Richtigkeit, Aktualität oder Vollständigkeit der Inhalte übernehmen. Für spezifische rechtliche Auskünfte empfehlen wir, einen Experten zu Rate zu ziehen.