Ihre Eingangspost digital, sicher und von
überall verfügbar
Die Bearbeitung der täglichen Briefpost kostet Unternehmen nicht nur Zeit, sondern erschwert auch die Zusammenarbeit – besonders, wenn Teams an verschiedenen Standorten oder im Homeoffice arbeiten. Umschläge öffnen, Dokumente sortieren und weiterleiten wird schnell zum zeitraubenden Prozess.
Mit unserem Post-Scan-Service gehört dieser Aufwand der Vergangenheit an! Wir scannen Ihre Eingangspost, speichern die Dokumente digital und übermitteln sie direkt an Sie – sicher und jederzeit für Sie abrufbar. So hat Ihr Team von überall Zugriff auf Ihr digitales Postfach, ohne Papierberge oder Verzögerungen. Das spart Zeit und hält Ihren Posteingang schlank und übersichtlich.
So digitalisieren wir Ihren Posteingang
Wir übernehmen den gesamten Prozess: Eingehende Post wird gescannt, sicher gespeichert und direkt an Sie übermittelt. So haben Sie jederzeit und überall Zugriff auf Ihre wichtigen Dokumente – strukturiert und papierlos. So funktioniert es:
01
Postweiterleitung – So kommt Ihre Post zu uns
Ihre Briefpost wird automatisch per Nachsendeauftrag an uns weitergeleitet – alternativ können Sie Ihre Post auch selbst einsenden. So entfällt der Aufwand für die tägliche Bearbeitung in Ihrem Unternehmen.
02
Digitalisierung – Wir scannen und sortieren Ihre Post
Nach dem Eingang Ihrer Post öffnen wir die Umschläge und scannen den Inhalt mit modernster Technik in unserem Scanzentrum in 55270 Bubenheim. Die Dokumente werden digital gespeichert, nach Ihren Vorgaben sortiert und übersichtlich benannt. Falls gewünscht, ordnen wir sie bestimmten Abteilungen oder Empfängern in Ihrem Unternehmen zu.
03
Bereitstellung – Sofortiger Zugriff von überall
Sobald die Digitalisierung abgeschlossen ist, stellen wir Ihnen die Dokumente über den gewünschten Kanal bereit: per E-Mail, Cloud-Speicher oder direkt in Ihr Firmen-System. Originale können an Sie zurückgeschickt oder nach Absprache datenschutzkonform vernichtet werden.
Mit unserem Post-Scanservice behalten Sie jederzeit den Überblick – effizient, sicher und standortunabhängig.
Was sind die Vorteile unseres digitalen Posteingangs?
Mit unserem Post Scan Service wird Ihre gesamte Eingangspost unabhängig von ihrer Quelle digital erfasst und sortiert für Sie bereitgestellt. Wir sorgen für eine schnelle, sichere und effiziente Verarbeitung Ihrer Briefpost. Transport- und Liegezeiten werden minimiert und die Dokumente stehen Ihnen sofort digital zur Verfügung – überall und jederzeit.
Für wen eignet sich unser Post-Scanservice?
Unser Post Scan Service eignet sich perfekt für Unternehmen mit hohem Postaufkommen, mehreren Standorten oder Remote-Teams. Durch die sofortige digitale Erfassung und Bereitstellung Ihrer Post steigern Sie die Effizienz und Flexibilität Ihrer Arbeitsprozesse. Immer mehr Mitarbeiter arbeiten von unterwegs oder im Homeoffice. Mit unserer Lösung gehören lange Liegezeiten von Dokumenten der Vergangenheit an, Ihre Briefe werden digitalisiert und sofort für alle berechtigten Mitarbeiter zugänglich gemacht – unabhängig davon, wo sich Ihre Mitarbeiter befinden.
Für digitale Unternehmen, die den Schritt in eine papierlose Zukunft gehen möchten, bietet unser Service eine einfache und effiziente Möglichkeit, Arbeitsabläufe zu modernisieren und zu optimieren. Auch Kanzleien, Steuerberater und Versicherungen mit regelmäßigem Dokumentenverkehr profitieren von der schnellen, sicheren und gesetzeskonformen Bearbeitung ihrer Post, die jederzeit und überall verfügbar ist.
Häufig gestellte Fragen zu unserem
Post-Scanservice
Was ist der Post-Scanservice von OFFIZ?
Unser Post-Scanservice ist eine sichere und unkomplizierte Lösung, mit der Sie Ihre eingehende Briefpost jederzeit und von überall digital einsehen können. Wir übernehmen den gesamten Prozess: Ihre Post wird per Nachsendeauftrag direkt an uns weitergeleitet, anschließend scannen wir die Dokumente und stellen sie Ihnen schnell und sicher zur Verfügung. Auf Wunsch ordnen wir die Dokumente gezielt bestimmten Abteilungen oder Empfängern in Ihrem Unternehmen zu. So haben Sie jederzeit und von überall aus Zugriff auf Ihre Dokumente – und das mit maximaler Flexibilität und Sicherheit.
Welche Formate können die Postsendungen haben?
Die Postsendungen und Briefe, die wir für Sie digitalisieren, können in allen Formaten vorliegen. Ganz gleich, ob Postkarte oder Großbrief –
wir digitalisieren mühelos alle Formate bis hin zu DIN A3 für Sie.
Wie werden geheftete, getackerte oder gebundene Unterlagen gescannt?
Geheftete oder getackerte Unterlagen bereiten wir mit größter Sorgfalt auf, um eine optimale Scanqualität zu gewährleisten. Zunächst entfernen wir sämtliche Heftklammern, Tackernadeln und andere Verbindungen, um die Dokumente für den Scanprozess vorzubereiten und eine präzise Digitalisierung zu ermöglichen. Anschließend glätten wir die Originale, sodass auch mehrere Seiten oder empfindliche Papiere klar und ohne Verzerrungen gescannt werden können. Gebundene oder geöste Dokumente trennen wir nicht, da sie besonders schützenswert sind. Diese scannen wir in ihrem originalen Zustand und stellen sicher, dass sie in höchster Qualität digitalisiert und jederzeit für Sie zugänglich sind.
Was passiert mit den Originaldokumenten nach dem Scannen?
Nach dem Scannen können die Originaldokumente entweder an Ihr Unternehmen zurückgeschickt oder nach Absprache datenschutzkonform vernichtet werden. Wir sorgen dafür, dass alle Dokumente sicher und in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzbestimmungen behandelt werden. Ihre Daten und Originale sind bei uns stets in guten Händen.
Kann ich den Post-Scanservice auch für mehrere Standorte oder Remote-Teams nutzen?
Ja, unser Post Scan Service ist ideal für Unternehmen mit mehreren Standorten oder Remote-Teams. Durch die digitale Erfassung und sofortige Bereitstellung Ihrer Post haben Ihre Mitarbeiter unabhängig von ihrem Standort jederzeit Zugriff auf die gescannten Dokumente. So können alle Abteilungen und Teams effizient und ortsunabhängig zusammenarbeiten, ohne auf physische Exemplare angewiesen zu sein.
Gehen Sie den ersten Schritt in eine digitale Zukunft!
Überlassen Sie uns die Digitalisierung Ihrer Eingangspost. Wir kümmern uns um den gesamten Prozess: Ihre physische Post wird sicher digitalisiert und ist danach jederzeit und von überall aus für Sie abrufbar.