Zwei Geschäftsmänner schauen auf einen PC

Scanservice

Digital. Flexibel. Sicher

Bedeutung unserer Dienstleistung

Was ist der Scanservice?

Der Scanservice ist eine Dienstleistung, die das Digitalisieren von Akten, physischen Dokumenten, und anderen Materialien in digitale Formate umfasst. Als Scandienstleister sind unsere Services darauf ausgerichtet, analoge Informationen effektiv in digitale Daten zu konvertieren, um sie besser verwalten, speichern, teilen und analysieren zu können. Scanservices werden häufig genutzt, um den Übergang zur digitalen Archivierung und Dokumentenverwaltung zu erleichtern.

Disziplinen unseres Scanservices

Kernfunktionen unseres Scanservices

Optische Zeichenerkennung (OCR)

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit der optischen Zeichenerkennung (OCR). Diese Technologie ermöglicht es, gescannte Bilder von Texten in bearbeitbare und durchsuchbare Daten umzuwandeln. OCR ist besonders nützlich für das effiziente Management von Dokumenten und die Automatisierung von Datenverarbeitungsprozessen.

Indexierung und Kategorisierung

Nach der Digitalisierung von Akten und Unterlagen können die Daten indexiert und kategorisiert werden, um die Suche und den Zugriff zu vereinfachen. Dies ist besonders wichtig für Organisationen, die große Datenmengen verwalten und schnell auf spezifische Dokumente oder Informationen zugreifen müssen.

Datensicherheit und Compliance

Unser Scanservice stellt eine erweiterte Sicherheitsmaßnahme zur Verfügung, um die Integrität und Vertraulichkeit der digitalisierten Daten zu gewährleisten. Dies umfasst Verschlüsselung, sichere Datenspeicherung und -übertragung sowie die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und anderen rechtlichen Anforderungen beim Digitalisieren von Akten.

Cloud-Integration und Zugriff

Wir bieten die Möglichkeit, digitalisierte Daten direkt in die Cloud hochzuladen, was den Zugriff und die Zusammenarbeit erleichtert. Nutzer können von überall auf die Daten zugreifen, sie teilen und gemeinsam bearbeiten, was die Flexibilität und Effizienz der Arbeitsabläufe erhöht.

Davon profitieren Sie

Vorteile eines Scanservices

Effizienzsteigerung

Digitale Dokumente sind leicht zugänglich und beschleunigen den Informationszugriff erheblich, wodurch Zeit bei der Datenabfrage gespart wird.

Kosteneinsparungen

Die Digitalisierung reduziert den Papierverbrauch und den Bedarf an physischem Lagerraum, was zu deutlichen Kosteneinsparungen führt.

Erhöhte Sicherheit

Digitale Dokumente können durch moderne Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und sichere Speicherung effektiv geschützt werden.

Umweltschutz

Die Reduzierung des Papierverbrauchs unterstützt nachhaltigere Geschäftspraktiken und schont die Umweltressourcen.

Optimierte Arbeitsabläufe

Durch die einfache Bearbeitung und Integration in digitale Systeme können Geschäftsprozesse effizienter gestaltet werden.

Skalierbarkeit

Digitale Archivierung lässt sich problemlos an das Wachstum eines Unternehmens anpassen, was eine flexible Datenverwaltung ermöglicht.

Der erste Schritt zum papierlosen Büro

Jede Minute, die Sie mit administrativen Aufgaben verbringen, ist eine Minute weniger für Ihre Kunden, Ihre Produkte und Ihr Wachstum. Unser maßgeschneiderter Büroservice bietet die perfekte Lösung, um Ihnen genau diese Zeit zurückzugeben.

Vertrauen Sie auf unsere 20-jährige Erfahrung und lassen Sie sich von unseren Experten beraten.

Erstgespräch vereinbaren

Was muss man bei der digitalen Personalakte beachten?

Das Scannen und Digitalisieren von Akten, insbesondere für die Erstellung digitaler Personalakten, ist ein wesentlicher Prozess zur Modernisierung der Personalverwaltung. Hier sind die zentralen Punkte, die beim Scannen von Personalakten in Aktenordnern beachtet werden sollten: Inhalt von Personalakten Persönliche Daten: Informationen wie Namen, Adressen, Geburtsdaten und Sozialversicherungsnummern. Vertragsunterlagen: Arbeitsverträge, Gehaltsvereinbarungen, Bonusregelungen und andere vertragliche Dokumente. Leistungsbeurteilungen: Bewertungen, Zielvereinbarungen und Fortschrittsberichte. Schulungsunterlagen: Zertifikate, Schulungsnachweise und Weiterbildungsdokumente. Kranken- und Urlaubsdaten: Aufzeichnungen über Krankheitstage, Urlaube und andere Abwesenheiten.
Was kostet der Scanservice?

Die Kosten für einen Scanservice können stark variieren und hängen von verschiedenen Faktoren ab, darunter die Menge der zu scannenden Dokumente, die Qualität und Auflösung der Scans, die Art der Dokumente und die zusätzlichen Dienstleistungen wie Indexierung, OCR (Optische Zeichenerkennung) und Datensicherheit. Um Ihnen eine Vorstellung der Kosten zu geben, haben wir einen Preisrechner auf unserer Website. Geben Sie einfach die Details zu Ihren Dokumenten und den gewünschten Scandienstleistungen ein, und Sie erhalten eine Schätzung der Digitalisierungskosten. Unser Ziel ist es, Ihnen einen stressfreien und effizienten Scanservice zu bieten. Bei Fragen oder speziellen Anforderungen stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung. Sie können Ihren Preis hier berechnen.
Werden die gescannten Dokumente auch archiviert?

Als Scandienstleister bieten wirIhnen die Möglichkeit der digitalen Archivierung. Gescannte Dokumente werden sicher in digitalen Formaten gespeichert, die den Zugriff, die Suche und die Verwaltung der Informationen erleichtern.
Können Akten und Ordner digitalisiert werden?

Ja, wir bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Akten und Ordner so vorzubereiten, dass wir diese digitalisieren können. Unser Scanservice umfasst die Digitalisierung von Akten, Ordnern und einer Vielzahl anderer Dokumententypen. Dabei stellen wir sicher, dass alle Ihre physischen Unterlagen in hochwertige digitale Formate umgewandelt werden.Egal, ob Sie große Mengen an Akten und Ordnern digitalisieren möchten oder spezielle Anforderungen haben, unser Team steht Ihnen mit umfassendem Fachwissen und modernster Technologie zur Seite.
Wie läuft der Scanservice ab?

Unser Scanservice bietet Ihnen eine einfache und bequeme Möglichkeit, Ihre Akten zu digitalisieren. Wir scannen eine Vielzahl von Dokumentenformaten, einschließlich Standardgrößen wie A4 und A3 sowie A0 bis A2. Egal, ob es sich um lose Blätter, geheftete Dokumente, Ordner oder Akten handelt – wir sind darauf vorbereitet, Ihre Unterlagen professionell zu verarbeiten. Sie haben die Wahl: Entweder holen wir die Dokumente direkt bei Ihnen ab, oder Sie bringen sie zu uns. Unser Abholservice sorgt dafür, dass der Transport sicher und unkompliziert verläuft. Für durchsuchbare digitale Dokumente nutzen wir die OCR-Technologie, die es ermöglicht, Text zu erkennen und zu durchsuchen. Wenn Sie lediglich eine digitale Kopie ohne Textdurchsuchbarkeit benötigen, scannen wir Ihre Dokumente als hochauflösende Bild PDF. Ihre Dokumente werden mit größter Sorgfalt behandelt. Nach dem Scannen können Sie entscheiden, ob Sie die Originale zurückerhalten möchten oder ob wir sie für Sie sicher und datenschutzkonform vernichten sollen. Schritte zur Digitalisierung von Akten und Ordnern: Vorbereitung: Wir bereiten Ihre Akten und Ordner sorgfältig vor, indem wir beispielsweise Klammern entfernen und die Dokumente glätten. Scannen: Unsere modernen Scanner ermöglichen das Scannen von Dokumenten in verschiedenen Formaten, darunter A4, A3 und größere Formate wie A2 und A1. OCR-Technologie: Bei Bedarf nutzen wir die Optische Zeichenerkennung (OCR), um gescannte Dokumente durchsuchbar zu machen, was die spätere Verwaltung und Suche erheblich erleichtert. Indexierung: Nach dem Scannen werden die digitalisierten Akten und Ordner indexiert, um einen einfachen und schnellen Zugriff zu gewährleisten. Cloud-Integration: Nach der Digitalisierung bieten wir Ihnen die Möglichkeit die Daten direkt in der Cloud hochzuladen. So können Sie und Ihr Team von überall auf die Daten zugreifen.
Wie lange dauert die Digitalisierung meiner Dokumente?

Die Dauer der Digitalisierung Ihrer Dokumente variiert aufgrund mehrerer Faktoren, darunter die Menge der zu scannenden Dokumente, deren Zustand und Format sowie die gewünschten zusätzlichen Dienstleistungen wie OCR (Optische Zeichenerkennung). Um eine genauere Schätzung der Dauer für Ihr spezifisches Projekt zu erhalten, empfehlen wir, uns direkt zu kontaktieren. Unser Ziel ist es, Ihnen einen schnellen und effizienten Service zu bieten, ohne die Qualität und Sicherheit Ihrer Dokumente zu beeinträchtigen.