Aktenberge stapeln sich?
Mit digitaler Aktenverwaltung behalten Sie den Überblick!
Die Digitalisierung hält auch in Kanzleien zunehmend Einzug – digitale Diktate, digital signierte E-Mails und der elektronische Austausch mit Gerichten sind längst Alltag. Dennoch arbeiten viele Rechtsanwälte und Notare weiterhin mit Papierakten, sei es aus Gewohnheit oder aufgrund gesetzlicher Vorgaben. Denn bestimmte Dokumente, wie Vollstreckungstitel oder Urteile, müssen weiterhin im Original aufbewahrt werden.
Doch eine rein papierbasierte Aktenführung kostet Zeit, Platz und erschwert den schnellen Zugriff auf wichtige Unterlagen. Unser Scanservice bietet die ideale Lösung: Durch die Digitalisierung Ihrer Akten verwandeln Sie Dokumente in durchsuchbare eAkten. So optimieren Sie die Organisation Ihrer Kanzlei, reduzieren Aktenberge und behalten jederzeit den Überblick – ohne auf die gesetzlich vorgeschriebene physische Aufbewahrung von bestimmten Dokumententypen verzichten zu müssen.
Ihr Weg zur digitalen Aktenverwaltung
Eingangskontrolle & Vollständigkeitsprüfung
Nach der Ankunft in unserem Scan-Zentrum prüfen wir die Vollständigkeit Ihrer Akten. Jeder Barcode wird abgeglichen. So stellen wir sicher, dass keine Unterlagen verloren gehen und der gesamte Digitalisierungsprozess lückenlos abläuft.
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Sichere Abholung & Direkttransport
Die Sicherheit Ihrer Akten steht für uns an erster Stelle. Wir verpacken Ihre Mandantenakten in versiegelte Archivboxen, versehen jede Box mit einem Barcode und dokumentieren den gesamten Prozess DSGVO-konform. Anschließend transportieren wir Ihre Akten direkt in unser Scan-Zentrum – ohne Umwege und ohne Zwischenlagerung.
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Vorbereitung der Dokumente
Um eine fehlerfreie Digitalisierung zu gewährleisten, bereiten wir Ihre Akten sorgfältig vor. Büroklammern und Heftungen werden entfernt, und sämtliche gefaltete Seiten werden geglättet.
Qualitätskontrolle nach dem Vier-Augen-Prinzip
Jedes Dokument wird einer strengen Qualitätskontrolle unterzogen. Dabei wird das Vier-Augen-Prinzip angewandt, um sicherzustellen, dass alle Scans vollständig, lesbar und korrekt sind. Falls notwendig, werden fehlerhafte Scans korrigiert.
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Scannen der Unterlagen
Mit modernen Hochleistungsscannern digitalisieren wir Ihre physischen Akten in hochauflösende, durchsuchbare PDF/A-Dateien. Durch die OCR-Texterkennung ist es möglich, die Dokumente digital zu durchsuchen und auf relevante Informationen schnell zuzugreifen.
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Sichere Übergabe & Archivierung
Nach der Digitalisierung werden Ihre Dokumente sicher auf unserem lokalen Speicher abgelegt. Wir übergeben Ihnen die Daten auf einem verschlüsselten Datenträger. Außerdem bieten wir Ihnen die Möglichkeit, die Daten direkt in der Cloud zu speichern, sodass Sie jederzeit und von überall aus auf Ihre Dokumente zugreifen können.
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(Optional) Nachbereitung der Papierakten Nach der Digitalisierung übergeben wir Ihnen alle aufbewahrungspflichtigen Originaldokumente. So können Sie sicherstellen, dass Sie im Bedarfsfall jederzeit auf die Originale zugreifen können. Dokumente, die nicht aufbewahrungspflichtig sind, vernichten wir auf Wunsch nach den höchsten Datenschutzstandards und stellen Ihnen ein Vernichtungszertifikat zur Verfügung.
Vorteile der Digitalisierung für Anwälte und Notare
Die digitale Akte, auch eAkte genannt, revolutioniert die Dokumentenverwaltung in Anwaltskanzleien und Notariaten. Die Digitalisierung Ihrer Dokumente ermöglicht nicht nur eine platzsparende und effiziente Archivierung, sondern auch einen schnellen Zugriff auf alle relevanten Informationen – jederzeit und von überall aus. Mit der digitalen Akte wird die Organisation Ihrer Unterlagen erheblich vereinfacht und Ihre Arbeitsabläufe deutlich optimiert.
Schnellerer Zugriff & effizientere Arbeitsabläufe
Kein Suchen mehr in Papierakten. Digitale Akten sind jederzeit schnell und einfach abrufbar, sodass Sie mehr Zeit für Ihre Mandanten und weniger für die Suche nach Dokumenten aufwenden.
Flexible Zusammenarbeit & ortsunabhängiger Zugriff
Egal, ob im Büro oder unterwegs – berechtigte Mitarbeiter können jederzeit auf die benötigten Dokumente zugreifen. Das erleichtert die Zusammenarbeit und gewährleistet schnelle Reaktionszeiten.
Mehr Platz & reduzierte Kosten
Papierakten benötigen viel Platz. Mit der Digitalisierung sparen Sie nicht nur wertvollen Raum, sondern auch langfristig Kosten für die Archivierung, da keine physischen Akten mehr aufbewahrt werden müssen.
Maximale Sicherheit & Schutz vor Verlust
Papierdokumente können beschädigt werden oder verloren gehen. Digitale Akten bieten einen sicheren Schutz vor Verlust oder Beschädigung und garantieren, dass Ihre wichtigen Unterlagen stets verfügbar sind.
Der Umgang mit Originaldokumenten
Wie bereits erwähnt, ist es für bestimmte Dokumente gesetzlich vorgeschrieben, dass diese weiterhin im Original verfügbar sind. Dazu gehören beispielsweise Urteile, Vollstreckungstitel oder Schuldscheine. Auch diese Dokumente können selbstverständlich gescannt und digital archiviert werden, müssen jedoch in ihrer physischen Form aufbewahrt bleiben.
Unser Service stellt sicher, dass Sie besonders wichtige Originale nach der Digitalisierung wieder physisch archivieren können. Alle aufbewahrungspflichtigen Dokumente werden speziell gekennzeichnet an Sie zurückgegeben. So können Sie bei Bedarf jederzeit schnell auf wichtige Dokumente zugreifen.
Häufig gestellte Fragen zum Scanservice für Notare und Rechtsanwälte
Wie lange dauert die Digitalisierung von Akten?
Die Dauer für die Digitalisierung von Akten hängt von der Anzahl und dem Zustand der Dokumente ab. Unsere spezialisierten Prozesse ermöglichen eine schnelle und effiziente Digitalisierung – auch bei umfangreichen Aktenbeständen. Gerne erstellen wir in einem unverbindlichen Beratungsgespräch einen individuellen Zeitplan für Ihre Kanzlei oder Ihr Notariat.
Welche Dokumente können digitalisiert werden?
Grundsätzlich können alle Dokumente digitalisiert werden – von Mandantenakten und Urkunden bis hin zu Verträgen und Schriftverkehr. Unabhängig von der Größe oder der Papierbeschaffenheit wird jedes Dokument von uns professionell erfasst und in ein durchsuchbares, digitales Format überführt.
Gibt es eine Mindestmenge an Akten, die digitalisiert werden müssen?
Nein, wir passen unseren Scanservice flexibel an Ihren Bedarf an – egal, ob es um wenige Mandantenakten oder ganze Archivbestände geht.
Welche Kosten entstehen bei der Digitalisierung von Dokumenten?
Der Preis für die Digitalisierung von Dokumenten richtet sich nach verschiedenen Faktoren – darunter die Anzahl und Art der Dokumente sowie das gewünschte Dateiformat. Eine erste Kosteneinschätzung bietet der Preisrechner auf unserer Website. Hier können Sie einfach alle relevanten Angaben eingeben und erhalten eine unverbindliche Einschätzung zu den Kosten für Ihr Projekt.
Was geschieht mit den Originaldokumenten nach der Digitalisierung?
Nach der Digitalisierung erhalten Sie die Originaldokumente von uns zurück. Dokumente ohne gesetzliche Aufbewahrungspflicht können wir auf Wunsch datenschutzkonform vernichten – selbstverständlich nach höchsten Sicherheitsstandards und unter Einhaltung aller geltenden Vorschriften. In jedem Fall ist eine sichere und rechtskonforme Behandlung Ihrer Unterlagen gewährleistet.
Starten Sie jetzt in die digitale Zukunft Ihrer Kanzlei!
Mit unserem Scanservice bringen wir Ihre Dokumente ins digitale Zeitalter. So behalten Sie den Überblick und können jederzeit schnell auf wichtige Informationen zugreifen. Wir übernehmen den gesamten Prozess – vom Abholen der Akten bis zur sicheren digitalen Bereitstellung.