Stellen Sie sich vor, Sie sind auf einer Geschäftsreise in einer fremden Stadt. Das Hotel, das Abendessen und die Taxifahrt – all das sind Kosten, die Sie vorstrecken müssen. Aber keine Sorge, diese Ausgaben sind nicht verloren! Wie verwandeln Sie Ihre Belege in bares Geld und vermeiden dabei die häufigsten Stolperfallen? In unserem umfassenden Lexikonartikel erfahren Sie alles, was Sie über Spesen wissen müssen. Von den verschiedenen Arten über die aktuellen Pauschalen bis hin zu praktischen Tipps für eine reibungslose Abrechnung – wir liefern Ihnen das Wissen, das Sie brauchen, um Geld, Zeit und Nerven zu sparen.
Inhaltsverzeichnis:
Was sind Spesen?
Spesen sind sämtliche Aufwendungen, die ein Arbeitnehmer oder Selbstständiger im Zusammenhang mit seiner beruflichen Tätigkeit vorstreckt und die ihm anschließend vom Arbeitgeber oder Auftraggeber zurückerstattet werden. Dazu gehören unter anderem Reisekosten, Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten.
Spesen spielen eine zentrale Rolle im Geschäftsleben, da sie sicherstellen, dass Mitarbeiter und Selbstständige nicht auf den Kosten sitzen bleiben, die durch dienstliche Aktivitäten entstehen. Sie fördern die Bereitschaft der Mitarbeiter, berufliche Reisen und Meetings wahrzunehmen, ohne finanzielle Nachteile befürchten zu müssen.
Was zählt als Spesen?
Spesen umfassen eine Vielzahl von Ausgaben, die im Rahmen beruflicher Tätigkeiten anfallen. Hier sind einige der häufigsten Arten von Spesen:
Reisekosten: Diese beinhalten alle Ausgaben, die im Zusammenhang mit beruflichen Reisen entstehen. Dazu zählen:
Fahrtkosten: Kosten für Bahn- oder Flugtickets, Taxifahrten und öffentliche Verkehrsmittel.
Kilometerpauschalen: Erstattung für die Nutzung des privaten Fahrzeugs, berechnet pro gefahrenem Kilometer.
Verpflegungsmehraufwand:
Wenn Mitarbeiter während einer Geschäftsreise mehr für ihre Verpflegung ausgeben müssen als gewöhnlich, kann dieser Mehraufwand erstattet werden. Es gibt festgelegte Pauschalen, die je nach Dauer und Ort der Reise variieren.
Übernachtungskosten:
Kosten für Hotelübernachtungen oder andere Unterkünfte, die während einer Dienstreise anfallen.
Bewirtungskosten:
Ausgaben für Essen und Trinken bei Geschäftsessen mit Kunden oder Geschäftspartnern.
Sonstige Spesen: Hierzu zählen diverse andere dienstlich bedingte Ausgaben wie:
Parkgebühren
Mautgebühren
Telefonkosten
Eintrittsgelder für berufliche Veranstaltungen
Welche Spesennachweise werden vom Finanzamt akzeptiert?
Damit Spesen vom Finanzamt bei der Spesenabrechnung anerkannt werden, müssen sie ordnungsgemäß nachgewiesen werden. Grundsätzlich gilt: Heben Sie alle Spesenbelege gut auf. Hierzu gehören:
Hotelrechnungen
Buchungsbestätigungen
Flug- oder Zugtickets
Taxiquittungen
Bewirtungsbelege: Mit Angaben der zu bewirteten Personen und Anlass der Bewirtung.
Kilometernachweise: Ausgangs- und Zielort, Datum und gefahrene Kilometer.
Quittungen für Maut- und Parkgebühren
Rechnungen für öffentliche Verkehrsmittel: Bus- oder Straßenbahntickets.
Eintrittskarten für berufliche Veranstaltungen: Konferenzen, Messen oder Seminare.
Tankquittungen: Für dienstlich bedingte Fahrten mit dem Privatfahrzeug.
Bei Nutzung des privaten Fahrzeugs müssen Kilometeraufzeichnungen geführt werden. Diese sollten den Ausgangs- und Zielort, die zurückgelegte Strecke sowie das Datum der Fahrt dokumentieren.
Durch die ordnungsgemäße Erfassung und Vorlage dieser Belege können Sie sicherstellen, dass Ihre Spesen vom Finanzamt anerkannt und erstattet werden. Eine sorgfältige Dokumentation ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Spesenabrechnung.
Spesen 2024 in Deutschland
Durch die Nutzung der Dienstreise Verpflegungspauschalen können Unternehmen und Mitarbeiter die Abrechnung von Verpflegungskosten deutlich vereinfachen und standardisieren. Es gibt zwei Arten von Verpflegungspauschalen: die kleine und die große Spesenpauschale.
Kleine Verpflegungspauschale: 14 Euro Die kleine Verpflegungspauschale gilt bei kürzeren Abwesenheitszeiten. Sie kann in Anspruch genommen werden, wenn die beruflich bedingte Abwesenheit mindestens 8 Stunden beträgt, aber weniger als 24 Stunden. Die Pauschale dient dazu, den Mehraufwand für Frühstück, Mittag- und Abendessen zu decken. Stand 2024 beträgt die kleine Verpflegungspauschale 14 Euro pro Tag.
Große Verpflegungspauschale: 28 Euro Die große Verpflegungspauschale greift bei längeren Abwesenheitszeiten. Sie wird gewährt, wenn die beruflich bedingte Abwesenheit mindestens 24 Stunden dauert. Diese Pauschale soll den gesamten Verpflegungsmehraufwand für den Tag abdecken. Aktuell beträgt die große Verpflegungspauschale 28 Euro pro Tag.
Zusätzliche Regelungen und Besonderheiten:
An- und Abreisetage: An Tagen, an denen die Reise beginnt oder endet, aber keine volle 24-Stunden-Abwesenheit vorliegt, wird die kleine Verpflegungspauschale von 14 Euro gewährt.
Inland und Ausland: Die Höhe der Verpflegungspauschalen kann je nach Reiseland variieren. Für Auslandsreisen gibt es länderspezifische Pauschalen, die teilweise höher ausfallen können.
Kostenfreie Mahlzeiten: Werden Mahlzeiten vom Arbeitgeber oder im Rahmen der Reise kostenlos bereitgestellt (z. B. Frühstück im Hotel), müssen die Pauschalen entsprechend gekürzt werden.
Beispiele für die Anwendung der Verpflegungspauschale:
Ein Mitarbeiter ist für einen eintägigen Geschäftstermin von 9:00 bis 18:00 Uhr unterwegs. Da die Abwesenheit mehr als 8 Stunden beträgt, kann er die kleine Verpflegungspauschale von 14 Euro geltend machen.
Bei einer dreitägigen Dienstreise mit Übernachtungen kann der Mitarbeiter für jeden vollen Tag die große Verpflegungspauschale von 28 Euro sowie für die An- und Abreisetage jeweils die kleine Verpflegungspauschale von 14 Euro ansetzen.
Ist der Arbeitgeber verpflichtet, Spesen zu bezahlen?
Die Frage, ob ein Arbeitgeber verpflichtet ist, Spesen zu bezahlen, hängt von verschiedenen Faktoren ab, einschließlich der vertraglichen Vereinbarungen und gesetzlichen Regelungen. In vielen Arbeitsverträgen oder Betriebsvereinbarungen sind Regelungen zu Spesen bei Dienstreisen festgelegt. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, diese vertraglichen Vereinbarungen einzuhalten.
Gesetzlich gibt es keine allgemeine Verpflichtung für Arbeitgeber, alle Spesen zu erstatten. Die Erstattungspflicht hängt von der Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ab. Dennoch gibt es gesetzliche Rahmenbedingungen, die sicherstellen, dass Arbeitnehmer nicht auf dienstlichen Ausgaben sitzen bleiben, insbesondere im Kontext von Reisekosten und Verpflegungspauschalen.
Wann werden Spesen gekürzt?
Spesen können gekürzt werden, wenn bestimmte Ausgaben bereits von Dritten übernommen wurden oder wenn Mahlzeiten während einer Geschäftsreise kostenfrei bereitgestellt wurden. Wenn Mahlzeiten während einer Dienstreise kostenlos bereitgestellt werden, muss die Verpflegungspauschale (Spesenpauschale) entsprechend gekürzt werden. Die Kürzung erfolgt nach festgelegten Prozentsätzen, die den Wert der gesparten Mahlzeiten widerspiegeln. Die aktuellen Kürzungsbeträge sind wie folgt:
Frühstück: 20% der Verpflegungspauschale
Mittagessen: 40% der Verpflegungspauschale
Abendessen: 40% der Verpflegungspauschale
Beispiele für die Kürzung:
Ein Mitarbeiter ist auf einer dreitägigen Geschäftsreise und hat Anspruch auf die große Verpflegungspauschale von 28 Euro pro Tag. Am ersten Tag wird das Frühstück im Hotel kostenlos bereitgestellt. Die Kürzung beträgt 20% von 28 Euro, also 5,60 Euro. Der Mitarbeiter kann für diesen Tag nur 22,40 Euro (28 Euro - 5,60 Euro) geltend machen.
An einem anderen Tag übernimmt ein Kunde die Kosten für das Mittagessen. Der Tagessatz beträgt 28 Euro. Da das Mittagessen kostenfrei war, wird die Pauschale um 40% gekürzt. Das bedeutet, der Mitarbeiter kann für diesen Tag nur 16,80 Euro (28 Euro - 40% von 28 Euro) ansetzen.
Bei einem dreitägigen Seminar wird sowohl das Mittagessen als auch das Abendessen kostenlos bereitgestellt. Die große Verpflegungspauschale beträgt 28 Euro pro Tag. Da sowohl Mittag- als auch Abendessen kostenfrei waren, erfolgt eine Kürzung von insgesamt 80% (40% + 40%). Der Mitarbeiter kann an diesen Tagen nur 5,60 Euro (20% von 28 Euro) geltend machen.
Spesen im Ausland
Bei Geschäftsreisen ins Ausland gelten spezielle Pauschalen für Verpflegung und Übernachtung, die sich je nach Land stark unterscheiden können. Obwohl die steuerlichen Grundsätze für Auslandsgeschäfte grundsätzlich dieselben wie im Inland sind, müssen für die Abrechnung der Spesen die länderspezifischen Pauschalen angewendet werden.
Es ist essenziell, sich vor der Reise über die genauen Spesenpauschalen des jeweiligen Landes zu informieren, da diese erheblich variieren können. Die aktuellen Spesenpauschalen können beim Bundesfinanzministerium eingesehen werden. Hier finden Sie eine Übersicht über die Spesenpauschalen für einige verschiedene Länder im Jahr 2024.
Spesen 2024 Tabelle Ausland:
Land | Kleine Spesenpauschale in € (Abwesenheit 8 bis 24 Stunden) | Große Spesenpauschale in € (Abwesenheit > 24 Stunden) | Pauschbetrag für Übernachtungs-kosten in € |
Frankreich | 36,00 | 53,00 | 105,00 |
USA | 40,00 | 59,00 | 182,00 |
Vereinigtes Königreich | 35,00 | 52,00 | 99,00 |
Spanien | 23,00 | 34,00 | 103,00 |
Italien | 28,00 | 42,00 | 150,00 |
Niederlande | 32,00 | 47,00 | 122,00 |
Achtung: In vielen der genannten Länder (z.B. Frankreich und Großbritannien) gibt es noch eine weitere Spezifizierung nach Großstädten bzw. Regionen. Achten Sie darauf, vor jeder Reise die aktuellen Pauschalen zu überprüfen, um mögliche Abweichungen und Anpassungen rechtzeitig berücksichtigen zu können.
Spesen für LKW-Fahrer
Übernachtungspauschalen für LKW-Fahrer: Viele LKW-Fahrer übernachten im Fahrerhaus ihres Fahrzeugs. Seit 2020 gibt es eine Übernachtungspauschale, die speziell für diese Übernachtungsform gilt. Die Übernachtungspauschale für Lkw-Fahrer ist mit 8 Euro pro Nacht deutlich niedriger als der allgemeine Pauschbetrag für andere Arbeitnehmende.
Verpflegungspauschalen für LKW-Fahrer: Bezüglich der Verpflegungspauschale gelten für LKW-Fahrer innerhalb Deutschlands dieselben Regeln wie für andere Arbeitnehmer.
Kleine Verpflegungspauschale: Bei einer Abwesenheit von mindestens 8 Stunden kann eine kleine Pauschale von 14 Euro pro Tag geltend gemacht werden.
Große Verpflegungspauschale: Bei einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden beträgt die große Verpflegungspauschale 28 Euro pro Tag.
Abwesenheit über mehrere Tage: Bei mehrtägigen Touren können die großen Pauschalen für jeden vollen Tag der Abwesenheit sowie die kleinen Pauschalen für die An- und Abreisetage angesetzt werden.
Sollte der LKW-Fahrer in Ausland unterwegs sein, gelten andere Spesensätze. Die jährlich vom Bundesfinanzministerium angepassten Spesensätze können Sie hier einsehen.
OFFIZ-Video: Spesen
Wenn Sie lieber zuhören, gibt’s hier die wichtigsten Infos zu Spesen nochmal in einer kompakten und verständlichen Zusammenfassung. Viel Spaß beim Anschauen!
Fazit
Spesen sind für alle Arbeitnehmer wichtig, die gelegentlich auf Dienstreisen gehen müssen, die Spesen stellen sicher, dass Mitarbeiter für ihre zusätzlichen Ausgaben auf Geschäftsreisen fair entschädigt werden. Eine transparente Spesenregelung zeigt Wertschätzung und schafft klare Verhältnisse. Ob LKW-Fahrer, Büroangestellter oder internationaler Geschäftstätiger – eine korrekte Abrechnung sorgt für finanzielle Entlastung und einen reibungslosen Arbeitsalltag. Indem Sie Ihre Ausgaben gut dokumentieren und die geltenden Regelungen beachten, bleibt der Fokus auf Ihrer eigentlichen Arbeit.