Dokumentenflut in der Verwaltung?
Die Lösung liegt in der digitalen Dokumentenverwaltung
Gemeinden und öffentliche Verwaltungen müssen täglich große Mengen an Dokumenten erfassen, archivieren und verwalten. Doch die manuelle Bearbeitung ist zeitaufwendig, fehleranfällig und kostet wertvolle personelle Ressourcen. Archive wachsen stetig, nehmen Platz ein und erschweren den schnellen Zugriff auf wichtige Unterlagen. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an moderne Verwaltungen – Dokumente müssen jederzeit schnell verfügbar sein.
Mit unserem professionellen Scanservice für Gemeinden und öffentliche Einrichtungen unterstützen wir Sie dabei, Ihre analogen Akten und Dokumente in ein durchsuchbares, digitales Format zu überführen. So reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand, schaffen mehr Transparenz und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen an eine digitale Dokumentenverwaltung – sicher, effizient und DSGVO-konform.
Ihr Weg zur digitalen Dokumentenverwaltung
Eingangskontrolle & Vollständigkeitsprüfung
Nach dem Eintreffen in unserem Scan-Zentrum prüfen wir die Vollständigkeit Ihrer Akten. Jeder Barcode wird abgeglichen. So stellen wir sicher, dass keine Unterlagen verloren gehen und der gesamte Digitalisierungsprozess lückenlos abläuft.
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Sichere Abholung & Direkttransport
Die Sicherheit beginnt bereits bei der Abholung Ihrer Akten. Wir verpacken sie in versiegelten Archivboxen, erfassen jede Box mit einem Barcode und dokumentieren den gesamten Prozess DSGVO-konform. Anschließend erfolgt der direkte Transport in unser Scan-Zentrum in 55270 Bubenheim – ohne Umwege oder Zwischenlagerung.
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Vorbereitung der Dokumente
Damit die Digitalisierung reibungslos funktioniert, bereiten wir die Akten sorgfältig vor. Büroklammern und Heftungen werden entfernt und gefaltete Seiten geglättet.
Qualitätskontrolle nach dem Vier-Augen-Prinzip
Jedes Dokument wird einer strengen Qualitätskontrolle unterzogen. Mit dem Vier-Augen-Prinzip stellen wir sicher, dass alle Scans vollständig, lesbar und korrekt sind. Falls notwendig, werden fehlerhafte Scans korrigiert.
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Scannen der Unterlagen
Mit modernster Scantechnologie wandeln wir Ihre physischen Dokumente in hochauflösende, durchsuchbare PDF/A-Dateien um. Durch den Einsatz von OCR-Texterkennung können Sie jederzeit auf relevante Informationen zugreifen – schnell, einfach und sicher.
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Sichere Übergabe & Archivierung
Nach der Digitalisierung werden Ihre Dokumente sicher auf unserem lokalen Speicher abgelegt. Wir übergeben Ihnen die Daten auf einem verschlüsselten Datenträger. Außerdem bieten wir Ihnen die Möglichkeit, die Daten direkt in der Cloud zu speichern, sodass Sie jederzeit und von überall aus auf Ihre Dokumente zugreifen können.
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(Optional) Nachbereitung der Papierakten
Je nach Wunsch senden wir die Originaldokumente an Sie zurück oder übernehmen die fachgerechte Vernichtung nach höchsten Datenschutzstandards. Selbstverständlich erhalten Sie ein Vernichtungszertifikat als Nachweis.
Die Vorteile der Digitalisierung für Gemeinden und Verwaltungen
Die Zukunft der Verwaltung ist digital. Durch die digitale Dokumentenverwaltung können Sie den Verwaltungsaufwand erheblich reduzieren und gleichzeitig die Qualität und Sicherheit Ihrer Arbeitsprozesse erhöhen. Unser Scanservice bietet Ihnen die Möglichkeit, Akten und Dokumente sicher und einfach zu digitalisieren – für schnelleren Zugriff, verbesserte Zusammenarbeit und langfristige Kosteneinsparungen.
Schnellerer Zugriff & effizientere Arbeitsabläufe
Kein langes Suchen mehr in überfüllten Archiven – digitale Akten sind jederzeit mit wenigen Klicks abrufbar. Das spart Zeit und vermindert den täglichen Verwaltungsaufwand.
Mehr Platz & reduzierte Kosten
Digitale Dokumente benötigen keinen Lagerraum. Dadurch sparen Sie Miet- und Unterhaltskosten für physische Archive.
Flexible Zusammenarbeit & ortsunabhängiger Zugriff
Berechtigte Mitarbeiter können von überall aus auf benötigte Dokumente zugreifen – was hilfreich für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Ämtern und Behörden sein kann.
Schutz vor Verlust & Beschädigung
Papier kann beschädigt werden oder verloren gehen – digitale Dokumente nicht. Mit unserer sicheren Archivierung schützen Sie Ihre wichtigen Dokumente vor Verlust.
Gesetzeskonforme Archivierung & Datenschutz
Unsere Scanlösungen erfüllen alle gesetzlichen Vorgaben (DSGVO). Ihre Dokumente werden sicher in die digitale Form überführt.
Häufig gestellte Fragen zur Digitalisierung von Verwaltungsdokumenten
Wie lange dauert die Digitalisierung von Dokumenten?
Die Dauer für die Digitalisierung hängt von der Menge der Dokumente ab. Dank effizienter Prozesse digitalisieren wir auch große Bestände in kurzer Zeit. Gerne erstellen wir in einem unverbindlichen Beratungsgespräch einen individuellen Zeitplan für Ihr Projekt.
Welche Dokumente können digitalisiert werden?
Grundsätzlich können alle Dokumente digitalisiert werden – von Verwaltungsakten und Bauplänen bis hin zu Verträgen und Rechnungen. Unabhängig von Format oder Papierbeschaffenheit wird jedes Dokument von uns professionell erfasst und in ein durchsuchbares, digitales Format überführt.
Gibt es eine Mindestmenge an Dokumenten, die digitalisiert werden müssen?
Nein, wir digitalisieren sowohl kleine als auch große Mengen an Dokumenten und passen unser Angebot individuell an Ihren Bedarf an.
Welche Kosten entstehen bei der Digitalisierung von Dokumenten?
Der Preis für die Digitalisierung von Dokumenten richtet sich nach verschiedenen Faktoren – darunter die Anzahl und Art der Dokumente sowie das gewünschte Dateiformat. Eine erste Kosteneinschätzung bietet der Preisrechner auf unserer Website. Hier können Sie einfach alle relevanten Angaben eingeben und erhalten eine unverbindliche Einschätzung zu den Kosten für Ihr Projekt.
Was geschieht mit den Originaldokumenten nach der Digitalisierung?
Nach der Digitalisierung können die Originaldokumente entweder sicher an Sie zurückgesendet oder auf Wunsch datenschutzkonform vernichtet werden. Die Vernichtung erfolgt nach höchsten Sicherheitsstandards und unter Einhaltung aller geltenden Datenschutzvorgaben. In jedem Fall ist eine sichere und rechtskonforme Behandlung der Dokumente gewährleistet.
Gehen Sie den ersten Schritt in eine digitale Zukunft!
Verringern Sie den Verwaltungsaufwand, sparen Sie Platz und profitieren Sie von einer modernen digitalen Archivierung. Wir kümmern uns um den gesamten Scanprozess – von der sicheren Abholung bis zur strukturierten Bereitstellung Ihrer digitalen Akten und Dokumente.