Wie gut sind Ihre Unternehmensdokumente wirklich geschützt? Was bedeutet „revisionssicher“ genau, und warum ist es so wichtig, sich damit auseinanderzusetzen? In unserem Artikel erfahren Sie, welche Dokumente besonders geschützt werden müssen und wie die Digitalisierung von Unterlagen dabei den Unterschied macht. Entdecken Sie, warum eine lückenlose Archivierung nicht nur eine gesetzliche Pflicht ist, sondern auch entscheidend für den Unternehmenserfolg sein kann.
Inhaltsverzeichnis:
Revisionssicherheit – Definition
Revisionssicherheit beschreibt die Fähigkeit, digitale Dokumente und Daten so zu archivieren, dass sie über ihre gesamte Aufbewahrungsdauer hinweg unverändert und vollständig bleiben. Diese Eigenschaft ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Unterlagen auch nach Jahren noch in ihrem ursprünglichen Zustand vorliegen und bei Prüfungen oder Nachfragen zuverlässig wiedergegeben werden können.
Warum ist Revisionssicherheit wichtig?
Für Unternehmen ist die Revisionssicherheit von großer Bedeutung, da sie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Anforderungen gewährleistet. Ein zentrales Element ist dabei die Unveränderbarkeit der archivierten Dokumente, sodass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen sind. Gleichzeitig müssen die archivierten Daten vor Verlust geschützt und stets nachvollziehbar dokumentiert sein, um den gesetzlichen Standards zu entsprechen.
In Deutschland werden die Anforderungen an die revisionssichere Archivierung insbesondere durch die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GOBD), das Handelsgesetzbuch und die Abgabenordnung festgelegt.
Handelsgesetzbuch (§§ 239, 257 HGB)
Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO)
GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)
Diese Regeln bestimmen, wie elektronische Dokumente und Daten gespeichert werden müssen, damit sie im Falle einer Prüfung als ordnungsgemäß anerkannt werden.
Revisionssicherheit ist somit eine wesentliche Voraussetzung für eine regelkonforme und verlässliche Dokumentenverwaltung. Sie bietet Unternehmen die Sicherheit, dass alle relevanten Unterlagen den strengen Anforderungen einer Prüfung standhalten und gleichzeitig die Integrität und Authentizität der archivierten Daten gewahrt bleibt.
Anforderungen an revisionssichere Archivierung
Wann ist eine Archivierung eigentlich revisionssicher? Unter Berücksichtigung der Anforderungen aus dem GoBD, der Abgabenordnung und dem Handelsgesetzbuch, hat der Verband für Organisations- und Informationssysteme (VOI) zehn Kriterien für die revisionssicher Datenspeicherung festgelegt.
Folgende 10 Grundsätze sollten Sie also beachten, wenn Sie Dokumente digital archivieren.
Ordnungsmäßigkeit Die Archivierung muss nach festgelegten und dokumentierten Prozessen erfolgen, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Unveränderbarkeit
Einmal archivierte Daten dürfen nicht nachträglich verändert werden. Jede Änderung muss nachvollziehbar und dokumentiert sein.
Sicherung vor Verlust
Die Daten müssen gegen Verlust durch technische Ausfälle, Feuer, Diebstahl oder andere Katastrophen geschützt sein, etwa durch regelmäßige Backups.
Eingeschränkte Zugangsrechte
Nur berechtigte Personen dürfen Zugriff auf die archivierten Daten haben, um die Integrität der Dokumente zu schützen.
Nachvollziehbarkeit
Alle Aktionen, wie das Speichern, Ändern oder Löschen von Dokumenten, müssen vollständig und lückenlos dokumentiert werden, um den Verlauf nachzuvollziehen.
Prüfbarkeit Die archivierten Daten müssen jederzeit von autorisierten Prüfern auf ihre Ordnungsmäßigkeit und Integrität hin überprüfbar sein.
Langfristige Lesbarkeit Die Daten müssen auch über lange Zeiträume hinweg lesbar und nutzbar bleiben, unabhängig von technischen Änderungen oder Software-Updates.
Vollständigkeit Alle relevanten Dokumente und Daten müssen vollständig archiviert werden. Es dürfen keine wichtigen Informationen fehlen.
Schutz vor Manipulation Es müssen Mechanismen vorhanden sein, die verhindern, dass archivierte Daten unbefugt manipuliert oder gelöscht werden können.
Verfügbarkeit Die archivierten Daten müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit zugänglich sein, sodass sie bei Bedarf schnell abgerufen werden können.
Vorteile einer revisionssicheren Archivierung
Revisionssichere Archivierung bringt zahlreiche Vorteile für Unternehmen, besonders im digitalen Zeitalter. Zunächst bietet sie Rechtssicherheit, indem sie sicherstellt, dass alle Dokumente den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und Prüfungen problemlos bestehen. Dies schützt vor rechtlichen Problemen und Strafen.
Die Digitalisierung von Dokumenten verbessert die Effizienz erheblich. Digitale Archive ermöglichen schnellen Zugriff auf benötigte Informationen und reduzieren den Verwaltungsaufwand. Zusätzlich schützt eine revisionssichere Archivierung vor Datenverlust und Manipulation. Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und regelmäßige Backups garantieren, dass Dokumente intakt bleiben.
Schließlich sorgt sie für mehr Transparenz. Alle Änderungen und Zugriffe werden dokumentiert, was eine klare und nachvollziehbare Unternehmensführung unterstützt.
Dokumente revisionssicher scannen und archivieren
Gesetze und die GoBD verlangen eine revisionssichere Archivierung von Dokumenten, geben jedoch keine spezifischen Vorgaben zu Formaten, Speichermedien oder Software. Es liegt daher in der Verantwortung jedes Unternehmens, ein geeignetes Verfahren zur revisionssicheren Archivierung zu entwickeln.
Die Digitalisierung von Dokumenten ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu einer revisionssicheren Archivierung. Das Scannen und die digitale Archivierung von physischen Dokumenten ermöglichen eine effektive Verwaltung, Speicherung und Sicherung von Informationen. Bei der Umstellung auf digitale Systeme ist es entscheidend, sicherzustellen, dass alle Anforderungen an die Revisionssicherheit erfüllt werden.
Für Unternehmen, die diesen Prozess effizient und zuverlässig gestalten möchten, kann ein professioneller Scanservice eine wertvolle Unterstützung bieten. Ein solcher Service umfasst das Digitalisieren von Akten und anderen physischen Dokumenten in sichere digitale Formate.
Wichtige Funktionen eines guten Scanservices sind:
Optische Zeichenerkennung (OCR): Mit dieser Technologie werden gescannte Dokumente in durchsuchbare und bearbeitbare Daten umgewandelt, was die Verwaltung und Verarbeitung von Dokumenten erheblich erleichtert.
Indexierung und Kategorisierung: Nach der Digitalisierung sollten die Dokumente indexiert und kategorisiert werden, um die Suche und den Zugriff zu optimieren.
Datensicherheit und Compliance: Der Service muss durch Verschlüsselung und sichere Speicherung den Schutz der digitalen Daten gewährleisten und alle Datenschutzanforderungen erfüllen.
Cloud-Integration und Zugriff: Digitalisierte Dokumente können dann direkt in die Cloud hochgeladen werden, was den Zugriff und die Zusammenarbeit erleichtert.
Durch den Einsatz eines zuverlässigen Scanservices wird die digitale Archivierung nicht nur einfacher, sondern auch sicher und effizient.
Welche Unterlagen müssen revisionssicher archiviert werden?
Laut Gesetzgebung müssen bestimmte Dokumente und Unterlagen revisionssicher aufbewahrt werden. Die folgende Liste zeigt, welche Unterlagen gemäß §147 AO revisionssicher archiviert werden müssen:
Bücher und Aufzeichnungen: Dazu zählen alle Geschäftsbücher, wie Hauptbuch und Nebenbücher, sowie alle relevanten Aufzeichnungen über Geschäftsvorfälle.
Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und Eröffnungsbilanzen
Kontoauszüge und Bankbelege: Alle Kontoauszüge und Belege zu Banktransaktionen sind erforderlich.
Buchungsbelege
Lieferscheine und Frachtbriefe
Steuerunterlagen: Steuerbescheide, Steuererklärungen und andere steuerrelevante Dokumente müssen aufbewahrt werden.
Andere Unterlagen, die für die Besteuerung relevant sind (z. B. Personalunterlagen)
Verträge: Geschäftliche Verträge, einschließlich Arbeitsverträgen, Lieferverträgen und anderen Vereinbarungen, sind zu archivieren.
OFFIZ-Video: Was ist Revisionssicherheit?
Wenn Sie lieber zuhören, gibt’s hier die wichtigsten Infos zur Revisionssicherheit nochmal in einer kompakten und verständlichen Zusammenfassung. Viel Spaß beim Anschauen!
Fazit
Eine revisionssichere Archivierung ist für Unternehmen wichtig, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen und sich rechtlich abzusichern. Durch die sorgfältige und sichere Aufbewahrung wichtiger Dokumente, sei es in physischer oder digitaler Form, wird nicht nur die Rechtssicherheit gewährleistet, sondern auch die Effizienz von Arbeitsabläufen im Unternehmen gesteigert. Die Digitalisierung von Dokumenten spielt dabei eine zentrale Rolle und kann durch den Einsatz professioneller Scanservices effektiv durchgeführt werden.