Schluss mit Papierbergen: Wir digitalisieren Ihre Patientenakten und Praxisunterlagen
In Arztpraxen und medizinischen Einrichtungen sammeln sich täglich zahlreiche Akten und Dokumente – von Patientenakten und Befunden bis hin zu administrativen Unterlagen. Die manuelle Verwaltung dieser Papierberge bindet wertvolle Ressourcen und führt zu Verzögerungen und Fehlern. Gleichzeitig steigt der Druck, Dokumente schnell, sicher und datenschutzkonform zugänglich zu machen. Im Gesundheitswesen sind Datenschutz und eine ordnungsgemäße Archivierung von entscheidender Bedeutung, was die Herausforderung weiter verstärkt.
Wir bieten die passende Lösung: Mit unserem Scanservice digitalisieren wir Ihre Patientenakten und Verwaltungsdokumente sicher und DSGVO-konform. Ihre Unterlagen werden in durchsuchbare, digitale Formate umgewandelt, die jederzeit und von jedem Ort zugänglich sind. So schaffen Sie nicht nur Platz, sondern optimieren auch die Produktivität und Arbeitsabläufe in Ihrer Praxis oder Klinik. Weniger Papier, mehr Zeit für das Wesentliche – die bestmögliche Versorgung Ihrer Patienten.
Ihr Weg zur digitalen Dokumentenverwaltung
Eingangskontrolle & Vollständigkeitsprüfung
Sobald Ihre Akten in unserem Scan-Zentrum eintreffen, erfolgt eine eingehende Prüfung der Vollständigkeit. Jeder Barcode wird abgeglichen. So stellen wir sicher, dass keine Unterlagen verloren gehen und der gesamte Digitalisierungsprozess lückenlos abläuft.
01
Sichere Abholung & Direkttransport
Der Schutz Ihrer sensiblen Daten beginnt bei der Abholung der Dokumente. Wir verpacken Ihre Akten in versiegelten Archivboxen, erfassen jede Box mit einem Barcode und dokumentieren den gesamten Prozess DSGVO-konform. Anschließend erfolgt der direkte Transport in unser Scan-Zentrum in 55270 Bubenheim – ohne Umwege oder Zwischenlagerung.
02
03
Vorbereitung der Dokumente
Für eine reibungslose Digitalisierung bereiten wir Ihre Akten sorgfältig vor. Wir entfernen Büroklammern, Heftungen und glätten zerknitterte Seiten. Besonders bei der Vorbereitung von Patientenakten steht der Schutz sensibler Daten an erster Stelle – wir sorgen dafür, dass sämtliche Dokumente ordnungsgemäß verarbeitet werden, sodass die Daten jederzeit geschützt bleiben.
Qualitätskontrolle nach dem Vier-Augen-Prinzip
Jedes Dokument, sei es eine Patientenakte oder ein Verwaltungsdokument, wird einer umfassenden Qualitätskontrolle unterzogen. Durch das Vier-Augen-Prinzip garantieren wir, dass alle Scans korrekt, vollständig und von höchster Qualität sind. Falls notwendig, werden fehlerhafte Scans korrigiert.
04
Scannen der Unterlagen
Mit modernster Scantechnologie wandeln wir Ihre physischen Dokumente in hochauflösende, durchsuchbare PDF/A-Dateien um. Durch den Einsatz von OCR-Texterkennung können Sie jederzeit auf relevante Informationen zugreifen – schnell, einfach und sicher.
05
06
Sichere Übergabe & Archivierung
Nach der Digitalisierung werden Ihre Dokumente sicher auf unserem lokalen Speicher abgelegt. Wir übergeben Ihnen die Daten auf einem verschlüsselten Datenträger. Außerdem bieten wir Ihnen die Möglichkeit, die Daten direkt in der Cloud zu speichern, sodass Sie jederzeit und von überall aus auf Ihre Dokumente zugreifen können.
07
(Optional) Nachbereitung der Papierakten
Je nach Wunsch erhalten Sie die Originaldokumente zurück oder wir übernehmen die fachgerechte Vernichtung nach höchsten Datenschutzstandards. Selbstverständlich stellen wir Ihnen ein Vernichtungszertifikat aus, das die ordnungsgemäße Entsorgung Ihrer physischen Akten dokumentiert.
Digitale Patientenakte: Platz sparen, Zeit gewinnen, Prozesse optimieren
Patientenakten unterliegen besonders langen Aufbewahrungsfristen – bis zu 30 Jahre müssen sie laut Gesetz aufbewahrt werden. Das führt in Arztpraxen und Kliniken zu enormem Platzbedarf, steigenden Verwaltungskosten und einem hohen organisatorischen Aufwand.
Mit einer digitalen Patientenakte gehören diese Probleme der Vergangenheit an. Unser Scanservice digitalisiert und archiviert Ihre Patientenakten DSGVO-konform. So sind alle medizinischen Unterlagen sicher, strukturiert und jederzeit abrufbar.
Anwendungsbereiche des Scannens von Patientenakten
Die digitale Archivierung von Patientenakten wird in verschiedenen Bereichen des Gesundheitswesens genutzt, um die Dokumentenverwaltung zu vereinfachen und Abläufe effizienter zu gestalten:
Ob Arztpraxis, Zahnarzt oder Apotheke – die digitale Patientenakte spart Zeit, Platz und erleichtert den Zugriff auf wichtige Informationen.
Die Vorteile der Digitalisierung für Arztpraxen & medizinische Einrichtungen
Die Dokumentenverwaltung in Praxen und medizinischen Einrichtungen wird digital. Durch die Digitalisierung Ihrer Dokumente sparen Sie Platz, optimieren Abläufe und erhöhen die Datensicherheit. Unser Scanservice sorgt für eine schnelle, sichere und DSGVO-konforme Umstellung – für mehr Effizienz und weniger Aufwand.
Schnellerer Zugriff & effizientere Arbeitsabläufe
Langes Suchen in überfüllten Aktenschränken gehört der Vergangenheit an. Digitale Dokumente sind in Sekundenschnelle verfügbar – für einen einfacheren Praxisalltag und eine bessere Patientenbetreuung.
Mehr Platz & reduzierte Kosten
Digitale Dokumente benötigen keinen Lagerraum. Durch die digitale Archivierung sparen Sie nicht nur Platz in Ihren Praxisräumen, sondern auch Kosten für die Verwaltung von physischen Dokumenten.
Gesetzeskonforme Archivierung & Datenschutz
Flexible Zusammenarbeit & ortsunabhängiger Zugriff
Ob in der Praxis, Klinik oder im Homeoffice – berechtigte Mitarbeiter können jederzeit sicher auf benötigte Unterlagen zugreifen, was die Zusammenarbeit im Team erleichtert.
Schutz vor Verlust & Beschädigung
Papierakten sind anfällig für Schäden durch Wasser, Feuer oder unsachgemäße Lagerung. Durch die Digitalisierung stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumente dauerhaft erhalten bleiben und zuverlässig gesichert sind.
Patientendaten unterliegen strengen Datenschutzvorgaben. Unser Scanservice erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen der DSGVO und schützt sensible Informationen durch sichere Verschlüsselung und kontrollierte Zugriffsrechte.
Häufig gestellte Fragen zum Scanservice für Ärzte
Wie lange dauert die Digitalisierung von Patientenakten und Praxisdokumenten?
Die Dauer der Digitalisierung hängt von der Menge und Komplexität der zu scannenden Unterlagen ab. Dank effizienter und sicherer Prozesse können wir auch große Bestände in kurzer Zeit digitalisieren. In einem unverbindlichen Beratungsgespräch erstellen wir einen individuellen Zeitplan für Ihr Projekt und passen uns Ihren Bedürfnissen an.
Welche Dokumente können digitalisiert werden?
Wir digitalisieren alle relevanten Dokumente Ihrer Praxis oder medizinischen Einrichtung – von Patientenakten, Befunden und Laborergebnissen bis hin zu Rezepten, Rechnungen und Personalunterlagen. Unabhängig von Format oder Papierbeschaffenheit verwandeln wir Ihre Unterlagen in ein sicheres, durchsuchbares digitales Format, das den höchsten Datenschutzstandards entspricht.
Gibt es eine Mindestmenge an Dokumenten, die digitalisiert werden müssen?
Nein, wir bieten unseren Scanservice sowohl für kleine Mengen an Dokumenten als auch für größere Bestände an. Unser Service ist flexibel und wird individuell auf die Bedürfnisse Ihrer Praxis oder Klinik abgestimmt.
Wie gewährleistet OFFIZ den Datenschutz bei der Digitalisierung von Patientenakten?
Datenschutz steht bei uns an erster Stelle. Vom sicheren Transport bis zur DSGVO-konformen Digitalisierung setzen wir höchste Sicherheitsstandards um. Während des gesamten Prozesses gewährleisten wir, dass sensible Daten geschützt bleiben und kein unbefugter Zugriff möglich ist.
Ist der Zugriff auf die digitalen Akten jederzeit möglich?
Ja, nach der Digitalisierung sind die Dokumente jederzeit und ortsunabhängig abrufbar – entweder über eine verschlüsselte Cloud-Lösung oder auf einem sicheren Datenträger. So lassen sich wichtige Informationen schnell finden, ohne mühsames Durchsuchen von Papierakten.
Was passiert mit den Originaldokumenten nach der Digitalisierung?
Nach der Digitalisierung können wir die Originaldokumente entweder an Sie zurücksenden oder auf Wunsch fachgerecht vernichten. Bei der Vernichtung garantieren wir die Einhaltung aller Datenschutzrichtlinien und stellen Ihnen ein Vernichtungszertifikat aus.
Machen Sie Ihre Praxis fit für die digitale Zukunft!
Optimieren Sie Ihre Praxisverwaltung und schützen Sie sensible Daten durch die digitale Archivierung. Wir übernehmen den gesamten Scanprozess – von der sicheren Abholung bis zur Bereitstellung Ihrer digitalisierten Patienten- und Verwaltungsakten.